Adjoint(e) à l’administration

les éditions du passage - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Si cette offre vous intéresse, veuillez nous faire parvenir une lettre de motivation et votre curriculum vitæ. Les candidatures ne comportant pas de lettre de motivation ne seront pas prises en compte.

Description de l'entreprise

les éditions du passage sont une maison d'édition spécialisée en beaux-livres, poésie et récits. Situées à Montréal, les éditions du passage existent depuis 20 ans.

Description du poste

les éditions du passage sont à la recherche d’une personne débrouillarde et polyvalente à 35h / semaine pour combler le poste d’adjoint(e) à l’administration.

Cet emploi est un remplacement de congé maternité d’une durée d’un an à partir du mois d’août 2020, avec possibilité de prolongation à temps partiel par la suite.

Principales tâches et responsabilités :

1- Service à la clientèle (20%)

Répondre et gérer les appels téléphoniques et les courriels généraux.

Réceptionner, classer et redistribuer les manuscrits.

Coordonner l’envoi et la réception des contrats.

2- Administration (30%)

Rédiger des lettres et documents divers.

Procéder au catalogage et au dépôt légal de nos publications.

Préparer, collecter et entrer des données financières et administratives dans divers rapports.

3- Facturation et gestion des commandes et des inventaires (20%)

Traiter les commandes de livres.

Gérer la facturation et faire le suivi des consignations en cours.

Procéder à la codification des factures.

Gérer et suivre l’inventaire des livres.

4- Logistique (20%)

Préparer et gérer la réception et l’envoi de livres (incluant la manutention de boîtes de livres).

S’occuper des envois postaux et par messager.

Préparer le matériel pour nos évènements (stock de livres, accessoires, etc.).

5- Promotion (10%)

Mettre à jour le site internet.

Rédiger et envoyer les infolettres, invitations, certains documents promotionnels.

Coordonner la participation de la maison d’édition aux salons du livre.

Soumettre nos livres à des prix.

Assurer une présence ponctuelle à nos événements (lancements, salons du livre).

Assumer toute autre tâche connexe.

Compétences recherchées :

· Formation en administration et/ou expérience équivalente

· Expérience en coordination un atout

· Excellente maîtrise du français parlé et écrit

· Connaissance du milieu de l’édition et/ou sensibilité aux arts un atout

· Maîtrise de la suite Office 365 (Word, Excel, Outlook)

· Connaissance de la suite Adobe (Acrobat, Illustrator, Photoshop, InDesign) un atout

· Connaissance de Mailchimp un atout

Qualités requises :

· Excellent sens de l'organisation

· Capacité à bien gérer et planifier son temps

· Bonnes aptitudes communicationnelles

· Rigueur et autonomie

· Grande polyvalence et faculté d’adaptation

Entrée en fonction : août 2020.

Conditions salariales : à discuter.

Cette offre s’adresse aux candidats intéressés par l’administration et la logistique. Il ne s’agit pas d’un poste pouvant déboucher sur un emploi éditorial.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Selon l’évolution des mesures de confinement mises en place par le gouvernement, il est possible que l’entrée en poste se fasse en partie en télétravail et ce pour une durée indéterminée.

Industrie : Médias et communication

Date limite de candidature : 2020-06-16

Type d'emploi : Temps Plein, Temps Partiel, Temporaire