Adjointe de Direction/Réceptionniste

Les Industries Perform Air Inc - Candiac, QC (il y a 30+ jours)

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Localisé à Candiac et Chef de file au Québec en matière de systèmes de ventilation, climatisation, et chauffage, Les Industries Perform Air Inc. accompagne l’ensemble de ses clients depuis plus de 30 ans. Pour plus d'information, nous vous invitons à consulter notre site internet via le lien suivant : http://perform-air.com

Vous avez envie de vous investir au sein d’une entreprise performante et reconnue dans son domaine? Les Industries Perform Air Inc. est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction / réceptionniste pour se joindre à son équipe. Voici l’occasion de relever des défis variés et stimulants.

Notre offre :

  • Salaire à discuter selon expérience;
  • Activités en entreprise
  • Assurances collectives concurrentiels;
  • Programme d'aide aux employés
  • Stationnement gratuit
  • Café gratuit
  • Participation employeur au régime d'épargne retraite
  • Date de début : Aussitôt que possible

Mission & Responsabilités :

  • Accueillir les invités dès leur arrivée au bureau
  • Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés
  • Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
  • Effectuer la mise en page de documents pour la direction
  • Assister les membres de la direction au niveau de leurs besoins administratifs ( écriture de lettres, gestion d'agendas, commandes,....)
  • S'assurer que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures)
  • Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email
  • Recevoir, trier et distribuer les envois / réceptions quotidiens
  • Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs)
  • Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks
  • Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions
  • Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts
  • Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie
  • Dirige les visiteurs en tenant à jour les répertoires des employés et des départements; donner des instructions.
  • Maintient la sécurité en suivant les procédures; journal de bord de surveillance; l'émission de badges visiteurs.
  • Entretenir le système de télécommunication en suivant les instructions du fabricant concernant le fonctionnement du téléphone résidentiel et de la console.
  • Contribue à l'effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin
  • Planifier des réunions pour les membres de la direction

Exigences :

  • Expérience de travail éprouvée en tant que réceptionniste, représentant de bureau de réception ou rôle similaire
  • Maîtrise de Microsoft Office Suite et Outlook
  • Expérience pratique avec du matériel de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes)
  • Attitude professionnelle
  • Solides compétences en communication écrite et verbale
  • Capacité d'être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent
  • Excellentes compétences organisationnelles
  • Compétences multitâches et de gestion du temps
  • Attitude du service à la clientèle
  • Diplôme d'études secondaires; certification supplémentaire en gestion de bureau est un plus
  • Bilinguisme, français et anglais, oral et écrit (anglais fonctionnel)

Aptitudes et compétences :

· Fort en communications, relations interpersonnelles, approche clients et posséder un excellent sens de la collaboration ainsi qu’un très bon esprit d’équipe;

· Capacité à travailler sous pression, sens développer de l’organisation et facilité de gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément. Bonne capacité d’adaptation;

· Reconnue pour son sens d’autonomie ainsi que pour son bon discernement et sens de diplomatie/tact;

· Compétences en matière de résolution de problèmes et rôle-conseil;

· Être discret et capable de gérer l’information en toute confidentialité.

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Avantages :

  • Assurance Dentaire
  • Assurance Invalidité
  • Assurance Maladie Complémentaire
  • Assurance Vie
  • Assurance Vision
  • Événements d'Entreprise
  • Programme d'Aide aux Employés
  • REER Collectif
  • Stationnement sur place
  • Tenue Décontractée

Horaire :

  • 8 Heures
  • Du Lundi au Vendredi

Expérience:

  • adjointe à la direction: 1 an (Souhaité)

Langue:

  • Anglais (Souhaité)