Adjointe ou adjoint scolaire, accueil - premier cycle et perfectionnement professionnel

University of Ottawa - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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Raison d’être du poste
Faire fonction de premier point de contact auprès de la clientèle étudiante dans un objectif de recrutement et de maintien des effectifs, conformément aux cibles d’inscription de chaque programme : recevoir et anticiper les différentes demandes des étudiants, en accuser réception, y donner suite et assurer un service à la clientèle de qualité supérieure. Exécuter des tâches administratives, formuler des recommandations pour améliorer les processus, le contenu et les fonctionnalités, approuver certaines demandes et assurer un suivi auprès des étudiantes et étudiants, de ses collègues et des services. Fournir des réponses aux questions générales et courantes de toutes les parties prenantes. Évaluer les demandes et les acheminer aux ressources compétentes s’il y a lieu. Organiser les fichiers électroniques étudiants et les tenir à jour. Maintenir l’intégrité du système de gestion de l’information.
En qualité d’ambassadrice ou d’ambassadeur de l’Université et de la Faculté d’éducation, assister aux cérémonies de collation des grades et à divers événements afin de promouvoir les programmes et services de l’Université d’Ottawa et de la Faculté.
Qualités essentielles
Connaissance des principes administratifs ou opérationnels normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire et de plusieurs années d’expérience dans un rôle similaire.
Connaissance des programmes scolaires de niveaux secondaire et collégial, du premier cycle et des cycles supérieurs.
Connaissances et expérience en interprétation, communication et mise en œuvre de processus, politiques et méthodes.
Expérience en service à la clientèle.
Expérience en collecte et analyse de données, et en rédaction de rapports administratifs et statistiques.
Capacité d’écoute et solide sens de l’éthique professionnelle.
Connaissances et expérience en gestion de fichiers électroniques.
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access), du traitement de texte, de Windows, et d’Internet
Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.
Sens de l’organisation, excellent jugement et souci du détail.
Capacité de travailler occasionnellement en soirée et la fin de semaine.
Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
Compétences clés obligatoires à l’Université d’Ottawa

Compétences clés obligatoires à l’Université d’Ottawa:
Planification : L'employé met en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Il planifie et organise son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : L'employé fait preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Il est proactif et autonome. Il se montre disponible et enclin à se surpasser, au besoin.
Excellence du service : L'employé adopte une attitude positive, fait preuve de compétence et de professionnalisme, respecte la communauté, agit avec bienveillance et attention et trouve des solutions.
Travail d’équipe et coopération : L'employé coopère et collabore bien avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Il accepte et formule des critiques constructives. Il modifie son comportement afin d'atteindre les objectifs de l'équipe.
Nota
Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents. L’Université d’Ottawa souscrit à l’équité en matière d’emploi. Nous encourageons fortement les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à poser leur candidature. Si vous êtes invité à poursuivre les étapes du processus de sélection, veuillez nous aviser de tout besoin nécessitant des mesures d’adaptations particulières.

Affectation temporaire ou contrat de 12 mois, avec possibilité de renouvellement. L’admissibilité à l’affiliation syndicale et aux avantages sociaux sera déterminée à l’embauche. Les candidatures des employé(e)s appartenant à l’Unité syndicale PSUO seront considérées en premier lieu. L’Université accepte également les candidatures externes qui seront considérées en deuxième lieu. Les candidats internes doivent obtenir l’approbation de leur supérieur immédiat afin d’obtenir une affectation temporaire. Horaire d’une moyenne de 35hres/semaine. Les ateliers offerts par Leadership, apprentissage et développement organisationnel peuvent être considérés comme des atouts lorsque vous postulez à l’Université : si vous en avez suivi, n’oubliez donc pas de les inclure dans votre CV. Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection. Les renseignements communiqués seront traités avec respect et confidentialité. N’oubliez pas de télécharger une copie de vos diplômes et/ou lettre d’attestation d’études ainsi qu’une version actualisée de votre CV dans la section Mes documents dans votre profil de carrière (veuillez inscrire le numéro de concours dans le titre de votre document, p. ex. : J0000-0000).