Adjointe administrative et réceptionniste, Laval

exp - Laval, QC (il y a 30+ jours)

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**L'utilisation du genre féminin dans ce qui suit a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.**

En collaboration avec l'équipe de mécanique et électricité du bâtiment , l’adjointe) administrative fournit son support au bureau de Laval. Elle apporte ses connaissances et son expertise à l'équipe pour la réalisation de projet

Responsabilité

À la réception:
Recevoir les appels, les acheminer à la bonne personne ou noter et transmettre les messages pour que les retours d’appel se fassent rapidement;
Accueillir et diriger les visiteurs sur place;
Recevoir et distribuer le courrier (poste Canada, DICOM, Purolator, autres);
Accueillir les nouveaux employés et responsable de toute la logistique entourant leur entrée en poste;
Réunir les bons de commandes et les factures pour tous les achats et commandes de travail à des sous-traitants, les faire approuver et les transmettre au Service des comptes à payer;
Tenir un inventaire des fournitures de bureau et voir à renflouer les stocks au besoin;
Commande d'équipements de chantier (casques, vestes, lunettes de sécurité, etc.);
Tenir le registre et effectuer le suivi des commandes et attributions aux employés en équipement CNESST;
S’assurer que les salles de conférence sont toujours à l’ordre pour recevoir les gens en réunion;
Lorsque requis, passer les commandes pour les services de traiteur pour les réunions et les rencontres;
Voir à la bonne marche des équipements communs de la succursale (photocpieur, machine à café, etc.).

Assistance au projets:
Gérer les dossiers (ouvrir les dossiers, compléter les formulaires requis par le système de management de la qualité et obtenir les signatures requises);
Effectuer le suivi des dossiers et des documents à émettre aux clients (conformité, signatures, impressions, etc.), et ce, dans le respect des politiques, procédures et instructions de travail dictées par notre système de management de la qualité et, s’il y a lieu, selon les exigences particulières du client;
Recevoir, classer et effectuer le suivi des intrants/extrants;
Maintenir à jour la liste des dossiers actifs et passifs;
En utilisant le logiciel approprié, effectuer ou coordonner la saisie, la révision et la correction des documents techniques liés aux projets;
Rédiger des lettres et des courriels pour correspondances administratives;
Préparer des présentations à l’aide de PowerPoint;
Toutes autres tâches connexes.

Exigences

Qualités professionnelles :
Vous possédez une année d’expérience dans un poste similaire.
Vous maîtrisez la suite Office 2016 (Word, Excel et Outlook).
Vous maîtrisez la langue française à l’oral et à l’écrit.
Votre maîtrise de la langue anglaise est un atout certain.
Vous êtes organisée et fiable, et vous démontrez une très grande précision dans l’exécution de vos tâches.
Vous êtes reconnue pour votre grande capacité d’apprentissage.
Vous êtes d’une discrétion exemplaire.

Qualités relationnelles :
Vous communiquez clairement, avec tact et efficacité.
Vous démontrez une grande capacité à travailler en équipe.
Vous collaborez en tout temps avec vos collègues du soutien administratif des autres départements.

Qualités personnelles :
Vous êtes une personne responsable, débrouillarde et organisée, orientée vers les résultats, en mesure de travailler sous pression, dans un environnement où la supervision est minime.
Vous vous adaptez facilement aux différentes personnalités de vos collègues et aux situations rencontrées.
Les Services EXP inc. est fière de souscrire au principe de l'équité en matière d'emploi et de garantir l'égalité d'accès à tous, sans égard à la race, à la couleur de peau, aux croyances religieuses, au sexe, à l'âge, à la nationalité d’origine, au statut de vétéran, aux handicaps, aux informations ou tests génétiques, aux nécessités de congés pour raisons médicales ou familiales, à l’orientation, l’identité ou l’expression sexuelles.

Quiconque exprimant des besoins d’adaptation spécifiques peut communiquer à l’adresse de courriel hrsupport@exp.com et nous nous assurerons de répondre à vos besoins de la façon la plus appropriée possible, en fonction de vos besoins.

Ce qu’EXP peut vous offrir

Avec pour mission de comprendre, innover, collaborer et réaliser, EXP fournit des services-conseils et des services complets d’ingénierie, d’architecture et de conception destinés aux milieux bâtis et naturels du monde entier. L’héritage professionnel d’EXP remonte à 1906, année marquant le début des activités d’ingénierie des infrastructures de la plus ancienne de ses sociétés patrimoniales.

Aujourd’hui, les quelque 3 000 professionnels d’EXP travaillant depuis les quatre coins de l’Amérique du Nord mettent à contribution leur passion et leur expertise pour assurer la réussite de projets à travers le monde.

Nous vous promettons une carrière remplie de défis stimulants dans un milieu de travail positif et dynamique, et ce n'est pas une promesse que nous prenons à la légère.

Pour obtenir de plus amples renseignements, visitez www.exp.com .