Adjoint(e) exécutif(ive) / Executive Assistant

Syndicat Etudiant de l’Université d’Ottawa - University of Ottawa Students' Union - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

Postuler dès maintenant

Adjointe exécutive à la recherche et à l’éducation - Description du poste

Poste: Adjointe exécutive à la recherche et à l’éducation

Heures par semaine: 35 heures par semaine

Relevant du Commissaire à la Revendication et du directeur des services

Description du centre

Le Centre des droits étudiants est un service offert par le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) qui offre aide et conseils aux étudiantes et étudiants qui font face à des problèmes avec l’administration ou les services offerts par l’Université. Ces problèmes peuvent être reliés à une violation des droits de la personne ou des droits scolaires de la population étudiante. Le Centre offre des consultations individuelles et des services de représentation dans le cadre de centaines de dossiers par année. Le travail du Centre est soutenu et promu par de la recherche, des évènements, des initiatives éducatives, des projets spéciaux et des tâches administratives qui sont reliés aux dossiers gérés par le centre.

Description de l'emploi
*
L’adjointe exécutive à la recherche et à l’éducation soutient les activités du Centre en offrant un appui adminitratif, en élaborant des programmes d’éducation pour la population étudiante et en complètant de la recherche pour appuyer le mandat du Centre et son travail de dossier.

Responsabilités

  • Agir en tant que personnel de première ligne pour le Centre, accueillir les clients et clientes, s’occuper de prendre les rendez-vous, opérer un système de tri et référer les clients et clientes au bon représentant ou à la bonne représentante des droits étudiants et gérer le calendrier du Centre;
  • Enregistrer tous les dossiers clients dans la base de données et assurer l’accès aux données à jour en tout temps;
  • Aider avec les opérations quotidiennes du Centre : commande de matériel, gestion de l’environnement physique, gestion du courrier, etc.;
  • Développer et offrir des formations reliées à l’expertise du Centre dans le but d’instruire la population étudiante ou de l’équiper avec des compétences utiles;
  • Coordonner la planification de campagnes éducatives et d’évènements comme la Conférence sur l’accessibilité et la diversité (DAC) et la Foire des droits étudiants;
  • Faire de la recherche sur les questions d’ordre systémique affectant les étudiants à la demande des représentantes et des représentants des droits étudiants;

*

  • Actualiser ses connaissances des règlements de l’Université d’Ottawa, et avoir une compréhension viable des processus d’appel offerts aux étudiantes et aux étudiants;
  • Actualiser ses connaissances du système des droits de la personne de l’Ontario et des lois de celui-ci;
  • Rencontrer régulièrement les représentantes et les représentants des droits étudiants pour se familiariser avec les obstacles systémiques identifiés dans les dossiers;
  • Agir en tant que personne intermédiaire avec les différents bureaux administratifs de l’Université d’Ottawa comme le Bureau d’accès à l’information et de la protection de la vie privée;
  • Gérer les pages du Centre sur les médias sociaux et assurer le bon fonctionnement et la mise à jour du site web du Centre;
  • Représenter le Centre lors de toutes les occasions de réseautage, comme pendant la Semaine 101, par exemple;
  • Représenter le Centre lors des rencontres du SÉUO par exemple lors des réunions de tous les services;
  • Aider la direction dans le cadre des projets spéciaux tels que les publications spéciales, les actions directes, etc.;
  • Coordonner des formations pour le personnel du Centre tel qu’une formation sur les droits de la personne, un cours de sensibilisation à la santé mentale, etc.;
  • Maintenir et promouvoir la bonne réputation du CDÉ et du SÉUO
  • Exécuter d’autres tâches pertinentes.

Qualifications

  • Détenir un diplôme de premier cycle dans un domaine connexe;
  • Avoir d’excellentes capacités de communication orale et écrite en anglais et en français;
  • Avoir une connaissance du système et de la législation des droits de la personne de l’Ontario et des règlements de l’Université d’Ottawa un important atout;
  • Avoir un ferme engagement envers les droits étudiants et une compréhension claire de l’asymétrie du pouvoir auquel la population étudiante est confrontée;
  • Avoir de l’expérience en recherche;
  • Avoir de l’expérience avec la création, le développement et la mise en œuvre d’évènements et / ou de projets spéciaux;
  • Avoir de l’expérience en développement de campagnes ou de programmes éducatifs un atout;
  • Avoir conscience des questions d’équité qui affectent la population étudiante;
  • Avoir de très bonnes aptitudes interpersonnelles et la capacité de démontrer du professionnalisme;
  • Porter attention aux détails;
  • Faire preuve d’initiative et de créativité;
  • Avoir la capacité à travailler au sein d’une équipe;
  • Avoir la capacité à travailler indépendamment sans négliger de demander de l’aide au besoin;
  • Avoir la capacité à faire du réseautage et à établir des collaborations et des partenariats fructueux;
  • Maintain and promote a positive public image of the SRC and the UOSU;
  • Avoir complété une formation sur la prévention du suicide un atout.

*** Toute connaissance du SÉUO, de ses services, clubs, associations et activités est un atout.

Les candidat(e)s potentiel(le)s sont invité(e)s à soumettre une lettre de motivation, un curriculum vitae et une liste de trois (3) références avant 16h00 le 13 avril 2020. Seuls les candidat(e)s invité(e)s à un entretien seront contacté(e)s.

--------------------------------------------------------------------------------

Executive Assistant, Research and Education - Job Description

Position: Executive Assistant, Research and Education

Hours per week: 35 hours per week

Reporting to: Advocacy Commissioner and Director of Services

Centre Description

The Student Rights Centre is a service offered by the University of Ottawa Students’ Union (UOSU). It offers help and guidance to students at the University of Ottawa facing problems with the University’s administration and/or services. These problems can be related to a breach of a student’s human rights or academic rights. The Centre offers individual consultation and advocacy to hundred of students per year. The Centre’s work is supported and promoted by research, events, educational initiatives, special projects and administrative duties that tie in with case work.

Job Description

The Executive Assistant, Research and Education contributes to the Centre’s activities by providing adminitrative support, elaborating edcuational programs for students and by completing research that advances the Centre’s mandate and its case work.

Responsibilities

  • Act as front-line staff for the Centre, welcome clients, operate a triage system and refer clients to the appropriate Student Rights Advocate, book clients and manage the Centre’s calendar;
  • Complete data base entry for all client files and ensure up to date data is available at all times;
  • Assist with day-to-day operations of the Centre including supplies orders, managing the physical space, managing mail, etc.;
  • Create and deliver educational initiatives related to the Centre’s expertise with the goal of providing valuable skills and/or knowledge to the student population;
  • Coordinate the planning of educational campaigns and events such as the Diversity and Accessibility Conference (DAC) and the Know Your Rights Fair;
  • Conduct research into systemic issues relevant to the centre or as requested by student rights advocates;
  • Maintain up to date knowledge of the University of Ottawa academic and administrative regulations and develop a workable understanding of the appeals processes available to students on campus;
  • Maintain up to date knowledge of the Ontario Human Rights system and legislation;
  • Meet with Student Advocates on a regular basis to ensure familiarity with systemic barriers presented through case work;
  • Act as a liaison with various U of O administration offices such as the Freedom of Information and Protection of Privacy Office;
  • Maintain the Centre’s social media accounts and ensure website is functional and up to date;
  • Represent the Centre at all outreach opportunities such as tabling during 101 week;
  • Represent the Centre at SFUO meetings such as the All Services Meetings;
  • Assist the Director on special projects such as public reports, direct action etc.;
  • Coordinate various trainings for Centre staff such as human rights training, mental health awareness training etc.;
  • Perform other related duties

Qualifications

  • Undergraduate studies diploma in a related field;
  • Excellent written and oral communication skills in French and English;
  • Knowledge of the Ontario Human Rights Code, related legislation and University of Ottawa policies and procedures an important asset;
  • Strong commitment to student rights and a clear understanding of the asymmetry of power facing university students;
  • Experience conducting research;
  • Experience with event and/or special project creation, development and implementation;
  • Experience developing campaigns and/or educational initiatives an asset;
  • Awareness of equity issues affecting university students;
  • Very strong interpersonal skills and ability to demonstrate a professional attitude;
  • Ability to show attention to detail;
  • Ability to demonstrate initiative and creativity;
  • Ability to work in a team environment;
  • Ability to work independently and consult appropriately when needed;
  • Ability to network and establish fruitful collaborations and partnerships;
  • Applied Suicide Intervention Skills Training an asset.

*** Knowledge of the UOSU, its services, clubs, associations and activities is an asset

Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of three (3) references by 04:00 PM on April 13rd, 2020. Only applicants invited to interview will be contacted.

Job Type: Contract

Salary: $40,000.00 /year

Work remotely:

  • No