Réceptionniste

Fuze HR Solutions Inc - Saint-Laurent, QC (il y a 5 mois)

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Are you a goal driven individual? Does the pharmaceutical industry interest you? If so, this is the ideal opportunity for you! We are currently looking for a Receptionist to be part of our client’s team of professionals.

Your tasks as a Receptionist:
Direct calls & voicemails to the appropriate recipient (min. 500 calls per day)
Welcome all visitors, and inform appropriate personnel of arrival
Monitor, issue and track number/usage of visitor passes and replenish passes on a yearly basis
Monitor conference room reservations and make reservations on occasion
Sort, open, prepare and organize incoming and outgoing mail packages daily (US and Canadian mail)
Process outgoing courier shipments on behalf of employees via UPS, Canada Post or local courier
Create quarterly reports on courier service usage
Update the attendance list daily and forward to all employees for daily reference
Create, maintain and update SOPs, company employee lists, reception manual & call handbook
Forward all changes to appropriate personnel
Prepare all welcome kits for newly hired employees and ensure workstations for new & terminated employees have been cleaned
Order, receive, track and distribute office supplies, company envelopes, mailing ink and paper supply for the companies’ Head Office and warehouse
Open/close the reception area at the beginning/end of the day and keep a presentable lobby area
Accept delivery and prepare catered lunches & coffee/water for trainings or special guests/ meetings
Safe keep, organize, monitor and log petty cash flow & all building keys
Train CSRs on the daily operations of reception for back-up and log training progress

The required qualifications for the Receptionist position:
Two or three years of experience in reception and/or office administration
Have a high school diploma (a diploma in office administration is an asset)
Have excellent communication skills
Must be bilingual with strong written and oral skills in English and French
Have the ability to adapt and learn quickly as well as work in a very fast paced environment
Show professionalism and a positive attitude
Have knowledge of Microsoft Office (Word, Outlook and Excel)
Have experience with ShoreTel system and UPS WorldShip system (an asset)
Don’t miss this opportunity, apply now!

#QPQC

Êtes-vous une personne axée sur les objectifs ? L'industrie pharmaceutique vous intéresse ? Si oui, ceci est l'occasion idéale pour vous ! Nous sommes présentement à la recherche d'une réceptionniste pour faire partie de l'équipe de professionnels de notre client.

Vos tâches en tant que réceptionniste :
Appels et messages vocaux directs vers le destinataire approprié (au moins 500 appels par jour)
Accueillir tous les visiteurs et informer le personnel approprié de leur arrivée
Surveiller, délivrer et suivre le nombre et l'utilisation des laissez-passer des visiteurs et les remplacer chaque année
Surveiller les réservations de salles de conférence et faire des réservations à l'occasion
Trier, ouvrir, préparer et organiser quotidiennement les colis de courrier entrant et sortant (courrier américain et canadien)
Traiter les envois expédiés par service de messagerie au nom des employés par UPS, Postes Canada ou par service de messagerie local
Créer des rapports trimestriels sur l'utilisation des services de messagerie
Mettre à jour quotidiennement la liste des présences et la transmettre à tous les employés à titre de référence quotidienne
Créer, maintenir et mettre à jour les SOP, les listes d'employés de l'entreprise, le manuel de réception et le manuel d'appel
Transmettre tous les changements au personnel approprié
Préparer toutes les trousses de bienvenue pour les nouveaux employés et s'assurer que les postes de travail des nouveaux employés et des employés licenciés ont été nettoyés
Commander, recevoir, suivre et distribuer les fournitures de bureau, les enveloppes de l'entreprise, les encres postales et les fournitures de papier pour le siège social et l'entrepôt des entreprises
Ouvrir/fermer la réception au début/à la fin de la journée et garder un hall d'entrée présentable
Accepter la livraison et préparer des déjeuners et du café/de l'eau pour les formations ou les invités spéciaux/réunions
Gardez, organisez, surveillez et consignez en lieu sûr le flux de petite caisse et toutes les clés du bâtiment

Les qualifications requises pour le poste de réceptionniste :
Deux ou trois ans d'expérience dans l'accueil et/ou l'administration de bureau
Avoir un diplôme d'études secondaires (un diplôme en administration de bureau est un atout)
Avoir d'excellentes aptitudes à la communication
Doit être bilingue et posséder de solides compétences écrites et orales en anglais et en français
Avoir la capacité de s'adapter et d'apprendre rapidement et de travailler dans un environnement au rythme très rapide
Faire preuve de professionnalisme et d'une attitude positive
Connaissance de Microsoft Office (Word, Outlook et Excel)
Avoir de l'expérience avec le système ShoreTel et le système UPS WorldShip (un atout)

Ne manquez pas cette opportunité, postulez dès maintenant !

#QPQC