Adjoint(e) de direction

Caisse de dépôt et placement du Québec - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Job Description

Rôle

Relevant de la première vice-présidente, Affaires juridiques et secrétariat, le titulaire participe à la réalisation des objectifs d’affaires de la première vice-présidence Affaires juridiques et secrétariat. Il gère l’agenda, les courriels et les appels téléphoniques de la première vice-présidente et facilite ainsi l’organisation du travail. Il assure la gestion efficiente des priorités et dossiers de la première vice-présidente. Il prend pleinement en charge les activités reliées au soutien administratif avec courtoisie, discrétion et professionnalisme. Il effectue un suivi rigoureux des activités tout en favorisant la collaboration et le travail d’équipe. Il agit comme une personne-ressource auprès des différents intervenants internes et externes de la Caisse ainsi que des membres de l’équipe pour gérer adéquatement les priorités de la première vice-présidente.

Principales responsabilités

Développer et entretenir des relations courtoises et respectueuses, tant avec l’équipe, les partenaires internes qu’externes;
Gérer l’agenda, les courriels et les appels téléphoniques de la première vice-présidente en évaluant les priorités et en assurant le suivi auprès de celle-ci et des intervenants concernés;
Organiser efficacement la logistique de réunions et de comités, s’assurer que les dossiers sont complets et préparés à l’avance pour la première vice-présidente, obtenir l’information requise avant toute rencontre ou comité et assurer le suivi nécessaire par la suite afin de respecter les délais et les actions requises;
Organiser des réunions d’équipe, en préparer l’ordre du jour et produire les comptes rendus lorsque requis;
Effectuer le suivi administratif, le contrôle des échéanciers et le rappel des demandes effectuées auprès de l’équipe;
Contribuer activement à la préparation, à la révision et au montage de documents et de présentations;
Collaborer activement à la préparation et au suivi des budgets, prendre en charge le suivi des demandes de paiements et la préparation des bons de commande;
Offrir un soutien administratif à l’équipe des Affaires juridiques et travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes de la première vice-présidence;
Planifier et organiser les déplacements de la première vice-présidente ou des membres de son équipe en veillant aux diverses réservations dans le respect des politiques en vigueur;
Planifier et organiser les différentes rencontres externes de la première vice-présidente;
Préparer les comptes de dépenses et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur;
Au besoin, participer à la coordination et à la réalisation de projets d’équipe;
Accomplir toute autre tâche connexe confiée ou nécessitée par ses fonctions.

Exigences

Diplôme d’études collégiales, universitaire ou technique de secrétariat/bureautique;
Minimum de quinze (15) années d’expérience dans un rôle d’adjointe administrative dont au moins dix (10) années d’expérience en soutien à la haute direction;
Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;
Expérience dans une équipe juridique ou dans le secteur financier, un atout;
Excellente connaissance de langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
Parfaitement bilingue à l’oral et à l’écrit;
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office; SharePoint et Concur un atout;
Disponibilité et flexibilité des horaires de travail.

Compétences

Jugement et discrétion;
Tact et diplomatie;
Rigueur dans l’exécution de ses tâches;
Grande capacité à gérer les relations interpersonnelles;
Excellent sens de l’organisation, de la planification;
Souci de l'ordre et de la qualité;
Capacité à résoudre des problèmes;
Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
Tolérance au stress;
Sens de l'initiative;
Autonomie.

Only candidates selected for an interview will be contacted.

CDPQ offers equal employment opportunities to everyone. It encourages women, visible and ethnic minorities, aboriginal people and people with disabilities to apply. CDPQ is also committed to further incorporating diversity into the organization and making it a source of enrichment and pride for all its employees.

Use of the masculine in this document refers equally to both men and women.