Réceptionniste – Adjoint administratif

Constructions HDF - Ville de Québec, QC (il y a 11 mois)

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Nom du supérieur immédiat : Directeur général

Sommaire de la fonction

L’adjointe administrative effectue des tâches administratives quotidiennes et fournit un support aux gestionnaires en place.

Description des tâches
Assure la réception des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs et doit être en mesure de répondre aux demandes rapidement;
Tiens à jour l’agenda électronique générale et attribue les rendez-vous;
Gère les services administratifs relatifs à la vérification de l’inventaire et aux commandes de matériel et fournitures en s’assurant d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans les délais requis;
Rédige divers documents, lettres et rapports demandés par les membres de l’équipe;
Participe à l’élaboration de politiques de gestion interne et procède à la mise à jour de différents documents;
Effectue le classement de façon régulière;
Demeure informée des activités opérationnelles de l’entreprise et assure la transmission de l’information pertinente;
Recevoir, trier et faire le suivi du courrier, des courriels, des messages téléphoniques et des commandes;
Programme le système téléphonique et s’assurer de son bon fonctionnement;
Effectue toutes autres tâches connexes demandées par la direction.
Conditions de travail
Heures de travail en haute saison : 40 h;
Heures de travail en basse saison : 35 h;
Horaire de travail en haute saison : Du lundi au vendredi de 8h à 17h;
Horaire de travail en basse saison : Du lundi au jeudi de 8h à 17h et vendredi de 8h à 12h;
Heure du dîner : 12h à 13h;
Assurance collective;
Formations offertes au besoin.
Formation et expérience requise
DEP (Diplôme d’études professionnelles) en secrétariat et en comptabilité;
L’équivalent en expérience et en formation pourra être considéré;
1-2 années d’expérience dans un poste similaire.
Compétences et qualités recherchées
Maîtrise des logiciels de la suite Office et Acomba construction;
Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
Maîtrise de la langue anglaise (un atout);
Minutie, précision et souci du détail;
Capacité à résoudre des problèmes;
Débrouillardise et esprit d’initiative;
Tact et diplomatie;
Honnêteté et discrétion;
Sens des responsabilités et de l’organisation;
Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite;
Leadership, dynamisme et esprit d’équipe.