Programs Coordinator / Coordonnateur de programme

Fondation Brain Canada Foundation - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Programs Coordinator

The Organization

Brain Canada is a dynamic charitable foundation that designs and develops research programs and funds transformative brain research across Canada. Brain Canada raises funds to support brain research and stewards the Canada Brain Research Fund, an innovative private–public partnership supported by Health Canada and more than 100 partners and funders. Brain Canada promotes a “One Brain, One Community” approach that views the brain as a single interconnected system and fosters a stronger, more networked brain community across Canada. For more information, see braincanada.ca

Position Summary

In close collaboration with other staff, the Programs Coordinator contributes to the achievement of Brain Canada’s mission by assisting the Programs Team with the Future Leaders in Canadian Brain Research Grants Program. This will be a large funding competition that will be held on a yearly basis to support early-career investigators, with the objective to build Canada's pipeline of future leaders in brain research and a foundation of research excellence and innovation. Responsibilities may also include assisting on other Brain Canada programs in a similar capacity as needed, and time permitting. The Programs Coordinator position is located in Montreal, and will report to Brain Canada’s Program Managers.

Responsibilities

  • Provides day-to-day administration and coordination of research funding programs.
  • Assists with funding competitions through the administration of applications.
  • Works within the grants management system (SmartSimple) to input information, generate reports, monitor the system, assign tasks, and propose improvements.
  • Fields and directs external inquiries on program-related matters.
  • Organizes incoming reports from funded researchers and relays to appropriate Program Manager.
  • Updates and maintains program-related databases and spreadsheets.
  • Arranges meetings and teleconferences related to program activities.
  • Coordinates the storage and organization of program documents, and collection of data for reporting to Brain Canada, Health Canada, and funding partners.
  • Assists in the preparation of letters, documents, presentations, and other written materials as needed.
  • Maintains familiarity with the work of Program Team members in order to fill gaps temporarily, if needed.
  • Other duties as assigned.

Qualifications

  • Experience coordinating multiple projects (multi-tasking).
  • Bachelor’s or Master’s degree in neuroscience or a related field.
  • Experience working in an administrative capacity, preferably within a research organization.
  • Knowledge of the research funding process an asset.

Key Skills and Attitudes

  • Positive attitude and highly motivated team player;
  • Excellent organizational and problem-solving skills;
  • Diligent with excellent attention to detail;
  • Familiarity with spreadsheets (Excel), databases, online applications, web conferencing and office software;
  • Excellent interpersonal skills; able to deal calmly and effectively with dissatisfied individuals on occasion;
  • Excellent written and verbal communications skills;
  • Ability to effectively manage multiple tasks of varying complexities, meet tight deadlines, and work well under pressure;
  • Flexible and adaptable to changing priorities;
  • Available to work outside normal office hours as needed;

Priority will be given to candidates who have the ability to work in both official languages.

Brain Canada is an equal opportunity employer that offers a dynamic work environment and attractive compensation and benefits. To apply for an open position, please send your cover letter and resume to Brain Canada Foundation. We thank you for your interest in joining our team. That being said, only those selected for an interview will be contacted.

Candidates are encouraged to apply promptly as they will be considered on a rolling basis until the position is filled.

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Coordonnatuer de programme

La Fondation

La Fondation Brain Canada est un organisme de bienfaisance dynamique qui crée des programmes de recherche et finance la recherche transformatrice sur le cerveau partout au Canada. La Fondation recueille des fonds au profit de la recherche sur le cerveau et gère le Fonds canadien de recherche sur le cerveau, un partenariat public-privé innovateur appuyé par Santé Canada ainsi que plu d’une centaine de partenaires et de donateurs. Brain Canada prône une approche « un cerveau une communauté » qui perçoit le cerveau comme un système interconnecté et vise à resserrer les liens de la communauté intéressée par le cerveau. Pour de plus amples renseignements, visitez le site braincanada.ca.

Description du poste

De concert avec le personnel, le Coordonnateur de programme aide la Fondation Brain Canada à accomplir sa mission en secondant l’équipe de programmes à l’égard du Programme de subventions pour futurs leaders canadiens de la recherche sur le cerveau. Ce programme fera l’objet d’un vaste concours de financement annuel pour les chercheurs en début de carrière. Il a pour objectif de préparer la relève canadienne en recherche sur le cerveau, tout en favorisant l’excellence et l’innovation en recherche. Les tâches pourraient aussi inclure un soutien à d’autres programmes de la Fondation Brain Canada, le cas échéant, et si le temps le permet. Le titulaire du poste relève des Gestionnaires de programme et travaille à Montréal.

Responsabilités

  • Fournit des services administratifs et de coordination pour les programmes de financement de la recherche.
  • Aide à administrer les demandes dans le cadre des concours de financement.
  • Travaille avec le système de gestion des subventions (SmartSimple) : entrer des données, produire des rapports, surveiller le système, attribuer des tâches et proposer des améliorations.
  • Traite les demandes de renseignements externes.
  • Organise la réception des rapports à produire par les chercheurs subventionnés et les fait parvenir au Gestionnaire de programme approprié.
  • Met à jour et assure l’entretien des bases de données et documents relatifs aux programmes.
  • Organise les réunions et téléconférences relatives aux activités de programme.
  • Coordonne l’archivage et l’organisation documentaire des programmes, recueille les données pour la production des rapports à l’intention de la Fondation Brain Canada, de Santé Canada et des partenaires de financement.
  • Aide à la rédaction des lettres, documents, présentations et autres écrits au besoin.
  • Se tient au fait du travail des membres du personnel des programmes afin de leur prêter main-forte au besoin.
  • S’acquitte de toute autre tâche qui lui est affectée.

Qualifications

  • Expérience dans la coordination de projets multiples (gérer plusieurs tâches à la fois).
  • Baccalauréat ou maîtrise en neurosciences ou un domaine connexe.
  • Expérience de travail en administration, idéalement au sein d’un organisme de recherche.
  • Connaissance du processus d’octroi de subventions de recherche un atout.

Compétences et aptitudes

  • Attitude positive et motivée.
  • Excellentes aptitudes organisationnelles et de résolution de problèmes.
  • Diligence et grande méticulosité.
  • Maîtrise des feuilles de calcul (Excel), bases de données, systèmes de candidature en ligne, conférences en ligne et logiciels de bureau.
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles; capacité de faire face aux doléances et à l’insatisfaction occasionnelle avec calme et efficacité.
  • Excellentes aptitudes de communications écrites et orales.
  • Facilité à gérer plusieurs tâches à la fois et d’une complexité variable, à respecter des échéanciers serrés et à travailler sous pression.
  • Flexible et capable de s’adapter aux priorités changeantes.
  • Disponibilité pour travailler en dehors des heures de travail normales, au besoin.

Les candidats capables de travailler dans les deux langues officielles seront considérés en priorité.

La Fondation Brain Canada est un employeur appliquant les principes de l’égalité des chances qui offre un milieu de travail dynamique et une rémunération et des avantages compétitifs. Pour poser votre candidature, veuillez faire parvenir votre lettre de présentation et votre CV à la Fondation Brain Canada. Nous vous remercions pour l’intérêt que vous démontrez à vous joindre à notre équipe. Toutefois, seules les personnes dont la candidature a été retenue pour une entrevue seront contactées.

Nous encourageons les candidats à postuler sans délai, car les candidatures seront évaluées régulièrement jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Job Type: Full-time