Agent(e) administratif(ve) classe 2

Sigmasanté - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Sous la supervision du chef de service des services administratifs, le titulaire du poste assiste une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Il accomplit un ensemble de travaux de secrétariat et d’administration selon des méthodes et procédures complexes établies ou qu’il modifie, selon les besoins. Il exerce, de façon principale et habituelle, des attribution relatives au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques, au secrétariat et à l’utilisation de la bureautique.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
À ce titre, le titulaire du poste doit :
PROFIL RECHERCHÉ

  • Accueillir, informer et orienter les visiteurs ;
  • Recevoir les appels téléphoniques, les acheminer et prendre les messages au besoin ;
  • Recevoir les soumissions et suivre la procédure à cet égard ;
  • Assister la direction générale en assurant la gestion de l’agenda et des courriels ainsi que le suivi ;
  • Recevoir et coordonner la réception, la livraison et le retour des échantillons auprès des

soumissionnaires ;

  • Assurer la gestion quotidienne du courrier interne et externe, dépouiller et le trier en fonction des

priorités. Assurer les suivis ponctuels lorsque requis, effectuer les photocopies à transmettre pour
information ou autres directives ;

  • Reproduire les documents selon la procédure établie ;
  • Effectuer les achats des fournitures de bureau et des denrées alimentaires ;
  • Effectuer la mise à jour de listes diverses, entre autres les listes téléphoniques et le calendrier des

vacances du personnel et le cahier de procédures de l’accueil ;

  • Soutenir les directions dans l’organisation des réunions (réserver les salles, vérifier la disponibilité et le fonctionnement des équipements nécessaires, préparer et gérer les listes d’invités, commander les

repas et collations au besoin) ;

  • Gérer les salles de réunion et les espaces communs adjacents, notamment, la réservation,

l’aménagement, le rangement et le nettoyage ;

  • Effectuer la saisie de transactions comptables dans le système informatique, au besoin ;
  • Saisir les informations sur la clientèle dans le système de gestion de la relation clientèle ;
  • Soutenir les directions dans la compilation et/ou le traitement de diverses données ;
  • Traiter et prendre en charge les demandes d’information et plaintes des membres et fournisseurs et

s’assurer de la résolution de la demande avec l’équipe de gestion contractuelle ;

  • Effectuer divers travaux de secrétariat, notamment la révision des textes et la mise en forme de documents.

La liste des tâches et responsabilités principales ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par un membre de l’équipe du service administratif. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la classification de la présente fonction.

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme études secondaire (V) ou DEP en secrétariat ou toute autre expérience jugée équivalente;

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES

  • Détenir une bonne connaissance des logiciels de la suite Office : Excel (niveau intermédiaire), Word

(niveau avancé) et PowerPoint (niveau intermédiaire); Outlook (niveau intermédiaire) ;

  • Posséder une connaissance du français écrit et parlé ;
  • Posséder une connaissance de l’anglais écrit et parlé est un atout ;
  • Détenir des habiletés pour la gestion des priorités ;
  • Faire preuve d’excellentes relations interpersonnelles ;
  • Démontrer des qualités personnelles pour le travail d’équipe ;
  • Être axée sur le service à la clientèle (orientation client) ;
  • Faire preuve de discrétion.

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Salaire : 20,76$ à 23,22$ /heure

Formation:

  • École Secondaire (Requis)

Télétravail:

  • Temporairement en raison de la COVID-19