Receptionist/Office Administrator/Réceptionniste/Administrateur de bureau

Maples Group - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Applications are invited by the Montreal office of the Maples Group for the position of

Receptionist/Office Administrator

who, under the supervision of the OM, will be responsible for all secretarial tasks and assisting the Operations team with general office tasks.

Key responsibilities will include, but will not be limited to:

Promptly answer all incoming calls to the switchboard and transferring calls as necessary;
Greet all visitors and clients, ensuring they are attended to as quickly as possible;
Record incoming couriers, local deliveries and cheques, etc., as necessary;
Organise outgoing mail and couriers;
Monitor the Operations email inbox and forwarding incoming emails, when required;
Open and distribute all incoming mail;
Secretarial and administrative tasks (including but not limited to printing, photocopying, scanning, faxing, preparing cover letters, etc);
Work alongside the operations administrator to ensure that meeting rooms are appropriately calendared and set up;
Assist with managing the conference room facilities and ensuring all client meetings are professionally organised;
Provide cover for any operations staff as needed from time to time (projects, events, absences etc.);
Assist operations administrator respond to staff with any stationary queries and requests received through the operations mailbox; and
Any other ad-hoc tasks as requested by the operations department.

Key Competencies & Experience:
The successful candidate will be able to demonstrate a commitment to acquiring new capabilities, constantly striving to improve performance;
He/she must act in accordance with legal, regulatory and internal risk management requirements, including complying with policies and procedures;
Key skills for this role include time management, problem-solving and the ability to grasp instructions quickly;
Highly developed communication skills and the ability to remain calm in demanding situations are essential to this role;
Fluency in English and French is required.

We offer a supportive environment, structured on a team basis. Salary will reflect qualifications and experience.

Qualified applicants should write, enclosing their CV, by e-mail to careers.usca@maples.com quoting reference: Montreal – Receptionist/Office Administrator.

For an explanation of why and how we handle your personal information, please refer to our Job Applicant Privacy Notice which can be found online at https://maples.com/privacy

Le bureau de Montréal de Maples Group lance un appel de candidatures pour le poste suivant :

Réceptionniste/Administrateur de bureau

qui, sous la supervision du directeur des opérations, sera responsable d’effectuer les tâches de secrétariat et d’assister l’équipe des opérations dans des tâches de bureau d’ordre général.

Les responsabilités principales comprennent, sans s’y limiter:

Répondre rapidement aux appels entrants dans le tableau de distribution et transférer les appels, si nécessaire;
Accueillir les visiteurs et les clients en s’assurant qu’ils reçoivent des services le plus rapidement possible;
Enregistrer le courrier, les livraisons locales et les chèques entrants, etc., si nécessaire;
Organiser l’envoi de courrier sortant; surveiller la boîte de réception de courriels des opérations et transférer les courriels entrants, lorsque requis;
Ouvrir et distribuer tout le courrier entrant;
Effectuer des tâches de secrétariat et d’administration (y compris, sans s’y limiter, l’impression, les photocopies, la numérisation, les télécopies, la rédaction de lettres de présentation, etc.);
Travailler en collaboration avec l’administrateur des opérations pour s’assurer que les salles de réunion sont réservées et préparées de façon appropriée;
Contribuer à la gestion des installations des salles de conférence et s’assurer que toutes les réunions de clients sont organisées de façon professionnelle;
Fournir un soutien au personnel des opérations à l’occasion, en fonction des besoins (projets, événements, absences, etc.);
Aider l’administrateur des opérations à répondre aux demandes reçues dans la boîte aux lettres des opérations;
Effectuer toute autre tâche demandée par le service des opérations.

Les compétences/l'expérience nécessaires:
Le candidat retenu démontrera son engagement à acquérir de nouvelles compétences, s’efforçant d’améliorer son rendement de façon continue;
Il ou elle doit se comporter conformément aux exigences légales, réglementaires et internes de la gestion des risques et respecter les politiques et les procédures;
Les compétences clés pour ce poste comprennent la gestion du temps, la résolution de problèmes et la capacité de comprendre des instructions rapidement;
D’excellentes compétences en communication et la capacité de demeurer calme dans des situations exigeantes sont essentielles pour occuper ce poste;
Maistrise de l’anglais et du français .

Nous offrons un environnement de travail favorable basé sur le travail en équipe. Le salaire reflétera les qualifications et l’expérience du candidat retenu.

Les candidats qualifiés doivent envoyer à l’adresse careers.usca@maples.com un courriel contenant leur CV et ayant pour objet : « Montréal – Réceptionniste/Administrateur de bureau ».

Pour connaître nos manières et raisons de traiter vos renseignements personnels, veuillez consulter notre Avis de confidentialité du candidat en ligne au https://maples.com/privacy