Coordonnateur(trice) administratif(ive)

Collèges et instituts Canada - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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Description

Titre : Coordonnateur(trice) administratif(ive)
Statut de l’emploi : Temps plein
Classification : PS I
Supervision : Gestionnaire des opérations, Caraïbes et Afrique anglophone (YAW–K–TVET)
Division : Partenariats internationaux
Échelle salariale : 50 961 $ à 62 370 $
Date d’affichage : le 14 janvier 2020
Date de clôture : le 22 janvier 2020
Numéro de concours : 2020-02

Résumé des fonctions
Travaillant sous la supervision du gestionnaire des opérations, le/la coordonnateur(trice)administratif(ive) aura pour responsabilité de fournir des services de soutien effectifs et efficaces à ce dernier de même qu’au conseiller technique principal basé à Ottawa (CTP) et au personnel travaillant au projet. Il apportera son soutien à la mise en place du projet YAW-K-TVET, à sa planification et à sa réalisation, notamment à la préparation de plans de travail, de budgets, d’activités de recherche, à la rédaction de rapports et de documents d’information et à la préparation d’exposés, et il s’occupera de coordonner le travail au quotidien. Les démarches associées à l’obtention d’assurances-voyage et autre documentation requise par le personnel, les consultants et les employés des collèges et instituts travaillant au projet YAW-K-TVET font partie intégrante des fonctions de ce poste.

Principales responsabilités

Le coordonnateur administratif devra :
  • Apporter son soutien aux gestionnaires, au CTP et à l’équipe du projet pour l’organisation de réunions, d’ateliers et de conférences, y compris pour leurs préparatifs de voyage, les itinéraires, les ordres du jour, la préparation de comptes rendus de réunion et de rapports;
  • Leur apporter un soutien administratif pour la préparation de rapports, d’études, la correspondance, l’établissement des contrats et autres documents;
  • Les aider à mettre en forme les plans annuels de travail, les budgets, les rapports, les documents de base (modèle logique, cadre d’évaluation du rendement et inventaire des risques), les manuels et les guides, le matériel pédagogique associé aux ateliers et autre documentation, le cas échéant;
  • Aider à la préparation des rapports financiers et des rapports récapitulatifs en vue de leur approbation finale par le service des finances et le gestionnaire;
  • Travailler avec l’agent financier du YAW-K-TVET à la justification des comptes et au règlement des problèmes ou anomalies éventuels concernant les finances;
  • Aider à la préparation et à la vérification des rapports de frais;
  • Communiquer avec les collèges et leur fournir des renseignements au besoin;
  • Aider à la préparation de documents pour leur traitement financier, les budgets, les déclarations, les réclamations et les rapports financiers;
  • Fournir un soutien technique à la préparation de documents ainsi qu’un soutien pour le graphisme;
  • Aider à la préparation d’ébauches de contrat avec les collèges et à leur mise en page;
  • Aider à la mise en page et à l’actualisation des manuels et des modèles de travail;
  • Réaliser d’autres tâches susceptibles de lui être assignées de temps à autre.
Exigences minimales
Études et expériences
  • Être titulaire d’un diplôme d’études postsecondaires ou détenir une combinaison équivalente de niveau d’éducation et d’expérience pertinents;
  • Avoir un minimum de deux années d’expérience de travail de bureau, incluant la gestion de bases de données et les recherches sur Internet.
Qualifications
  • Bonnes aptitudes à la communication, à l’organisation et aux relations interpersonnelles;
  • Connaissance des processus financiers et comptables;
  • Capacité confirmée à utiliser les divers logiciels de la suite Microsoft Office (niveau intermédiaire dans l’utilisation d’Excel).
Compétences de Base
Souplesse : Nous prospérons dans des environnements complexes qui requièrent de la polyvalence et de l’agilité et nous anticipons et prenons action de façon rapide et avec ingéniosité.

Inspirer les Autres : Nous motivons les autres à aspirer pour l’excellence, et s’engager dans la poursuite d’objectifs communs, créant ainsi un sens d’auto-efficacité, de résilience et de persistance chez les autres.

Intégrité : Nous traitons les autres de façon juste et respectueuse et nous promouvons l’intégrité de l’organisation et des relations de confiance avec nos membres et autres parties concernées.

Atouts souhaitables
  • Bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit;
  • Connaissance du système canadien des collèges et des instituts;
  • Capacité d’apporter un soutien relativement au site Web;
  • Expérience de travail à l’étranger;
  • Connaissance du principe de gestion axée sur des résultats.
Les avantages
  • Régime d’assurances avantageux
  • REER collectif
  • Milieu de travail stimulant avec horaires flexibles
  • 4 semaines de vacances
  • Congés payés pendant le temps des Fêtes
  • Horaire d’été
  • Nombreux congés payés (congés de maladie, rendez-vous médicaux/dentaires, congés de maladie familiaux)
  • Perfectionnement professionnel
  • Abonnement à tarif réduit à un centre d’entraînement
Comment postuler
Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae et une lettre d’accompagnement à Kim Royer, gestionnaire, ressources humaines avant 16 h le 22 janvier 2020 à l’adresse : kroyer@collegesinstitutes.ca.

CICan est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’arrangements particuliers pour poser votre candidature.

Sur demande, CICan offre des mesures d’adaptation tout au long du processus d’embauche aux personnes handicapées qui postulent. Toute personne contactée dans le cadre du processus de sélection qui aurait besoin de mesures d’adaptation est priée de communiquer avec moi.

Merci à toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous ne contacterons toutefois que les personnes retenues pour une entrevue.