Agent(e) administratif(ve), classe 3 - Inhalothérapie

CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal - Notre-Dame-de-Grâce, QC (il y a 30+ jours)

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SOMMAIRE DU POSTE
Le titulaire du poste s’appuie sur ses connaissances du fonctionnement du Service ou du programme pour accomplir une foule de tâches administratives selon les méthodes établies et des procédures complexes qu’il pourrait modifier, au besoin. Ses responsabilités comprennent généralement et majoritairement des tâches de secrétariat, du travail de bureau ainsi que l’ouverture et la gestion des dossiers ou le traitement de données exigeant des connaissances précises. Il pourrait aussi être appelé à vérifier le fonctionnement du matériel informatique du Service et fournir de l’assistance technique aux utilisateurs de ce matériel.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Tâches administratives

  • Saisir au quotidien dans un programme appelé eGAP les statistiques soumises par les inhalothérapeutes.
  • Gérer les cartes de statistiques et signaler les cartes qui n’ont pas été remplies.
  • Fournir aux thérapeutes les documents requis pour compiler les statistiques.
  • Envoyer sur une base mensuelle au Service des finances les rapports des statistiques générés dans eGAP.
  • Gérer les statistiques périodiques.
  • Mettre à jour les données dans le programme eGAP : ajouter ou retirer des inhalothérapeutes de la liste courante, actualiser les codes et créer des droits d’accès ou mots de passe.
  • S’occuper de l’envoi des cartes de statistiques à la Iron Mountain Storage Company pour fin d’entreposage et garder un registre des dossiers envoyés.
  • Appeler les inhalothérapeutes lorsqu’il faut aménager les horaires de travail en raison d’absences ou de changements.
  • Commander, à l’occasion, les fournitures médicales et autres fournitures pour le Service d’inhalothérapie et de physiologie respiratoire et le laboratoire du sommeil et assurer le suivi des commandes en souffrance.
  • Saisir le nombre total de patients ventilés chaque jour dans les unités de soins intensifs et le Service d’urgence.
  • Créer les nouveaux documents, formulaires et listes de vérification requis par le Service.
  • Gérer et mettre à jour les casiers attribués aux inhalothérapeutes ainsi que leurs coordonnées.
  • Attribuer aux nouveaux inhalothérapeutes leurs uniformes, boîtes aux lettres et casiers, et remplir en leur nom une demande d’accès informatique auprès des TI.
  • Appuyer le coordinateur technique, le chef adjoint et le chef du CIUSSS dans toute autre tâche administrative.
Tâches de secrétariat :
  • Faire les photocopies de tous les documents du Service et des techniciens de stérilisation.
  • Passer, à l’occasion, les commandes de fournitures du Service auprès du Service des achats et des magasins.
  • Veiller à ce que les Services de maintenance et d’entretien effectuent les réparations et les activités de nettoyage nécessaires.
  • Organiser, à l’occasion, les réunions, réserver les salles de conférence et prévoir le service de traiteur.
  • Rédiger et dactylographier les procès-verbaux des réunions du Service.
  • Créer et afficher tous les communiqués du Service, comme les annonces et les notes de service.
  • Distribuer les bordereaux de paie.
  • Classer sur une base quotidienne les documents remplis par les inhalothérapeutes, comme les affectations quotidiennes, les rapports et les cartes de statistiques.
  • Assumer le rôle de super-utilisateur de eGap et assurer la formation sur ce programme.
Exigences :
  • Diplôme des études secondaires
  • Posséder de bonnes aptitudes de communication.
  • Avoir de bonnes aptitudes informatiques; expérience en saisie de données considérée un atout.
  • Pouvoir travailler sous pression.
  • Avoir de bonnes capacités de rédaction.
  • Être couramment bilingue (français et anglais).
  • Assumer le rôle de super-utilisateur de eGap et assurer la formation sur ce programme.
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

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