Réceptionniste / Adjoint(e) administrative

Habitations Dessoleils - Longueuil, QC (il y a 30+ jours)

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Qui sommes-nous?

Les Habitations Dessoleils est une compagnie opérant dans l’industrie de la construction neuve et de la gestion immobilière. Nous sommes à la recherche d’un réceptionniste-adjoint(e) administrative qui nous aidera à accueillir les clients à notre siège social à St-Hubert et fournir de l’appui administratif à la compagnie.

Description du poste

Le titulaire du poste s’occupera des tâches reliées à la réception et des tâches administratives des départements des ventes et de la gestion immobilière. Cette position sera sous la supervision conjointe de la représentante des ventes et du gestionnaire d’immeuble. Le candidat idéal sera bilingue, chaleureux et accueillant, organisé et posséder des capacités éprouvées en multitâche, en résolution de problèmes et en priorisation des charges de travail.

Responsabilités

Le titulaire du poste aura la charge de :

  • Gérer les appels entrants et la boîte vocale de la ligne générale
  • Rediriger les appels aux bons intervenants ou prendre en note des demandes entrant
  • Traiter des courriels de la boîte de courriel central au besoin
  • Gérer les courriers entrants et sortants, y inclus l’envoi hebdomadaire des chèques aux fournisseurs ou distribuer les chèques à ceux qui se présentent au bureau en personne.
  • Recevoir, servir et rediriger les invités à la réception tout en leur fournissant un accueil chaleureux
  • Servir comme un point de contrôle d’accès (seules les personnes ayant des rendez-vous sont permises)
  • Agir en tant que point de contact pour les clients internes et externes
  • Informer les invités des mesures de la santé et sécurité dès leur arrivée, incluant le port du masque obligatoire, la désinfection des mains.
  • Désinfecter des surfaces utilisées par les invités après leur départ
  • Recenser les besoins des fournitures de bureau
  • Effectuer la gestion documentaire des dossiers et des factures
  • Émettre des factures aux clients, gérer les paiements et envoyer des rappels aux clients en cas de retard
  • Offrir un appui administratif à la directrice des ventes et au gestionnaire d’immeuble
  • Déplacement requis pour certaines tâches lorsque nécessaire
  • Autres tâches connexes

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Qualifications

  • Diplôme d’études secondaires (DES)
  • Minimum 2 ans d’expérience dans le secrétariat ou l’appui administratif
  • Maîtrise des logiciels de MS Office (Word, Excel, Outlook)
  • Connaissance pratique des équipements et technologie de bureau
  • Une excellente communication orale et écrite en français et fonctionnelle en anglais
  • Un sens aigu du service à la clientèle
  • Organisé, autonomes et une capacité à travailler sous pression
  • Minutie, sens de l’organisation, capacité à gérer des demandes multiples et bonne gestion de priorités
  • Dynamique et passionné, débrouillard et accueillant
  • Une connaissance en construction ou immobilier, un atout

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Conditions de travail

  • Type d’emploi : temps plein, permanent
  • Salaire : entre $40,000 et $46,000 selon expérience
  • Congés annuels jusqu’à 4 semaines et congés de maladie jusqu’à 7 jours, selon le forfait salarial choisi
  • Assurance collective (soins des médicaments, soins dentaires, assurance de vie, assurance d’invalidité de courte et de longue durée, et un compte de gestion santé) dont la compagnie couvre 80% des primes
  • COVID-19 : espace de travail isolé; masques, désinfectant des mains et nettoyants de surface offerts.

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Date de début prévue : 2021-07-12

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Salaire : 40 000,00$ à 46 000,00$ par an

Avantages :

  • Assurance Dentaire
  • Assurance Invalidité
  • Assurance Maladie Complémentaire
  • Assurance Vie
  • Congés de Vacances et Compensatoires
  • Horaires flexibles
  • Stationnement sur place
  • Tenue Décontractée

Horaire :

  • 8 Heures
  • Du Lundi au Vendredi

Expérience:

  • secrétariat ou appui administratif: 2 ans (Souhaité)

Langue:

  • français et anglais (Obligatoire)

Télétravail:

  • Non