Adjoint(e) administratif(ve)

Société de transport de Laval - Laval, QC (il y a 30+ jours)

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Sous la supervision de la Directrice de la direction de l’administration et planification d’entreprise et trésorière, le titulaire effectue diverses tâches reliées aux activités du service.

Description :
1. Assure le support au niveau du secrétariat. Exemple : tableaux, rapports, mémoires, projets, service de la dette, et autres documents ;

2. Assiste, sur demande, à différents comités et/ou différentes assemblées, en rédige le procès-verbal et le transcrit ;

3. Compose, rédige et met en page diverses correspondances ou tout autre document pertinent à partir de directives verbales ;

4. Saisit les informations nécessaires dans différents systèmes et bases de données ;

5. Effectue les convocations pour différents comités et rencontres ;

6. Révise et effectue la mise en page, de diverses correspondances, tableaux, rapports, mémoires, projets, formules et autres documents et maintient à jour les dossiers correspondants ;

7. Reçoit et achemine les appels téléphoniques ; prend les messages, reçoit et dirige les visiteurs ; opère selon les besoins, différentes machines de bureau à usage courant ;

8. Responsable de la gestion documentaire du département (classement, archivage, etc.) ; reçoit, ouvre, trie et achemine le courrier ;

9. Ouvre et prépare les dossiers des gestionnaires de l’équipe, coordonne leurs agendas ;

10. À la demande des RH, émet et prépare les différentes informations nécessaires à la production de la paie pour les employés de son secteur ;

11. Prépare les documents pertinents reliés aux activités nécessaires à l'administration du service ;

12. Effectue la gestion de la petite caisse des services administratifs ; prépare et envoie les dépôts bancaires ; vérifie les comptes de dépenses, pour ensuite les soumettre pour approbation ;

13. Ouvre et modifie les fournisseurs ; saisie les informations de dépôt direct ;

14. Lors de l’arrivée de nouveaux employés, s’assure de faire les demandes d’équipements ainsi que d’obtenir les accès nécessaires ;

15. Gère les activités du département et apporte un soutien aux activités courante du département ; gère les besoins de fournitures de bureau du département ;

16. Accomplit, sur demande, toute autre tâche connexe.

Exigences :
  • Diplôme d’études secondaires complétées
  • Deux (2) ans d’expérience à titre d’adjoint(e) administratif(ve)
  • Dactylographie (45 mots nets/minute)
  • Excellente grammaire française
  • Maîtrise de la rédaction de texte
  • Connaissance des logiciels Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Expérience avec le logiciel Excel intermédiaire
  • Connaissance et intérêt des principes de base en comptabilité
  • Capacité de faire de la saisie de données
  • Esprit d'initiative, gestion des priorités
  • Grand souci de la confidentialité
  • Aptitudes pour le travail en équipe
Horaire de travail :
33h par semaine réparties sur 4 jours consécutifs.

Conditions de travail :
Salaire : 28.59$ / heure

Informations supplémentaires :
Ce poste est jumelé avec le poste d’adjointe administrative du Service des systèmes d’information, et ce pour les vacances et congés hebdomadaires, tout en respectant les besoins opérationnels.

Au besoin, la Société peut exiger la réussite de tests et d’examens de sélection et qualification et se réserve le droit de choisir son candidat en conformité aux exigences de l’emploi.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à la Société. Toutefois, les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de la Société.

Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises dans le site Web de la Société de transport de Laval et doivent inclure un exemplaire à jour de votre curriculum vitae. Tout dossier incomplet sera refusé. Les candidatures reçues par courriel, par télécopieur ou par courrier ne seront pas traitées. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Une copie du dernier relevé de notes ou une copie du diplôme sera exigée lors des examens ou de l'entrevue.

La Société de transport de Laval souscrit au principe d’équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées détenant les compétences requises par les emplois concernés.

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