Technicien en administration

Musée d'art contemporain de Montréal - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Ce concours vise à combler un poste régulier à temps plein (35 heures / semaine) de Technicien en administration à la direction artistique et éducative. Le technicien en administration aura des tâches très variées et sera mis à contribution sur différents projets et champs d’activités liés à la direction artistique et éducative.

Sous l’autorité du Chef des expositions et de l’éducation, le titulaire participe aux activités et aux projets de la direction. Ces tâches se caractérisent par des attributions de soutien administratif à la direction artistique et éducative et à la réalisation d’opérations facilitant le déroulement des activités courantes. De plus, il assiste les conservateurs responsables des projets majeurs et le conservateur responsable de la collection, à la planification, au bon déroulement et au suivi des projets de la conservation. Il effectue toutes autres tâches à la demande du Chef des expositions et de l’éducation.

Volet conservation

  • Assurer le suivi pour les contrats et/ou les ententes, les demandes de prêt d'œuvres et de transport;
  • Apporter un support informatique et bureautique à la réalisation des expositions et autres activités du secteur;
  • Participer à l’organisation et à la coordination des voyages des artistes (voyage, hébergement, per diem, cachet) et autres collaborateurs liés aux projets;
  • Assister à la préparation des publications (listes des œuvres, reproductions photographiques, droits de reproduction, remerciements et crédits, etc);
  • Assister à la préparation des cartels courts et des cartels allongés;
  • Assister à la préparation des demandes de subventions pour les expositions;
  • Assister à la préparation des dossiers de mise en candidature à différentes récompenses et prix;
  • Assister à la préparation des documents pour les comités de programmation.

Volet administratif

  • Rédiger de la correspondance courante, accueillir les visiteurs et tenir à jour les agendas;
  • Établir et tenir à jour le système de classement, classer la correspondance et autres documents;
  • Répondre aux demandes téléphoniques concernant les colloques et assurer le suivi auprès des professionnels concernés;
  • Préparer les dossiers pour les réunions;
  • Organiser les réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires;
  • Tenir différents calendriers à jour, tels que le calendrier des événements, de programmation et le calendrier des voyages des employés de la direction;
  • Assister à l’organisation des voyages de l’équipe de la conservation en effectuant toutes les réservations nécessaires;
  • Assurer le bon déroulement et le suivi des bons de commandes et des paiements de factures par le biais du logiciel Virtuo;
  • Au besoin et sur demande, vient en aide à l’adjoint administratif du secteur de l’éducation (visites et ateliers de création);
  • Accomplir toutes autres tâches connexes à la demande du Chef des expositions et de l’éducation.

EXIGENCES:

  • Détenir un diplôme d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou autre spécialisation pertinente ou connexe.
  • Posséder au moins trois (3) années d’expérience pertinente ayant permis l’acquisition de connaissances et habiletés requises par l’emploi;
  • Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite ; très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite.
  • Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
  • Connaissance d’un logiciel de réservation un atout;
  • Connaissance du logiciel Virtuo un atout.
  • Autonomie;
  • Excellent sens de l’organisation et de la planification;
  • Capacité de développer des méthodes de travail efficaces;
  • Être minutieux, avoir le souci du détail et du travail rigoureux et précis.
  • Capacité de faire preuve d’initiative;
  • Confidentialité et discrétion;
  • Entregent;
  • Souci du service à la clientèle;
  • Capacité à travailler en équipe;
  • Flexibilité et capacité d’adaptation;
  • Tact et diplomatie.

Type d'emploi : Temps Plein

Salaire : 18,89$ à 28,34$ /heure

Formation:

  • DEC (Requis)