Adjoint(e) administratif(-ive)

Autorité des marchés publics - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Autorité des marchés publics
Direction principale du soutien organisationnel

Un poste est à pourvoir au 525, boulevard René-Lévesque Est, à Québec.

Contexte

Première instance du genre en Amérique du Nord, l’Autorité des marchés publics (AMP) joue un rôle de premier plan au chapitre de l’application des lois et des règlements encadrant les contrats publics au Québec. En plus de surveiller l’ensemble des contrats publics, son équipe pluridisciplinaire reçoit et traite les plaintes des personnes intéressées ainsi que des renseignements du public, et administre le Registre des entreprises autorisées et le Registre des entreprises non admissibles.

Travailler à l’AMP, c’est :
participer à la mise en place d’une organisation nouvelle et novatrice;
contribuer activement à l’intégrité de l’État, de concert avec des spécialistes chevronnés et reconnus dans ce domaine;
relever des défis uniques, qui donnent des résultats tangibles;
évoluer dans un environnement stimulant et valorisant.

À Québec, les bureaux de l’AMP sont situés sur la colline Parlementaire et à Montréal, au cœur du Quartier international, deux endroits centraux qui facilitent les déplacements et l’accès aux transports en commun.

L’AMP est actuellement à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif à la Direction principale du soutien organisationnel (DPSO).

Rôle

Sous l’autorité du directeur principal du soutien organisationnel, la candidate ou le candidat doit apporter le soutien nécessaire à l’efficacité administrative de la DPSO et agir en tant que personne responsable pour les activités qui y sont liées. À ce titre, elle ou il assiste le directeur principal du soutien organisationnel ainsi que la directrice de la planification, des ressources financières et matérielles et le directeur des technologies de l’information dans l’organisation et dans la gestion administrative des activités de manière à optimiser le temps de traitement et à assurer la logistique nécessaire.

Principales responsabilités :
Maintenir à jour les différents tableaux de suivi des opérations des directions qu’elle ou qu’il assiste;
Prendre en charge la préparation et le cheminement des documents administratifs soutenant les différentes demandes, dans le respect des règles d’écriture et des délais;
Organiser les déplacements, effectuer les réservations, préparer et vérifier les frais de voyage pour le directeur principal et pour toute personne qui relève du directeur principal, conformément aux règles en vigueur;
Veiller à la bonne marche des activités courantes en assumant la responsabilité de la gestion administrative et documentaire des dossiers;
Soutenir le directeur principal ainsi que les cadres sous sa responsabilité dans l’application et dans le respect des règles administratives relatives aux achats, aux déplacements et aux différentes demandes du personnel, et veiller à la transmission des demandes aux instances concernées (budget, SAGIR, etc.);
Gérer l’agenda du directeur principal et les cadres sous sa responsabilité en l’adaptant aux exigences liées à sa fonction et en assurant la logistique conséquente (réservation de salles, préparation de la documentation, convocations, etc.);
Au besoin et sur demande, accomplir toute autre tâche connexe.

Profil recherché

La personne recherchée doit faire preuve d’autonomie, posséder un bon sens de l’organisation et se distinguer par sa rigueur, sa discrétion et sa courtoisie. Elle doit être en mesure d’établir les priorités et de gérer simultanément plusieurs dossiers qui requièrent une connaissance spécifique, dans un environnement de travail en constante évolution. Elle doit posséder un grand sens de la collaboration et un esprit d’équipe développé.

Exigences*

La personne recherchée doit posséder :
un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée pertinente;
un diplôme d’études collégiales dans une discipline jugée pertinente sera considéré comme un atout;
un minimum de trois à cinq années d’expérience pertinente dans des fonctions de soutien technique ou administratif;
une excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit;
une bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
une excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint).

Salaire
Horaire de 35 heures par semaine.

Entre 38 732 $ et 53 798 $.

Inscription

Veuillez acheminer votre curriculum vitæ via le formulaire de Secrétaire-inc d’ici le 1er juin 2021.

  • Pour être embauchée comme membre du personnel de l’AMP, la personne doit se soumettre à une habilitation sécuritaire de la Sûreté du Québec.