Réceptionniste - commis de bureau

EgR - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Réceptionniste – commis de bureau

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Bureau : Québec

Service: Administration

Type de poste : Permanent / Temps plein

Sommaire du poste

Le titulaire du poste est responsable de l’accueil des visiteurs et de la réception des appels téléphoniques et il effectue diverses tâches administratives.

Description des tâches

  • Accueillir les visiteurs et les diriger adéquatement;
  • Répondre et acheminer les appels;
  • Suivre les présences et absences/ vacances des employés du bureau de EgR à Québec;
  • Effectuer les réservations au nom des directeurs (restaurants, hôtels, transport, etc.)
  • Traiter le courrier entrant et sortant et faire les suivis requis auprès des différents services de messagerie et de Postes Canada;
  • Effectuer la supervision des différentes boites courriels et faire les suivis requis;
  • Procéder aux divers appels de service auprès des fournisseurs (imprimante; machine à café…) ou du surintendant de l’édifice (problème de locaux), lorsque requis;
  • Procéder aux commandes de papeterie EgR pour toutes les succursales, s’assurer de la disponibilité de ce matériel auprès du fournisseur (suivi de l’inventaire), recevoir et vérifier la facturation des commandes passées et livrées;
  • Recevoir les demandes de réservations de locaux (salle de conférence…), faire les suivis appropriés ainsi que la préparation des salles (Incluant s'assurer que tous les outils, vidéoconférences, breuvages, nourriture, etc. sont planifiés et prévus avant les rencontres);;
  • Voir au suivi matériel du local de papeterie, des salles de conférence et de la salle du personnel, préparer les commandes requises au maintien des inventaires, en faire la réception et la vérification;
  • Apporter un support en assumant diverses tâches, notamment l’appariement, l’entrée et l’extraction de données; du classement, de la numérisation, de l’archivage, etc.;
  • Effectuer toute autre tâche à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences du poste

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou bureautique;

  • Expérience de trois ans dans des fonctions similaires;
  • Connaissance des principaux outils de bureautique (Suite Microsoft Office);
  • Bonne maîtrise du français écrit et parlé;
  • Capacité de travailler sous pression, d’établir et de gérer les priorités et de respecter les délais;
  • Courtoisie, diplomatie, entregent;
  • Minutie, sens d’organisation, autonomie;
  • Connaissance de l’anglais, un atout;
  • Connaissance de SigXP, un atout.

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Expérience:

  • travail de bureau: 3 ans (Requis)

Formation:

  • DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Lieu:

  • Ville de Québec, QC (Souhaité)

Langue:

  • francais et anglais (Souhaité)