Secrétaire-réceptionniste

Conseil du patronat du québec - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Le CPQ est à la recherche d'une personne qui saura compléter son équipe! Le service à la clientèle est votre priorité? Vous aimez supporter vos co-équipiers? Vous recherchez une équipe dynamique? Venez nous rencontrer !

Qui est le CPQ?

Regroupant les employeurs ayant des activités au Québec ainsi que leurs associations sectorielles, le CPQ intervient auprès des pouvoirs publics, des agents de la vie économique et de l’opinion publique, afin de promouvoir un environnement d’affaires qui soit propice à la prospérité et à un développement économique responsable.

Il contribue concrètement, par la crédibilité et l’efficacité de ses interventions et par son approche favorisant un dialogue social constructif, à la croissance et aux succès de ses membres, ainsi qu’à une meilleure compréhension du milieu des affaires et des enjeux touchant les entreprises. Le CPQ aspire à un Québec à la prospérité économique enviable et inclusive.

Pourquoi travailler au CPQ ? :

  • Dynamisme et crédibilité de l’organisation
  • Culture de l’organisation axée sur la communication, la collaboration et le respect mutuel
  • Conditions de travail et avantages sociaux concurrentiels (horaire d’été, journées fériées bonifiées, assurances collectives, régime de retraite)

Description générale de la fonction :

Le titulaire du poste assurera l’accueil des visiteurs et le traitement des appels, de même qu’il fournira un support aux différents besoins administratifs de l’équipe.

Volet secrétariat :

  • Assister tous les départements dans les besoins administratifs
  • Produire, mettre en page ou réviser tous documents, correspondance, présentations, rapports et autres documents connexes
  • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions
  • Organiser les voyages et faire des réservations au besoin
  • Responsable de la gestion du système téléphonique (téléphones de bureau et cellulaires), de l’inventaire, des nouvelles commandes selon les besoins et du lien avec le fournisseur de service
  • Responsable de la gestion des équipements informatiques et audio-vidéo (ordinateurs, imprimantes, scan, Teams, conférences audio, etc.), de l’inventaire, des nouvelles commandes selon les besoins et du lien avec le fournisseur de service EXO.

Volet réception :

  • Accueillir les visiteurs
  • Gérer le courrier postal (envois postaux et distribution du courrier)
  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
  • Préparer les salles de conférence selon les besoins opérationnels et en gérer le calendrier de réservations
  • Assurer les commandes, la réception et la qualité des services de traiteurs
  • Responsable de la cuisinette : inventaire et entretien
  • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et faire les commandes nécessaires
  • Tenir à jour la liste téléphonique et l’inventaire des cartes d’affaire

Compétence et expérience requise :

  • Formation dans une discipline connexe (bureautique, secrétariat, comptabilité)
  • Expérience pertinente reliée aux fonctions
  • Expérience dans la gestion d’un système téléphonique IP un atout
  • Maîtrise de la langue française
  • Bonne connaissance de la langue anglaise
  • Très bonne connaissance des logiciels Word et Power Point et maîtrise de Excel
  • Grand souci du service à la clientèle
  • Autonomie, sens de l’initiative et de l’organisation et capacité à prioriser

Nous vous demandons de faire parvenir par courriel votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivations au plus tard le 5 mars 2020. Seuls les candidats invités à participer au processus de sélection seront contactés.

Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Type d'emploi : Permanent