Commis de bureau / Office Clerk

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Commis de bureau

Lieu

Montréal, Québec

Description du poste

Faisant partie du département d’Administration, le coordinateur de bureau sera responsable d’accomplir diverses tâches administratives au soutien de divers départements de la compagnie.

Rôles et responsabilités

  • Remplacer la réceptionniste (durant ses pauses et son dîner, ses absences, ses vacances et autres moments lorsque nécessaire selon les besoins opérationnels).
  • Agit comme une ressource de support, de remplacement et de relève (« backup ») pour les autres membres de l’équipe du département d’administration lors des absences ou vacances tel que : Remplacement de l’assistante administrative de projet et plus particulièrement dans la prise des minutes lors des réunions; Remplacement de la Gestionnaire de bureau à diverse taches.
  • Procéder les feuilles de temps sur une base régulière et en alternance avec l’assistante administrative de projet.
  • Préparer les photocopies, effectuer le classement demandé.
  • Commander, ranger et distribuer les fournitures de bureau pour l’ensemble des employés du bureau de Montréal.
  • Préparer les réunions clients (café et lunchs).
  • Préparer le poste de travail avec les fournitures de bureau, les « Name tags » et documentations requises, pour les nouveaux employés.
  • Prendre les photos et préparer les cartes d’identités pour les nouveaux employés.
  • Tenir à jour le système des clés de bureau de Montréal.
  • Toutes autres tâches administratives au soutien de divers autres départements de la compagnie.

Compétences et aptitudes

  • Excellent service à la clientèle autant interne qu’externe.
  • Bonnes aptitudes à l’écoute.
  • Fait preuve de respect, d’intégrité et d’honnêteté.
  • Fait preuve de tact et de sensibilité.
  • Excellent sens de l’organisation et capacité d’établir ses priorités de travail.
  • Exécute les tâches qui lui sont confiées, dans les délais requis, de façon ordonné et avec un grand souci du détail.
  • Fait preuve d’initiatives, est orienté vers les résultats et est responsable de ses décisions.
  • Capable d’accomplir plusieurs tâches simultanément.
  • Habileté à modifier son emploi du temps en fonction de besoins opérationnels changeants.
  • Reste calme pendant les périodes de pointe.
  • Fait preuve d’autonomie, capable de travailler avec peu de supervision.
  • Excellent esprit d’équipe, aide et supporte ses collègues à l’atteinte de leurs objectifs.
  • Capacité d’accomplir plusieurs tâches.
  • Fait preuve de flexibilité.
  • S’ajuste de façon à répondre aux demandes de dernière minute et/ou dans un environnement changeant.
  • Honore les valeurs et les directives de l’entreprise.

Qualifications et expérience.

  • Diplôme d’étude secondaire complété.
  • 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif.
  • Bonnes connaissances informatique et de la suite Microsoft office (plus particulièrement Word et Excel).
  • Expérience dans la logistique, en particulier la prise de minutes.
  • Excellente aptitude à communiquer en Français et Anglais (parlé et écrit)

En tant qu’employeur, nous favorisons l’égalité des chances et nous nous engageons à promouvoir une représentation juste et équitable des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées et des minorités visibles.

**Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique; ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin.**

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Office clerk

Location

Montreal, Quebec

Job Description

As part of the Administration department, the office coordinator will be responsible to accomplish various administrative tasks in support of various departments of the company.

Roles and responsibilities

  • Replace the receptionist (during breaks and lunches, absences, vacations and other times as required by operational requirements).
  • Acts as a support, replacement and backup resource for other members of the Administration Department team during absences or holidays such as: Replacement of the project administrative assistant and more specifically in taking minutes at meetings; Replacement of the Office Manager to various tasks.
  • Proceed timesheets on a regular basis and alternately with the project administrative assistant.
  • Prepare photocopies and perform the classification requested.
  • Order, store and distribute office supplies for all employees in the Montreal office.
  • Prepare customer meetings (coffee and lunches).
  • Prepare the workstation with the required office supplies, nametags and documentation for new employees.
  • Take pictures and prepare identity cards for new employees.
  • Maintain the Montreal office key system.
  • All other administrative tasks in support of various other departments of the company.

Skills and Abilities

  • Excellent customer service both internally and externally.
  • Good listening skills.
  • Demonstrates respect, integrity and honesty.
  • Demonstrates tact and sensitivity.
  • Excellent organizational skills and ability to set work priorities.
  • Performs the tasks assigned to him / her in a timely manner, in an orderly manner and with great attention to detail.
  • Demonstrates initiative, is results-oriented and is accountable for his/her decisions.
  • Able to perform multiple tasks simultaneously.
  • Ability to modify his schedule according to changing operational needs.
  • Stay calm during peak periods.
  • Self-reliant and able to work with little supervision.
  • Excellent team spirit and helps and supports colleagues in achieving their goals.
  • Ability to multitask.
  • Flexibility.
  • Adjust to meet last-minute requests and / or changing environment.
  • Honor the values and guidelines of the company.

Qualifications and experiences

  • Completed high school diploma.
  • 3 to 5 years of experience in an administrative support role.
  • Good computer skills and of the Microsoft office suite (especially Word and Excel).
  • Experience in logistics, especially taking minutes.
  • Excellent communication skills in French and English (spoken and written).

As an employer, we promote equal opportunity and we are committed to promoting fair and equitable representation of women, Aboriginal people, persons with disabilities and visible minorities.

** In this document, terms used to refer to persons are taken in the generic sense; they have both a feminine and a masculine value. **

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Salaire : 38 585,00 $ /année

Expérience:

  • travail de bureau: 2 ans (Requis)