Adjoint administratif principal (Poste pouvant être situé n'importe où au Canada)

CMHC - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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Secteur: Opérations clients

Désignation linguistique: Bilingue

Niveaux de compétence linguistique (Lire/écrire/parler): CCC

Échelle de traitement: $47132.54 à $58915.68

Type de poste: Permanent à plein temps

Nous ne sommes pas un organisme gouvernemental comme les autres.
La raison d’être de la Société canadienne d’hypothèques et de logement se résume ainsi : rendre le logement abordable pour tous au Canada. Nous mobilisons le savoir-faire et l’énergie des gouvernements, des organisations sans but lucratif, des prêteurs, des promoteurs, des entrepreneurs sociaux et des coopératives pour façonner l’avenir de ce secteur. À la SCHL, nous croyons que tous les Canadiens devraient avoir un chez-soi.

Un milieu de travail axé uniquement sur les résultats (ROWE™)
À la SCHL, nous avons confiance que vous ferez votre travail. Nous avons entrepris un virage culturel qui consiste à passer de la gestion de personnes à la gestion du travail. Chaque employé est entièrement autonome et entièrement responsable de l’atteinte des résultats. Vous pouvez choisir où vous devez être et quand vous devez y être pour atteindre vos objectifs. Vous avez le contrôle de votre temps et nous vous faisons confiance pour prendre les bonnes décisions.

Ce poste relève du Premier vice-président du secteur Opérations clients. Ce secteur facilite la mise en place de solutions en matière d’abordabilité du logement.

À propos du rôle

Nous évoluons sans cesse afin de bâtir un système de logement inclusif grâce à la recherche, à la conception, à l’innovation et aux partenariats. Vous assurerez le soutien administratif, la coordination et la hiérarchisation des besoins opérationnels quotidiens d'un bureau de direction et/ou de haut niveau. Vous serez le premier point de contact et établirez des liens de communication entre les différents niveaux de direction et le personnel. Vous assurerez une transmission rapide, cohérente et efficace des informations et des missions à destination et en provenance des bureaux de haut niveau. Cela nous aidera à rendre le logement abordable pour tout le monde au Canada.

Ce que vous devez posséder

Étude post-secondaire/certificat en tant qu’adjoint administratif/exécutif ou en gestion de bureau.
Minimum d'un an d’expérience en tant qu'assistant exécutif/administratif.
Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles (tact, jugement, diplomatie, professionnalisme, sensibilité politique) et capacité de communiquer efficacement (verbalement et par écrit en français et en anglais).
Capacité d’établir et d’entretenir des relations de travail efficaces avec tous les niveaux de direction et tous les employés de la Société ainsi qu’avec les intervenants externes.
Grand souci du détail et degré d’exactitude élevé.
Grande connaissance pratique des systèmes, politiques, méthodes et processus administratifs.
Excellentes aptitudes pour la gestion du temps et sens manifeste de l’organisation afin d’équilibrer les charges de travail et d’établir la priorité des demandes en vue de respecter les échéances tout en ayant le souci du détail.
Capacité de travailler sous pression et de s’adapter aux changements de priorités.
Excellente connaissance des sensibilités politiques et des divers intérêts des intervenants.
Aptitudes confirmées pour l’analyse et la résolution de problèmes.
Connaissance approfondie des applications de Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint – et connaissance adéquate des bases de données.
Connaissance des activités, du mandat, des objectifs et des processus administratifs de la SCHL (atout).

Ce que vous ferez

Rencontrer quotidiennement la haute direction afin de se tenir au courant des enjeux et des priorités, de manière à ce que l’information circule bien. Faire le suivi des tâches assignées par les hauts dirigeants ou en leur nom afin d’en assurer le contrôle et l’achèvement à temps.
Tenir à jour le calendrier de rendez-vous, adapter les priorités aux demandes changeantes et signaler les questions particulières nécessitant une intervention ou une attention immédiate.
Au nom du haut dirigeant, faire le suivi de tous les dossiers assignés et veiller à ce que les directives soient claires et à ce que des échéances convenables soient établies. Contrôler l’état d’avancement des dossiers en cours au sein du secteur et contribuer à la coordination et au suivi des dossiers assignés en collaboration avec le Bureau des Relations de la Société.
Assurer la coordination auprès de l’équipe de gestion de la division, recueillir les renseignements nécessaires relativement aux points des ordres du jour des réunions et veiller à leur saisie adéquate.
Consolider l’apport de toutes les divisions afin de veiller à ce que le haut dirigeant soit bien informé et veiller à ce que les employés concernés aient l’occasion de passer en revue les documents de réunion à l’avance et de fournir des commentaires et des renseignements, au besoin.
Planifier et coordonner les services, notamment l’attribution des locaux, la gestion des bases de données, des dossiers et des fournitures, les préparatifs pour les déplacements ainsi que la préparation et le traitement des demandes de remboursement des dépenses.
Coordonner les activités liées à la gestion des présences et veiller aux aspects logistiques des réunions et des événements internes et externes.
Fournir des services administratifs et de bureau généraux aux hauts dirigeants, notamment coordonner les demandes de traduction, l’impression et le soutien informatique.
Analyser les documents reçus pour déterminer les enjeux pertinents, mener des recherches au besoin, assimiler les renseignements et les mettre en corrélation, et prévoir les besoins en matière de documents d’information.
Préparer les ordres du jour des réunions selon les commentaires de l’équipe, diffuser les comptes rendus de décisions, prendre acte des points de suivi dont il a été question et suivre l’état d’avancement des dossiers importants, au besoin.
Vérifier et veiller à la qualité des documents essentiels préparés à l’intention du haut dirigeant ou en son nom.
Veiller à ce que les demandes, les factures et les demandes de remboursement de frais de déplacement soient codées et traitées, préparer les pièces de journal et les charges à payer, vérifier l’exactitude des données et des dépenses dans le système GEAC et suivre les processus afférents aux pouvoirs de signer les documents financiers dans le Système de gestion des pouvoirs financiers (SGPF).

Ça vous ressemble?

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Date de fermeture : Le concours pourrait demeurer ouvert jusqu’à ce qu’un(e) candidat(e) soit retenu(e).

ID de la demande d'emploi: 4754

Principal lieu de travail: Ottawa, Ontario

Autres endroits: Toronto, Montréal, Québec, Halifax, Calgary, Edmonton, Winnipeg, Saskatoon & Vancouver

Exigence en matière de sécurité: Secret

Voyages d'affaires obligatoires: Déplacements non exigés

Nous remercions sincèrement tous les candidats de leur intérêt. Veuillez cependant noter que nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour la suite du processus.

Diversité
La SCHL est un employeur qui accorde une grande importance à la diversité et qui favorise l’apprentissage et l’usage des deux langues officielles du Canada. Elle a pris l’engagement de favoriser l’équité en matière d’emploi et encourage fortement les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et les personnes handicapées à poser leur candidature.

  • Veuillez nous indiquer si vous avez des besoins spéciaux dont nous devrons tenir compte si vous êtes l’une des personnes convoquées à une entrevue ou appelées à passer un test.