Adjoint(e) administratif(ve)

La Haute Voltige - Lévis, QC (il y a 30+ jours)

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L’adjointe administrative est responsable du bon fonctionnement administratif du centre au quotidien. Elle occupe un rôle central dans chacune des différentes activités qui gravitent autour de l’enfant et de sa famille. Ayant pour but d’améliorer l’efficacité de l’équipe, ce poste implique un échange avec l’ensemble de l’équipe et donc une connaissance précise des différents programmes et services offerts. L’adjointe administrative devient aussi le visage de La Haute Voltige en accueillant quotidiennement les enfants, les parents et les professionnels. Le sourire, le positivisme et l’énergie attendus refléteront ainsi les valeurs et l’image de centre motivant qui définit La Haute Voltige depuis ses débuts.

AU QUOTIDIEN

  • Accueil des clients et des membres de l’équipe
  • Effectuer le suivi final avec les clients
  • Prise du prochain rendez-vous (si une telle pratique est acceptée par le professionnel)
  • Vérification et paiement de facture (amener les clients à procéder en ligne par eux-mêmes avec le temps)
  • Répondre aux questions de clients potentiels pour les demandes d’informations (la procédure, la liste d’attente, la tarification et autres questions)

HEBDOMADAIRES

Facturation

  • Produire les factures (selon l’agenda de la semaine)
  • Imprimer et classer les factures (par professionnel)
  • Faire le suivi des nouveaux rendez-vous en cours de semaine
  • Produire et envoyer les devis pour les assureurs ou les fondations

Recouvrement

  • Appliquer la procédure de recouvrement par courriel et par téléphone

Dépôt

  • Compiler les paiements physiques (argent/chèques) en vue du dépôt
  • Produire le bordereau de dépôt

Entretien physique des lieux

MENSUELLES

Administration des dépenses comptables

  • Vérifier les feuilles de temps des professionnels (bimensuelle)
  • Classifier les dépenses comptables pour la fermeture de mois
  • Classifier les documents associés aux dépenses du centre pour la fermeture de mois

Campagnes de prospection (Faire le suivi des routes de prospection, faire le suivi téléphonique après les tournées)

  • Garderie
  • École
  • Clinique
  • Assureurs

Rencontres de professionnels

  • Effectuer la mise en page de l’infolettre
  • Rédiger l'ordre du jour et procès verbal des réunions

PONCTUELLES

  • Gestion des dossiers archivés
  • Commandes et achats pour le centre (protocoles, papeterie, fournitures auprès des fournisseurs)
  • Apporter support aux membres de l’équipe en cas de besoin (informatique, procédurale)
  • Préparation de dossiers spéciaux (Accueil d’un nouveau professionnel, procédurier, Organigramme, Procédure en cas d’incendie, Document de présentation pour le programme préscolaire, document explicatif pour les camps, etc.)

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Expérience:

  • adjointe administrative: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Certificats et autres accréditations:

  • Fort intérêt pour l'enfance (Souhaité)