Adjoint (e) administratif (ve)

Groupe Optimum Inc. - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

Postuler dès maintenant

Responsabilités spécifiques

Aujourd’hui, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administrative qui collaborera avec notre équipe de comptabilité/finance ainsi qu’à la conseillère Ressources Humaines. Vos futures missions seront d’apporter un soutien administratif et un support aux gestionnaires des services mentionnés précédemment. Dans ce cadre, vous serez en charge de :

Support administratif

Planifie divers déplacements et recherche les meilleurs tarifs (avions, hôtels, inscriptions aux séminaires, etc.).
Coordonne diverses réunions avec nos sociétés affiliées ou nos autres bureaux (Toronto, Dallas, Paris, Barbade)
Gère l’agenda, assure un suivi de la correspondance et des courriels puis prépare les comptes de dépenses pour les services soutenus
Organise les réunions des gestionnaires et avec les clients
Préparation de présentations « PowerPoint » pour l’interne et les clients
Assure un suivi de la correspondance puis le classement et le repérage des documents papiers et électroniques
Fait circuler toute documentation aux personnes concernées
Supporte occasionnellement les adjointes des autres secteurs
Remplace à la réception très occasionnellement.

Production de documents selon les normes et procédures établies

Rédige, révise et traduit au besoin divers documents, rapports et présentations (en français et en anglais) en utilisant les standards du Groupe Optimum
Fait la mise en page des comptes rendus de réunions
Prépare des tableaux et des rapports à l’aide d’Excel.

Coordination et administration de divers dossiers

Préparation jusqu’à l’envoi des dossiers comptables réglementaires
Coordination des activités relatives à des séminaires d’envergure organisés par Optimum
Logistique d’événements marketing
Assiste la conseillère RH dans le cadre du processus de recrutement de personnel, l’accueil des nouveaux employés et leur suivi
Coordonne les aspects transactionnels RH (assurance collective, retraite, détachements d’employés, suivis PGP, ICP, lettres, etc.)
Participe à d’autres projets reliés à sa fonction selon les demandes de ses clients internes
Assiste ses gestionnaires assignés dans tous projets et assure un suivi de certains dossiers.

Expérience et formation

DEC en bureautique ou équivalent
Expérience confirmée d'accompagnement de gestionnaires de haut niveau
Excellente maîtrise de Word, PowerPoint, Visio, Outlook, Internet
Connaissance avancée en Excel
Connaissance d’Acrobat et PDF Converter, un atout.

Qualités et aptitudes

Facilité de communication – (français et anglais, parfait bilinguisme parlé et écrit)
Excellente maîtrise du français
Habileté de traduction du français à l’anglais et vice-versa
Excellence relationnelle, entregent et sens aigu du service à la clientèle
Maturité, discrétion et professionnalisme
Organisé (e) et méthodique
Sens des responsabilités
Excellente gestion des priorités
Initiative et proactivité
Esprit d’équipe.