Adjoint administratif de direction

Bank of Canada - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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Tenez un rôle central
La Banque du Canada s’est donné comme vision d’être une banque centrale influente – dynamique, engagée et digne de confiance – mobilisée pour un Canada meilleur. Aucun autre employeur ne vous offrira l’occasion d’œuvrer au cœur même de l’économie canadienne, au sein d’une organisation diversifiée et inclusive dont le travail a une incidence considérable sur le bien-être économique et financier des Canadiens. En tant qu’institution qui aspire à réinventer le rôle de la banque centrale, à renouveler ses façons de faire et à renforcer une culture d’innovation, la Banque vous proposera des défis stimulants et vous incitera à exceller.

Description du poste
Cette affiche servira à combler plusieurs postes d'adjoints administratifs de direction dans divers départements de la Banque du Canada tout au long de l'année.

Travaillant dans un environnement dynamique, vous offrirez des services administratifs et de soutien complets au personnel du département. Vous serez en outre responsable de la prestation d’une vaste gamme de services de soutien à la gestion de bureau et de certains services de soutien opérationnel pour le compte du département.

Vos futures responsabilités
Vous serez appelé à gérer la boîte de réception et le programme d’activités de cadres supérieurs et à établir l’ordre des priorités, à planifier et à vérifier les rendez-vous, à dresser des ordres du jour, à consigner des procès-verbaux et à contribuer à la rédaction de documents d’information pour des réunions (y compris l’impression et le regroupement de documents électroniques). Vous prêterez main-forte aux leaders auxquels vous fournissez un soutien en assurant le suivi des échéances (soit par l’ajout de rappels dans leur agenda, en portant la question à leur attention lors des entretiens individuels réguliers ou en réservant du temps dans leur programme d’activités pour mener à bien un projet). De plus, vous serez chargé d’organiser les déplacements des cadres et de faciliter leurs démarches de demande de remboursement de frais. À l’occasion, vous offrirez un soutien lors des réunions en aidant les participants à utiliser Skype et les technologies de vidéoconférence ainsi qu’en commandant des rafraîchissements auprès des traiteurs et apporterez votre aide aux nouveaux employés lors de leur arrivée au département. Vous pouvez également être appelé à prendre en charge le processus d'intégration ou de départ des employés.

Vous prendrez les devants en vue d’améliorer l’efficience et l’efficacité du bureau, notamment en proposant des améliorations, en rédigeant des procédures ainsi qu’en reformatant et en convertissant des documents et en assurant l’approvisionnement en articles de papeterie. En tant que concepteur d’idées novatrices, vous participerez aux projets départementaux et formulerez des suggestions visant à améliorer les processus. Enfin, vous serez également responsable de la tenue à jour et de l’actualisation des systèmes de classement et de gestion de données du département.

Vos études et votre expérience

un certificat/diplôme en administration ou un diplôme d’études secondaires et au moins deux années complètes d’expérience récente dans le domaine du soutien administratif

ou

une combinaison équivalente de formation et d’expérience pourra être prise en compte

Atout

connaissance pratique de l’application SharePoint de Microsoft

Vos connaissances et compétences
Nous recherchons un solide joueur d’équipe désireux de participer activement à l’atteinte des objectifs de l’équipe, capable de planifier et d’organiser les tâches, d’aller au-devant des besoins et de s’adapter aux exigences des clients, de demander des éclaircissements lorsqu’il le faut et de réagir rapidement au changement. Vous faites preuve d’un souci constant du détail et veillez à assurer un travail de qualité. Vous avez des connaissances de niveau intermédiaire des logiciels de la suite Microsoft Office, y compris Outlook, Visio, Excel, Word et PowerPoint, et vous maîtrisez les procédures administratives et les politiques connexes. Vous savez aussi suivre les processus et procédures applicables à l’information et aux documents protégés et confidentiels. En outre, vous avez une bonne maîtrise de la communication orale et écrite et êtes capable de rédiger de courts documents avec clarté dans le respect des règles de grammaire, ainsi que de communiquer des messages simples avec tact. Le candidat idéal fait preuve d’ouverture et de souplesse, et n’hésite pas à prendre l’initiative afin d’anticiper les obstacles, par exemple en gérant les exigences divergentes en établissant les priorités et en renégociant les échéances lorsque possible tout en veillant à la qualité du travail.

Exigence linguistique
Anglais et français essentiels (bilinguisme); une connaissance fonctionnelle de la deuxième langue officielle est le niveau minimum (niveaux 4) de départ. Des cours pourraient être fournis pour atteindre le niveau exigé, c.-à-d. une connaissance pleinement fonctionnelle (niveaux 5) de la deuxième langue officielle.

Ce que vous pouvez attendre de la Banque
Saisissez cette occasion unique de faire partie d’une équipe très performante au sein d’une grande organisation. La Banque offre un programme de rémunération et d’avantages sociaux concurrentiel conçu pour répondre à vos besoins à chaque étape de votre vie et de votre carrière.

Le salaire se situe généralement entre 50 700$ et 59 600$, (niveau de poste 12) selon les compétences et l’expérience du candidat retenu.
Selon votre rendement, vous pourriez recevoir une rémunération au rendement si vous répondez aux attentes avec succès (de 3 à 5 % de votre salaire de base) ou si vous les dépassez (7 % de votre salaire de base). Les employés qui fournissent un rendement exceptionnel dépassant largement les attentes peuvent être admissibles à une rémunération au rendement plus élevée.
Un programme complet d’avantages sociaux flexibles vous permet de choisir le niveau de protection qui correspond à vos besoins en matière de soins de santé et de soins dentaires.
Vous pouvez également acheter des jours de congé supplémentaires (maximum de cinq par année) qui s’ajoutent à vos congés annuels de base.
Vous aurez la possibilité de participer au régime de pension à prestations déterminées pleinement indexées après 24 mois de service consécutifs.

Pour en savoir plus sur les principaux avantages sociaux, veuillez consulter le site de la Banque, à l’adresse www.banqueducanada.ca/carrieres/travailler-banque/.

Renseignements supplémentaires

La priorité est donnée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.
Niveau de sécurité requis: Fiabilité
Aucune aide à la réinstallation ne sera fournie.

Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les vétérans, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à poser leur candidature à un poste et ne faisons aucune distinction fondée sur la race, l’origine ethnique, la religion, la déficience, l’orientation sexuelle ainsi que l’identité et l’expression sexuelles.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent un intérêt en soumettant leur candidature à ce poste; toutefois, la Banque communiquera uniquement avec celles retenues pour une entrevue.