Chargé de projet d'implantation de systèmes

LGS - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Description du mandat
Le coordonnateur de projets en technologies de l'information est responsable de l'identification des solutions technologiques requises à des projets d'informatisation, de l'intégration de ces technologies à celles en place et de la gestion des activités d'implantation de ces technologies. À cette fin, le coordonnateur identifie les besoins des utilisateurs, rédige un cahier de charge, analyse les soumissions des fournisseurs, rédige un rapport de recommandation, élabore un plan de projet, coordonne tous les aspects informatiques du projet, coordonne les interventions du fournisseur et est responsable de l'échéancier, de l'évaluation des risques et de la gestion des budgets alloués aux aspects technologiques. Les projets ici visés peuvent être de diverses natures, soit des projets visant le rehaussement de systèmes d'informations déjà en place, l'introduction de nouveaux systèmes en vue d'informatiser des fonctions d'affaires administratives, clinico-administratives ou cliniques, l'introduction de systèmes d'information requis au fonctionnement d'équipements médicaux spécialisés, etc. Ainsi, le coordonnateur est à l'affût des nouveaux développements et meilleures pratiques associés à son champ d'expertise.

Responsabilités principales

Réalise l'analyse des besoins auprès des utilisateurs et l'analyse fonctionnelle en vue du choix d'un système d'information ou autre système comportant des composantes informatiques ;
Participe à la réalisation d'analyses préliminaires ou de plans d'affaires pour des projets organisationnels comportant un volet technologique ;
Prépare les devis techniques et participe au processus d'appel d'offres en collaboration avec le service des approvisionnements : réponses aux questions des fournisseurs, évaluation des offres et préparation des rapports de recommandations ;
Assure la gestion de projet entourant le déploiement des technologies : implantation des systèmes, formation, interfaces, plan de relève, etc. ;
Exerce un rôle d'expert conseil auprès des chargés de systèmes ou pilotes applicatifs en ce qui a trait au soutien technique pendant l'implantation. Ainsi, il communique avec le fournisseur pour exprimer les problématiques soulevées et participer à l'identification et à l'implantation des corrections;
Le coordonnateur pourra au besoin offrir un tel soutien technique une fois le système en production pour des situations problématiques importantes qui surviennent ou suite à l'identification de nouveaux besoins ;
Participe aux rencontres des conseillers pour le suivi des projets et assure la mise à jour des outils de suivi des projets.
Contribue à l'identification de solutions technologiques dans une vision globale d'informatisation en s'assurant que la technologie choisie s'intègre aux autres systèmes d'information et aux équipements et ce, dans un souci d'optimisation des processus, tant cliniques qu'administratifs;
S'assure de bien identifier les besoins et de contribuer au choix optimal d'une solution qui s'intègre aux processus de travail et aux autres systèmes d'information ;
Réalise les projets en respects des budgets, des échéanciers et des autres contraintes du milieu hospitalier
S'assure de mettre en service des projets de qualité dans un esprit de continuité des opérations en assurant un transfert de l'information aux équipes cliniques et de soutien technique ;
Respecte la pratique organisationnelle en matière de sécurité du patient : connaît et s'assure du respect des lois et des règlements régissant les prestations sécuritaires de soins et services, contribue au maintien d'un environnement et d'une pratique sécuritaire, participe et intervient pour maintenir la sécurité de tous ;
Assure les aspects liés à la sécurité/confidentialité de l'information nominative des patients dans la réalisation des projets (en lien avec SAI).

Choix des solutions

Réaliser des analyses de besoins auprès des utilisateurs et réaliser des analyses fonctionnelles en vue du choix ou du développement de systèmes d'informations ;
Préparer les devis techniques d'appels d'offres, analyser et évaluer les propositions des fournisseurs et préparer les recommandations d'achats ;
Évaluer les impacts sur l'environnement informatique et les coûts associés à l'implantation d'un nouveau système : besoins de rehaussement de micro-ordinateurs, serveurs, réseau, stockage, interfaces, etc. ;
Identifier les enjeux transverses dans les projets d'acquisition de systèmes d'informations : travaux d'aménagement, audio-visuel, coûts récurrents, etc. ;
Analyser les besoins afin de déterminer la nature des contrats de maintenance et de services requis et s'assurer que les contrats proposés par les fournisseurs rencontrent les exigences du client ;
Participer à diverses études de faisabilité, de rentabilité, d'opportunité, de pré-implantation et à la préparation des rapports (analyses « d'avant-projet ») ;
Collaborer à l'identification des bénéfices tangibles et intangibles dans le projet ;
Entretenir une relation étroite avec le chargé de projet fonctionnel pour assurer l'équilibre entre les besoins et les solutions ;
Dans le choix des solutions, assurer l'intégration du projet avec l'ensemble des autres projets de l'organisation ;

Gestion de projets (pour les volets technologiques d'un projet organisationnel)

Élaborer l'énoncé du projet, les plans du projet (planification d'ensemble et des plans de communication, de la gestion du contenu, de la gestion de la qualité, de la gestion du risque, des ressources humaines et financières), ainsi que le rapport de clôture du projet ;
Assurer le contrôle global des modifications et le suivi global des plans du projet ;
Participer aux revues d'avancement et autres activités d'assurance qualité ;
Réviser et recommander les biens livrables du projet;
S'assurer que les résultats des travaux sont conformes aux exigences, livrables prévus, priorités et stratégies énoncées
S'assurer que les systèmes acquis ou développés respectent les exigences fonctionnelles décrites au devis ;
Documenter les demandes de changement demandées par les utilisateurs et participer à l'analyse des impacts. Recommander et approuver la priorité attribuée aux demandes de changement ;
Assurer la coordination de l'implantation des systèmes informatisés en collaboration avec les chargés de projets fonctionnels dans chaque direction ;
Planifier, structurer et contrôler les activités et ressources de l'équipe de réalisation pour les volets technologiques. Coordonner les activités de ces ressources avec celles des fournisseurs et des ressources des autres directions impliquées ;
Gérer les fournisseurs, les sous-traitants et les clauses contractuelles qui s'y rapportent ;
Participer aux rencontres du comité directeur, s'assurer du suivi des décisions du comité et signaler au comité les points en suspens, les risques et les écarts de qualité ou de contenu ;
Faire le suivi avec l'équipe de réalisation des problèmes rapportés et assurer un suivi sur les points en suspens ;
Surveiller et évaluer la performance du projet (budget, coûts, calendrier, contenu, qualité, risques et points en suspens) et la situation financière du projet. Produire des rapports sur ces sujets ;
Réaliser et/ou coordonner les activités administratives du projet, tel la commande des équipements, la réception des équipements et leur entreposage, l'approbation des livrables et la validation des factures ;
Assister les pilotes de systèmes dans les phases de paramétrage des systèmes, d'interfaçage, d'expérimentation et de déploiement ;
Préparer ou, le cas échéant, valider les plans de tests : tests des infrastructures et de leur redondance, tests fonctionnels des systèmes en fonction des dispositifs de redondance, tests fonctionnels des systèmes selon les différents cas d'utilisation ou workflow, etc. ;
Valider les procédures d'installation, de mise à jour et de respect de la sécurité des applications à déployer ;
Réviser, valider et adapter les manuels de formation et de support à l'utilisation ;
Superviser et participer aux activités de formation des utilisateurs ;
Participer à l'élaboration du plan de communication du projet ;
Faire le suivi des activités de pilotage avec les utilisateurs des sites pilotes ;
Élaborer et communiquer des plans de relève et de continuité du système et ce, en fonction de la criticité du système ;
Assurer la gestion de la transition de l'équipe projet à l'équipe de soutien technique pour que cette dernière puisse réaliser la maintenance et la gestion opérationnelle adéquate du système implanté ;
Superviser le développement d'une application ;

Expert conseil

En cours d'implantation, lors de situations problématiques importantes qui surviennent une fois en production ou suite à l'identification de nouveaux besoins, communiquer avec le fournisseur de l'application ou du système pour assurer la résolution du problème par ce dernier ou pour obtenir la procédure pour le solutionner;
Assurer un suivi des interventions de soutien technique ;
Assurer la coordination auprès des fournisseurs de services en ce qui a trait aux améliorations et au soutien technique des applications ;
Mettre à jour la documentation des procédures de résolution de problèmes liés aux systèmes implantés ;
Assurer la relève pour le soutien technique des applications développées à l'interne ;
Réaliser l'analyse et définir les spécifications pour les ajustements aux applications, tant pour les applications de fournisseurs externes que pour celles développées à l'interne

Administration

Produire les rapports d'avancement, et les documents nécessaires à la reddition des comptes auprès du (PGRI)
Participer aux rencontres des conseillers de la direction des ressources informationnelles et des technologies biomédicales avec la direction compétente sur l'avancement des projets ;
Travailler de concert avec les autres conseillers de la direction compétente à l'élaboration de la vision des technologies dans l'établissement et à la stratégie d'informatisation ;
Réaliser une planification de ses projets et la mise à jour du statut et de l'avancement de ses projets dans l'outil de gestion prévu à cette fin ;
Faire le suivi sur l'avancement du projet avec le responsable du secteur projets ;
Effectue toute autre tâche connexe, à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences

Diplôme d'études universitaires de premier cycle en informatique ou en génie informatique ou dans une discipline connexe
Posséder au moins dix (10) années d'expérience en informatique ;
Posséder au moins trois (3) années d'expérience comme chargé de projets en système d'information, dont au moins un projet d'envergure ;
La connaissance approfondie des systèmes d'information utilisés dans le secteur de la santé et plus particulièrement au Québec ;
La connaissance du fonctionnement d'un hôpital, de ses principaux processus et de ses différents secteurs administratifs et cliniques ;
La connaissance des concepts de base des infrastructures informatiques : réseau, serveurs, virtualisation de postes, SAN, etc. ;
La connaissance des normes de l'industrie : IHE, HL7, DICOM, etc. ;
La maîtrise des logiciels Microsoft Project, Visio et de la suite Microsoft Office
Atouts
Une expérience dans le réseau de la santé sera considérée comme un atout.
Formation en gestion de projet
La connaissance des équipements biomédicaux est un atout

Qualités personnelles

Excellente approche clientèle avec compréhension accrue de l'intégration des technologies dans l'environnement clinique
Posséder des aptitudes et une expérience dans l'organisation efficace du travail;
Savoir gérer les priorités et faire preuve d'un bon jugement ;
Avoir de la facilité pour le travail en équipe et faire preuve de leadership ;