Adjoint (e) administratif (tive) /Administrative Assistant

Domtar - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Titre du poste : Adjoint(e) administratif (tive)

Lieu : Montréal

Se rapporte à : Directeur principal de l’équipe des T.I. corporative, des services partagés et de la sécurité

Domtar est un important fournisseur d'une grande variété de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits hygiéniques absorbants. Comptant près de 10 000 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien.

Votre équipe : L’équipe corporative des T.I., des services partagés et de la sécurité Domtar compte environ 100 employés et relève du VP des technologies de l’information.

En tant qu’adjoint(e) administratif(tive), vous exécutez des tâches administratives de haut niveau et des tâches de soutien administratif ainsi que des tâches de coordination administrative complexe pour le Directeur principal de l’équipe des T.I. corporative, des services partagés et de la sécurité. Cette fonction offre un soutien qualifié et confidentiel et assure la liaison avec d’autres cadres, les fournisseurs et les employés qui entrent en contact avec le bureau. Ce poste exige une maîtrise des applications de bureau standard à un niveau intermédiaire ou avancé, incluant la capacité de produire des documents et des présentations de toute sorte au moyen de Word, PowerPoint et Excel majoritairement en langue anglaise.

Principales responsabilités :
Mettre à jour les entrées au calendrier et gérer les conflits d’horaire éventuels, tout en veillant à ce que le Directeur principal soit prêt pour les activités prévues;
Préparer les réunions en coordonnant les horaires des participants sélectionnés, en réservant un emplacement adéquat, en envoyant des avis et en s’assurant que les objectifs sont transmis et que les participants sont prêts, avec le souci de maximiser l’efficacité de la réunion;
Préparer les ordres du jour, les procès-verbaux et l’état des mesures de suivi lorsque requis;
Préparer et examiner la correspondance en ce qui a trait au contenu et à la grammaire, selon les besoins;
Préparer des présentations pour un public varié, incluant les membres de la haute direction et du Conseil de vérification interne;
Répondre aux appels téléphoniques et transmettre les messages selon une priorité déterminée pour le Directeur principal;
Coordonner les déplacements et soumettre les rapports de dépenses en temps opportun;
Développer et maintenir des sites SharePoint pour l’équipe des services partagés informatiques.

Compétences clés :
Vous faites preuve d’une grande discrétion, d’un solide jugement, de débrouillardise et vous vous distinguez par votre efficacité et votre habileté à organiser les gens et les tâches;
Vous vous distinguez par votre tact et diplomatie, votre flexibilité et votre forte habileté à gérer les priorités;
Vous avez un sens inné de l’organisation et la capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés;
On vous connaît comme étant une personne méticuleuse, organisée, engagée, possédant du leadership et un bon esprit d’équipe;
Vous prenez naturellement l’initiative dans les projets en cours et savez composer avec un milieu dynamique, fébrile et souvent exigeant;
Vous pouvez évoluer avec un minimum de supervision et d’encadrement.

Expérience professionnelle et qualifications :
Vous êtes titulaire d’un diplôme d’études collégiales en bureautique, administration ou l’équivalent;
Vous avez un minimum de sept (7) années d’expérience pertinente incluant le soutien de personnes membres de la haute direction;
Vous maîtrisez très bien, dans l’environnement Windows, les logiciels de bureautique Word, Excel, Powerpoint, Outlook, SharePoint et WebEx;
Le bilinguisme tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais) est essentiel et vous êtes hautement qualifié pour la vérification de la grammaire et du contenu (correction d’épreuves des documents) pour une distribution à grande échelle ou aux membres de la haute direction.

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) ainsi que des vérifications pré-emploi.

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Notre offre :
Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
Un environnement de travail moderne et spacieux;
Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
Un programme d’aide aux employés;
Un Centre de la Petite Enfance sur place;
Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.

Position title: Administrative Assistant

Location:Montreal

Reports to: Sr. Director, Corporate I.T., Shared Services, and Security

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and absorbent hygiene products. With approximately 10,000 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day.

Your team: Domtar’s Corporate IT, Shared Services, and Security team consists of approximately 100 employees and reports to the VP, Information Technology.

As the Administrative Assistant you will perform high-level office, and administrative support duties including complex administrative coordination for the Vice President, Information Technology. This position provides skilled and confidential support, serves as a liaison with other executives, vendors, and employees that come in contact with the office. This position requires proficiency at an intermediate or advanced level in the use of standard desktop applications and SharePoint tools, including the ability to produce documents and presentations of all kinds using Word, PowerPoint and Excel mostly in the English language.

Job Responsibilities/Accountabilities:
Maintain calendar entries and manage potential schedule conflicts while ensuring the Sr. Director is prepared for scheduled activities;
Plan meetings as requested by coordinating schedules of selected participants, reserving adequate meeting space, sending notices and ensuring purposes are communicated and attendees are prepared as needed to maximize the effectiveness of the meeting;
Maintain meeting agendas, minutes and action item status to completion as required;
Prepare and review correspondences for content and grammar as needed;
Prepare presentations for a variety of audiences including executive level and the Audit Committee;
Answer phone calls and convey messages in an organized priority for the Sr. Director;
Coordinate travel and submit expense reports in a timely manner;
Develop and maintain IT Shared Service SharePoint Sites.

Key Skills:
You are known for your high degree of discretion, your sound judgment, your resourcefulness; you have proven your efficiency and ability to apply outstanding organizational skills whether you are dealing with people or tasks;
You are known for your efficiency, tact and diplomacy, flexibility and strong ability to prioritize;
You have outstanding organizational skills and the ability to work under pressure and within tight deadlines;
You are known for your attention to detail, strong organizational skills, commitment, leadership, and as a team player;
You naturally take initiative in on-going projects and thrive in a fast-paced environment, hectic and often demanding environment;
You work effectively with minimum supervision and coaching.

Professional Experience/Qualifications:
You hold a College diploma in Office Computing, Administration or equivalent;
You have a minimum of 7 years of related experience including supporting executive level individual(s);
You are proficient in Office software in a Windows environment - Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint and WebEx;
Bilingualism verbal and written (French and English) is essential being highly skilled at performing grammar and content reviews (i.e. proof reading documents) for mass distribution or executive level audiences.

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) as well as pre-employment verification.

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

Our offer:
A downtown location (Place des Arts metro);
A modern and spacious work environment;
A flexible insurance plan (life, medical, dental);
An employee assistance program;
A childcare center on location;
Competitive compensation, including annual bonus plan;
A pension plan with matching company contributions;
Employer-paid development and continuing education.