Secrétaire

Commission scolaire des Découvreurs - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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*2 remplacements à pourvoir, dont un congé de maternité d'une durée d'un an.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne salariée consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

  • Effectuer la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres;
  • Vérifier l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signaler les corrections à apporter;
  • Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et fournir des renseignements généraux;
  • Tenir à jour des dossiers et des registres et effectuer le classement des dossiers et des documents;
  • Prendre connaissance du courrier et le remettre aux destinataires;
  • Rédiger des accusés de réception, des lettres ou des notes simples;
  • Rechercher et recueillir des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance;
  • Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, effectuer des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel enseignant ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire, participer aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification, prêter et récupèrer des volumes, effectuer les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires;
  • Effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription;
  • Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison;
  • Utiliser le courrier électronique;
  • Effectuer, au besoin, des recherches sur Internet;
  • Apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun;
  • Initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires;
  • Accomplir toute autre tâche connexe.*

HORAIRE DE TRAVAIL*

  • 8h 00 à 16 h00 du lundi au vendredi

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

Scolarité et expérience

  • Être titulaire d’un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Exigences particulières

  • Posséder d’excellentes méthodes de travail et les usages propres à la tenue d’un secrétariat;
  • Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite;
  • Avoir une bonne maîtrise d’un logiciel de traitement de texte, tel Word;
  • Être capable d'utiliser adéquatement un chiffrier électronique, tel Excel;
  • Être capable d'utiliser adéquatement un navigateur Internet et son courrier électronique;
  • Avoir des aptitudes et de l'intérêt pour utiliser différents logiciels de bureautique et de gestion, tel SRAFP et autres;
  • Avoir une bonne capacité de communication, de l'aisance dans ses rapports avec le public, des habiletés sur le plan relationnel, une capacité de travailler en équipe et au service à la clientèle dans un environnement dynamique.*

Seront considérés comme des atouts*

  • Connaissance/expérience du milieu de l'éducation et des commissions scolaires
  • Connaissance/expérience au niveau légal

Les candidates et candidats devront avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2 ainsi qu’Excel niveau 1. Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Reference ID: 2019-12-13

Type d'emploi : Temps Plein, Occasionnel

Salaire : 20,55$ à 24,22$ /heure