Adjointe Administrative (Remplacement pour congé de maternité)

DRW Trading Group - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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DRW est une entreprise de négociation diversifiée qui repose sur la technologie. Nous négocions notre propre capital à nos propres risques dans un large éventail de classes, d’instruments et de stratégies d’actifs sur les marchés financiers du monde entier. Les marchés ont évolué depuis les 25 dernières années et DRW aussi – nous maximisons les occasions en incluant l’immobilier, les cryptomonnaies et le capital-risque. Nous comptons plus de 1000 employés répartis dans notre siège social de Chicago et dans nos bureaux internationaux. Nous collaborons dans le but de résoudre des problèmes complexes, de défier le consensus et de livrer des résultats significatifs. C’est un lieu de grandes attentes, de profonde curiosité et de collaboration éclairée.

Notre équipe NX sommes actuellement à la recherche d’un assistant administratif exceptionnel pour rejoinder son équipe pour un contrat de 18 mois. Cette personne coordonnera les événements spéciaux pour le département, assistera au besoin sur des projets spéciaux et fournira un soutien quotidien en matière de déplacements et d'administration à une cinquantaine de membres de l'équipe.

Responsabilités:
Coordonner les préparatifs de voyage (vols intérieurs / internationaux, hébergement, location de voitures, réservations de restaurants, etc.)
Préparer, valider et gérer les rapports de dépenses
Effectuer des tâches administratives liées aux opérations du département telles que; la recherche, la gestion de documents / bases de données et le classement.
Générer un calendrier hebdomadaire d'absence du bureau indiquant tous les voyages d'affaires, conférences et vacances
Approuver les congés
Gérer les calendriers et résoudre les conflits de planification
planifier et réserver des conférences d'équipe
Fournir un soutien aux conférences OKR
Réserver des formations et des conférences
Soutenir les autres membres de l’équipe administrative et les remplacer si nécessaire
Participer à la logistique des visiteurs (organisation du voyage, demandes de laissez-passer, places assises, salles de conférence, etc.).
Gérer les relations avec certains fournisseurs
Imprimer, numériser, classer des documents
Autres tâches / projets selon les besoins

Qualifications:
Expérience minimale de trois ans dans un rôle similaire
Qualités interpersonnelles supérieures et aptitude démontrée à établir des relations et à collaborer efficacement
Diplôme d'études collégiales (DEC) ou équivalent
Excellentes compétences de communication verbale et écrite
Connaissances informatiques: Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Capacité à gérer des informations hautement confidentielles
Axé sur les priorités avec des compétences avérées en matière d’anticipation, d’initiative et de gestion du temps, ainsi qu’une aptitude à respecter tous les délais.
Soucieux des détails
Capable de travailler dans un environnement très rapide avec un minimum de supervision
Adaptable et flexible, des heures supplémentaires pouvant être demandées

Points bonus pour:
Expérience avec des outils tels que; SAP Concur, Wrike, JIRA
Expérience antérieure dans la réservation de voyages et d’hébergements pour cadres et groupes

Pour plus d'informations sur les activités de traitement de DRW et sur l'utilisation que nous faisons des données des postulants, veuillez lire notre Politique de confidentialité ici https://drw.com/fr/politique-de-confidentialite/.

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