Operations Assistant

Canadian Institute for Health Information - Toronto, ON (il y a 30+ jours)

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Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.

CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation.

At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

Generous vacation days
Flexible benefits program from your first day on the job
HOOPP Pension Plan (Defined Pension)
Retirement Planning Program
Work-life balance
Career Planning Program
Learning and Professional Development Program

Why is this role important?
Under the direction of the Data Services Team Lead, the Operations Assistant carries out the in-house processing of data and production of reports. They maintain data input flow, information output, security and integrity of raw data files; liaises with internal and external clients; and prepares files for dissemination.

What you'll do
  • Receives and processes all data received electronically through CIHI’s electronic data submission services (eDSS) or SFTP.
  • Liaises with internal clients and external clients such as the Ministries of Health, facilities, Cancer Care Ontario, Statistics Canada etc.
  • Provides technical interpretation of production problems to internal and external clients. Such problems may include failure to process data, balancing or integrity problems, etc.
  • Identifies production problems and communicate recommended solutions (e.g., facility not in the frame, incorrect filename etc.).
  • Prepares and distributes data files to the external clients including Ministries of Health, Statistics Canada, etc. according to an agreed upon data provision schedule (i.e. monthly, quarterly, annually).
  • Performs data entry such as institution updates in eDSS Admin.
  • Maintains data receipt, processing and dissemination.
  • Maintains a thorough understanding of CIHI Data Services data processing standards, tools and techniques, best practices and its underlying quality assurance principles and processes.
  • Maintains ongoing contact with the Team Lead and/or internal clients to ensure production deliverables are being met through standard operating procedures.
  • Attends and contributes to cross-functional team meetings where applicable.
  • Adheres to CIHI's data quality standards and performs quality checks and signoffs as required for data dissemination.
  • Coordinates vendor and hospital testing and maintains testing status in eDSS Admin. Ensures that submission files received through eDSS are processed in proper environments (vendor testing, hospital testing or production). Liaises with Coordinator, Vendor Support, Program Areas and other ITS teams.
  • Participate in user acceptance testing for the applications used for processing or disseminating files.
  • De-identify files containing PHI and re-identify them prior to disseminating the files to the external clients.
  • Edit and execute SAS scripts created by the Program Area as part of the preparation for file dissemination.
What you'll bring to the table
  • High school diploma plus one to two years of formal education in data processing.
  • Two years previous computer operations experience.
  • Good understanding of PC tools including Windows and MS Office.
  • Strong problem-solving skills and the ability to resolve production problems.
  • Ability to analyze, scope and resolve/triage all production problems to the appropriate IT technical support team.
  • Ability to plan and manage workload effectively.
  • Strong team player with a client orientation.
  • Excellent interpersonal skills, verbal and written communication skills, with the ability to communicate complex ideas/processes in simple terminology.
  • Fluency in both official languages is an asset.
  • Basic knowledge in SAS is an asset.
  • Ability to work occasional evenings/weekends to provide support during heavy production periods.
Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.

We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.

Adjoint aux opérations

Notre organisation

Notre organisation regroupe des leaders d'opinion de l'industrie qui sont passionnés par les données et veulent faire bouger les choses dans le domaine de la santé. À titre d'organisme autonome et sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires pour fournir de l'information essentielle sur les systèmes de santé au pays, favorisant la prise de décisions éclairées qui visent à améliorer la santé des Canadiens. À titre d'employé de l'ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l'évolution du système de santé canadien.

Nous offrons un milieu de travail exceptionnel qui favorise la diversité, le respect, l'intégrité, la collaboration et l'innovation.

L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, leur offre une gamme d'avantages, dont les suivants :

une structure salariale concurrentielle
un régime d'avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail
l'adhésion au régime de retraite HOOPP
un programme de planification de la retraite
un équilibre travail-vie personnelle
un programme de planification de carrière
des programmes d'apprentissage et de perfectionnement professionnel

Pourquoi ce rôle est-il important ?
Sous la supervision du chef d’équipe, l’adjoint aux opérations veille au traitement des données et à la production de rapports. Il maintient le flot d’entrées de données, la production d’information, ainsi que la sûreté et l’intégrité des fichiers de données brutes, assure la liaison avec les clients internes et externes, et prépare les fichiers pour la diffusion.

Quelles seront vos responsabilités ?
1. Recevoir et traiter toutes les données acheminées électroniquement au moyen du Service de soumission électronique de données (eDSS) de l’ICIS ou du protocole sécurisé de transfert de fichier (SFTP).

2. Assurer la liaison avec les clients internes et externes tels que les ministères de la Santé, les établissements, Action Cancer Ontario ou Statistique Canada.

3. Relever les problèmes de production et communiquer aux clients internes et externes les solutions recommandées (p. ex. établissement absent de la base de sondage, nom de fichier erroné).

4. Préparer et distribuer les fichiers de données aux clients externes dont les ministères de la Santé ou Statistique Canada selon un calendrier préétabli d’approvisionnement en données (mensuel, trimestriel, annuel).

5. Effectuer de la saisie de données, par exemple la mise à jour des établissements dans l’eDSS.

6. Veiller à la réception, au traitement et à la diffusion des données.

7. Connaître à fond les normes, outils et techniques de traitement des données de l’ICIS, ses pratiques exemplaires et ses principes et processus sous-jacents d’assurance de la qualité.

8. Communiquer régulièrement avec le chef d’équipe ou les clients internes afin de s’assurer que les livrables liés à la production sont réalisés au moyen de procédures opérationnelles normalisées.

9. Participer aux réunions des équipes interfonctionnelles, le cas échéant.

10. Respecter les normes de qualité des données de l’ICIS et effectuer les vérifications et les approbations de la qualité requises pour la diffusion des données.

11. Coordonner la mise à l’essai des fournisseurs et des hôpitaux et assurer le suivi du statut des soumissions dans l’eDSS. Veiller à ce que les fichiers de soumission reçus au moyen de l’eDSS soient traités dans l’environnement adéquat (essai des fournisseurs, essai des hôpitaux ou production). Assurer la liaison avec le coordonnateur, les services aux fournisseurs, les sections et les autres équipes des STI.

12. Participer aux essais d’acceptation par l’utilisateur des applications servant à traiter et à diffuser les fichiers.

13. Dépersonnaliser les fichiers contenant des renseignements personnels sur la santé et effectuer le processus inverse avant de transmettre les fichiers aux clients externes.

14. Éditer et exécuter des scripts SAS créés par la section en préparation pour la diffusion des fichiers.

Que mettriez-vous à profit ?
  • Diplôme d’études secondaires et une à deux années d’études en traitement de données.
  • 2 années d’expérience des opérations informatiques.
  • Bonne compréhension des environnements Windows et MS Office.
  • Excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes, notamment les problèmes de production.
  • Capacité à analyser, à évaluer ainsi qu’à résoudre ou trier les problèmes de production et à les référer à l’équipe de soutien technique concernée.
  • Capacité à planifier et à gérer la charge de travail avec efficacité.
  • Esprit d’équipe manifeste et souci de la satisfaction des clients.
  • Entregent, bonnes aptitudes pour la communication orale et écrite et capacité à communiquer des idées et des processus complexes en termes simples.
  • Maîtrise des deux langues officielles.
  • Connaissance de base de SAS, un atout.
  • Disponibilité certains soirs ou week-ends pour fournir un soutien en périodes de production intense.
Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.

Nous remercions tous les participants, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats retenus.

Équité en emploi

L'ICIS s'engage à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible. Il s'engage entre autres à prendre les mesures d'adaptation nécessaires en vue de favoriser une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d'y répondre.

Skills
Collaboration
Customer Service
Microsoft Office
SAS

Reference 35235