Adjointe à la direction de la programmation - BILINGUE

Festival d'été de Québec - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Vous êtes orienté vers l’action et votre grande diplomatie vous permet d’être en interaction avec différents collaborateurs. Sous la supervision du directeur de la programmation, le(la) titulaire du poste aura, comme mandat principal, d’effectuer notamment, mais non limitativement, les tâches administratives suivantes :

  • Réaliser différentes activités de secrétariat dont le classement constant des courriels, la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents et de présentations ;
  • Assurer la gestion de l’agenda du directeur de la programmation;
  • Préparer les documents (ordre du jour, suivis, etc.) nécessaires à la tenue de différentes réunions ;
  • Coordonner la préparation et la révision des présentations et documents destinés aux collaborateurs, aux fournisseurs pour les différents projets;
  • Soutenir le volet logistique des réunions et du calendrier (invitations/convocations, réservations de locaux, repas/collations, tenue de l’agenda, organisation de réunions de département, prise de notes, suivi de l’échéancier, etc.) ;
  • Répondre ou rediriger les demandes de renseignements provenant des différents départements et/ou de sources externes ;
  • Veiller à l’organisation de ses déplacements en effectuant la préparation de ses rencontres d’affaires (réservations de train/avion, locations de voitures et d’hébergement, inscriptions aux différents événements, etc.) ;
  • Mettre en place et/ou revoir le fonctionnement et la classification des dossiers inhérents au département ;
  • Travailler en appui à la production des accréditations ;
  • Toutes autres tâches connexes.

Exigences :

  • Formation en bureautique, secrétariat ou dans une discipline appropriée ;
  • 3 à 5 années d’expérience dans un rôle similaire ;
  • Excellente maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et l’écrit ;
  • Connaissance et maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) ;
  • Expérience dans le milieu culturel et artistique (un atout) ;

Aptitudes :

  • Rigueur, minutie et souci du détail;
  • Habileté de communication;
  • Proactivité;
  • Capacité à anticiper les besoins, à planifier et à prendre des initiatives;
  • Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et performant.

Conditions :

Horaire de travail : 35 heures/semaine

Entrée en poste : Dès que possible

Statut de l’emploi : poste régulier, à l’année

Salaire : à déterminer selon l’expérience

Type d'emploi : Temps Plein

Expérience:

  • Administration: 3 ans (Souhaité)

Formation:

  • DEC (Souhaité)

Langue:

  • Anglais (Souhaité)
  • Français (Souhaité)