Adjoint(e) administratif(ve), services aux membres et partenariats

Association des médecins vétérinaires du Québec (AMVQ) - Laval, QC (il y a 30+ jours)

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SOMMAIRE

Relevant de la Direction générale, le titulaire du poste assiste cette dernière et l’équipe administrative dans la gestion du service aux membres et dans la gestion des partenariats. Il offre aussi un soutien administratif au personnel du bureau et il gère les inventaires de matériel. De plus, il collabore lors des colloques et du congrès annuel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Assurer le service aux membres (30%)

  • Répondre aux appels et aux courriels des membres.
  • Mettre à jour les bases de données, pour les envois électroniques et postaux, aux membres.
  • Assurer l’aide technique aux membres lors de colloques.

Assister la direction générale dans la gestion des partenariats (30%) (Congrès annuel, Colloques, Magazine Le Rapporteur, toutes autres visibilités AMVQ)

Gérer les ententes de partenariats de l’Association.

  • Acheminer la documentation aux partenaires lors de la période de sollicitation.
  • Créer et envoyer les formulaires de réservation pour les partenariats.
  • Créer le Calendrier de production de matériel lié aux ententes partenaires.
  • Gérer la facturation des partenaires.
  • Produire des rapports de revenus de partenariats.
  • Récupérer le matériel partenaires requis (logos, publicités, textes…).
  • Répondre aux demandes des partenaires, et ce, dans un délai de moins de 48 heures.
  • Créer, annuellement, un cartable avec toutes les ententes partenaires et en assurer sa disponibilité lors du congrès annuel et des colloques.
  • Créer un plan pour le Salon des exposants, en collaboration avec la Direction générale.
  • Créer les passeports pour la Chasse aux produits vedettes.
  • S’assurer du respect des ententes lors de la production de matériel partenaires.
  • Créer un horaire de montage et de démontage pour le Salon des partenaires lors du congrès, préparer les documents requis et les remettre aux partenaires.
  • Gérer les PUB VET. Sélectionner les publicités pour le concours. Déterminer les gagnants et produire le matériel requis.
  • Collaborer avec les différents fournisseurs afin de satisfaire aux ententes partenaires.

Assurer un soutien au personnel du bureau administratif (30%)

  • Créer, en collaboration avec la direction générale, le Guide des partenariats annuel.
  • Créer, en collaboration avec la direction générale, le Cahier de cotisation annuel.
  • Créer, en collaboration avec la coordonnatrice des événements, le Cahier de notes du Congrès annuel.
  • Demander des soumissions pour la création de matériel.
  • Créer les listes et les étiquettes pour les envois aux membres et aux partenaires.

> * Gérer les envois de matériel et du Rapporteur, destinés aux membres et aux partenaires.

  • Commander les prix (plaques ou trophées) à remettre lors d’événements reconnaissance.

Collaborer lors du congrès annuel et des colloques (5%)

Accomplir toutes autres tâches connexes (5%)

PROFIL RECHERCHÉ

QUALIFICATIONS

  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat, bureautique ou autre formation jugée pertinente.
  • Expérience minimale de trois années dans des fonctions similaires (en milieu associatif, un atout).
  • Très bonne connaissance de la langue française (oral et écrit).
  • Bonne connaissance de la langue anglaise (oral et écrit).
  • Facilité de rédaction.
  • Très bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Adobe).
  • Connaissance de Survey Monkey (un atout).

Connaissance de la base de données Yapla (un atout).

  • Connaissance du logiciel de comptabilité SAGE (un atout).

APTITUDES ET CAPACITÉS

  • Faire preuve de beaucoup de rigueur, de professionnalisme et d’autonomie.
  • Offrir un excellent service à la clientèle.
  • Démontrer une très bonne capacité d’organisation et de priorisation.
  • Gérer rigoureusement les budgets et les échéanciers.
  • Démontrer d’excellentes habiletés interpersonnelles, capacité à travailler en équipe avec différents types de personnalités et grande capacité à s’adapter aux changements.
  • Détenir un permis de conduire du Québec valide et être disponible pour voyager occasionnellement.
  • Être disponible les soirs et les fins de semaine à l’occasion.

Type d'emploi : Temps Plein

Expérience:

  • Base de données Yapla: 1 an (Souhaité)
  • administration: 3 ans (Souhaité)
  • connaissance Survey Monkey: 1 an (Souhaité)
  • Sage: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • DEC (Souhaité)

Langue:

  • Bonne connaissance anglais oral et écrit (Requis)