Adjointe administrative des projet

Service Coordination For Persons With Special Need - Ottawa, ON (il y a 28 jours)

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Date d’affichage Vendredi 15 novembre 2019

Titre Adjointe/Adjoint administrative / projets

Statut Poste à durée déterminée – jusqu’au 31 mars 2020

Bilinguisme Essentiel

Lieu Ottawa

Date de clôture Vendredi le 6 décembre 2019

Service Coordination Soutien pour les personnes ayant une déficience intellectuelle (SCS) est un organisme bilingue à but non lucratif, géré par un conseil d’administration composé de bénévoles, qui travaille avec et pour les familles et les personnes ayant une déficience intellectuelle et leurs familles résidant dans la région d’Ottawa. SCS offre des services aux adultes et aux enfants en leur fournissant des renseignements, des services d’aiguillage et un soutien de gestion de cas. L’un des buts importants de l’organisme consiste à habiliter les personnes/familles à faire des choix éclairés concernant les soutiens qu’ils recherchent.

Objectif principal Relevant directement de la superviseure administrative, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif / projets est chargé de projets spéciaux et joue le rôle de soutien à l’équipe d’administration en accomplissant les tâches de réceptionniste et en assurant le soutien administratif à l’organisme.

Principales responsabilités

Projets :
Réorganiser le système de classement.
Aider la superviseure administrative quant à la gestion des archives.
Participer au projet de saisie de données.
Autres projets assignés par la superviseure administrative.

Réception :
Assurer les tâches de réception en recevant et en triant les appels téléphoniques entrants et les visites en personne et diriger les appels et les personnes en conséquence.
Communiquer l’information concernant l’organisme au grand public, aux clients et aux employés.
Protéger le bureau en suivant les procédures et en contrôlant l’accès, surveiller le registre et délivrer les laissez-passer aux visiteurs.
Surveiller les mouvements du personnel qui entre aux bureaux de l’organisme et qui en sort.
S’assurer que l’aire d’accueil, la salle des ressources et la salle de photocopie sont propres et organisées en tout temps.

Soutien administratif:
Assurer les fonctions de soutien administratif et de secrétariat d’ordre général comme le classement, les services de photocopie et de télécopie.
Travailler dans le cadre de projets administratifs assignés par la superviseure administrative comme la réorganisation du système de classement, la saisie de données, les archives, etc.
Participer à des projets spéciaux comme la production de matériel destiné à des envois en masse au besoin.
Surveiller et mettre à jour l’état des fournitures de bureau, en commandant des fournitures et en assurant que tous les employés sont informés de la date de commande et de livraison de fournitures de bureau.
Réserver différentes salles et organiser les salles de conférence pour des réunions sur demande. Aider à la préparation des réunions et des conférences des comités. Commander de la nourriture lors de la tenue de réunions au besoin.
Coordonner la réparation et l’entretien de l’équipement de bureau comme des photocopieurs.
Préparer le courrier sortant chaque jour ouvrable en assurant l’expédition et la manutention appropriées, recevoir et trier le courrier et les livraisons.
Rédiger des lettres et des procès-verbaux de réunions, aider à la préparation des présentations et des dossiers de réunions.
Assurer la relecture, la transcription et la correction de l’information provenant de lettres et de documents écrits à la main au besoin dans les deux langues officielles.
Veiller à ce que tous les meubles-classeurs du bureau soient verrouillés comme il se doit et déverrouillés au besoin.
Assurer diverses tâches de saisie de données au besoin.
Assurer d’autres tâches assignées.

Connaissances et compétences:
Détenir au minimum un diplôme collégial en administration de bureau ou en administration des affaires, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Posséder trois à cinq ans d’expérience de travail de bureau.
Excellentes habiletés de communications verbale et écrite en français comme en anglais et des compétences en rédaction d’affaires sont nécessaires.
Maîtrise de Microsoft Office Suite, y compris Word, Excel, PowerPoint, Outlook, feuilles de calcul électroniques et Internet aux fins de recherche.
Capacité de faire fonctionner : un télécopieur, l’équipement de photocopie, une machine à affranchir.
Bonne connaissance des principes et pratiques du service à la clientèle.
Volonté de travailler d’arrache-pied et d’apprendre continuellement.
Écoute active et compétences en résolution de problèmes.
Capacité de garder la confidentialité.
Capacité de suivre les directives et de travailler comme membre d’une équipe. Engagement à l’égard de l’éthique professionnelle, en travaillant en collaboration avec les bénéficiaires des services, les clients, les bénévoles et les partenaires internes et externes, tout en démontrant une solide orientation-client/bénéficiaires des services.
Autonomie et excellentes compétences en organisation et gestion du temps avec la capacité de gérer des priorités qui se chevauchent et de multiples domaines de responsabilité.
Capacité démontrée de tenir des dossiers complets et de maintenir un système de classement clair et organisé tout en gérant plusieurs projets. L’expérience

Compétences de base requises:
  • Collaboration.
  • Résolution créative de problèmes.
  • Promotion de l’autonomie auprès des autres.
  • Responsabilisation des gens.
  • Relations interpersonnelles et respect.
  • Autoperfectionnement.
  • Résilience.
  • Maîtrise de soi.
  • Souci du service à la clientèle.
  • Valeurs et éthique.
Conditions de travail:
Le travail s’effectue normalement dans un bureau standard. On peut s’attendre à des interruptions constantes; cependant, le travail est généralement planifié et les priorités assorties de délais sont établies d’avance.

Le candidat idéal sera une personne entreprenante qui possède d’excellentes habiletés interpersonnelles et qui travaille efficacement dans le cadre d’une équipe. Le candidat idéal est en mesure de demeurer en position debout pendant une longue période. Par ailleurs, le bon candidat est capable de soulever des boites d’un poids pouvant aller jusqu’à 30 livres. Les candidats qualifiés peuvent soumettre leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation indiquant le numéro de concours 2019 - 25 au plus tard le vendredi 6 décembre 2019 à 16 h 30 à la page Web Ressources humaines.

Mesures d’adaptation:
Service Coordination Soutien (SCS) dispose d’un processus d’adaptation et offre des mesures d’adaptation aux candidats et aux employés ayant des besoins particuliers. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation particulières, veuillez communiquer avec le conseiller en ressources humaines de SCS afin que vous puissiez accéder à ces mesures d’adaptation.

Bien que nous évaluions toutes les demandes, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue. Nous vous prions de ne pas envoyer de copies en double de votre CV.