Receptionist – Administrative Clerk

Lallemand - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Main functions

Reporting to the Customer Service and Logistics Supervisor, the Receptionist – Administrative Clerk is mainly responsible of greeting visitors, answering incoming calls and providing AN administrative support to different sectors.

Answer and transfer incoming calls;
Welcome visitors and have them complete the register;
Enter various data in Excel;
Prepare different documents;
Classify and photocopy documents;
Distribute internal and external mail;
Manage the reception of faxes and distribute them to the concerned person;
Manage the inventory of office supplies and place orders with suppliers;
Manage the service of coffee, bottled of water and vending machine;
Proceed to shipments of small packages (UPS);
Participate in the analysis and confirmation of orders;
Place orders, collect proofs of delivery and invoices to have them approved and transmitted to the department concerned;
Be a support for the different services in various administrative tasks;
All other related tasks.
Technical skills
Required
Hold a professional or college diploma in secretarial or office administration;
Have at least two (2) years of experience in a receptionist or administrative support position;
Excellent oral and written communication skills, in both French and English;
Good computer skills (Excel, Word).
Personal skills
Required
Excellent customer service;
Discretion, autonomy, thoroughness and attention to detail.
Organization

Lallemand is a privately held Canadian company, founded at the end of the 19th century, specializing in the development, production and marketing of yeasts and bacteria. The company is comprised of 11 major business units, each focused on specific applications of yeast and bacteria, with activities throughout worldwide. Administrative offices for the parent company are in Montreal, Canada. Today, Lallemand employs more than 4000 people working across more than 45 countries, on 5 continents.

Lallemand Health Solutions specializes in the production of probiotics intended to serve the agri-food, parapharmaceutical, and pharmaceutical industries. With its manufacturing processes adhering to the highest standards of quality, the company provides probiotic strains that help millions of people improve their health and well-being. On top of its extensive portfolio of ready-to-use probiotics (Lacidofil®, Probiokid®, Probio’Stick®, Protecflor®), the Health Solutions branch also tailor-makes unique formulas to respond to clients’ unique needs. This process employs the Harmonium, Lafti®, or Rosell® strains. The Lallemand Health Solutions team enjoys a stellar reputation, as one of the only companies that is authorized to produce the S.boulardii strain. Whether in North America, Europe, or Asia, your next pro-fessional challenge awaits you at Lallemand!

Réceptionniste – Commis administratif
Principales fonctions

Relevant du superviseur, service clientèle et logistique, le ou la réceptionniste – commis administratif est responsable d’accueillir les visiteurs, de traiter les appels entrants et de fournir un support administratif à différents secteurs.

Répondre et transférer les appels entrants;
Accueillir les visiteurs et faire compléter le registre des visiteurs;
Effectuer divers entrées de données dans Excel;
Effectuer la mise en page de différents documents;
Effectuer le classement et les photocopies;
Gérer la distribution du courrier interne et les envois de courrier à l’externe;
Gérer les réceptions de télécopies et les distribuer aux personnes concernées;
Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et placer les commandes auprès des fournisseurs;
Assurer le suivi du service de café, d’eau embouteillé et de machine distributrice;
Procéder à l’envoi des petits colis d’expédition;
Participer à l’analyse et à la confirmation des commandes;
Passer des commandes, réunir les preuves de livraison et les factures pour les faire approuver et les transmettre au service concerné;
Soutenir les différents services dans divers tâches administratives;
Toutes autres tâches connexes.
Compétences techniques
Required
Titulaire d’un diplôme professionnel ou collégial en secrétariat ou en bureautique;
Posséder au moins deux (2) ans d’expérience dans un poste de réceptionniste ou de soutien administratif;
Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, en français comme en anglais;
Bonnes aptitudes informatiques (Excel, Word).
Qualités personnelles
Required
Excellent service à la clientèle;
Discrétion, autonomie, minutie et souci du détail.
Organisation

Lallemand is a privately held Canadian company, founded at the end of the 19th century, specializing in the development, production and marketing of yeasts and bacteria. The company is comprised of 11 major business units, each focused on specific applications of yeast and bacteria, with activities throughout worldwide. Administrative offices for the parent company are in Montreal, Canada. Today, Lallemand employs more than 4000 people working across more than 45 countries, on 5 continents.

Lallemand Solutions Santé se spécialise dans la production de probiotiques destinés aux industries agroalimentaires, parapharmaceutiques et pharmaceutiques. Avec ses processus de fabrication répondant aux meilleures normes de qualité, elle est en mesure de fournir des souches probiotiques qui contribuent à la santé et au bien-être de millions de personnes. En plus d’offrir une gamme complète de formules probiotiques prêtes à l’emploi (Lacidofil®, Probiokid®, Probio’Stick®, Protecflor®), cette unité d’affaires conçoit des formulations sur mesure pour répondre aux besoins de ses clients, avec ses souches Harmonium, Lafti® ou Rosell®. L’équipe de Lallemand Solutions Santé jouit d’une excellente réputation, étant l’une des seules à pouvoir produire la souche S.boulardii. Que ce soit en Amérique du Nord, en Europe ou en Asie, votre prochain défi s’y trouve peut-être!