Adjoint·e administratif

Centre québécois du droit de l'environnement (CQDE) - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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MANDAT

En étroite collaboration avec la directrice générale et sous la supervision de celle-ci, l’employé·e sera responsable du soutien aux opérations courantes et interviendra également en appui à l’organisation de la vie associative du CQDE.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Planifier, organiser et coordonner la tenue de rencontres et les déplacements des membres de l’équipe
Organiser et soutenir l’organisation des séances du conseil d’administration, des divers comités de l’organisme, des réunions, des assemblées ou des événements (la prise de notes n’est pas demandée) ;
Assurer l’accueil des visites, la prise d’appels et la gestion des boîtes vocales et au besoin, répondre à des demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne ;
Effectuer toute autre tâche liée au travail général de secrétariat pour l’équipe : rédaction, impression et numérisation de documents, suivi de la correspondance et, organisation des calendriers, classement, facturation, cueillette de signatures, préparation des feuilles de temps, etc. ;
Participer à la rédaction et à la mise en page de documents en français ;
Participer à la préparation et la mise en forme de documents ;
Maintenir et développer des systèmes de classement informatiques et manuels ;
Vérifier les besoins et commander des fournitures de bureau ou du matériel d’activité ;
Coordonner l’installation, l’entretien et les réparations de l’équipement informatique et de bureau de même que les services de communication ;
S’occuper de la mise à jour des bases de données pertinentes (notamment la gestion des fichiers des membres, partenaires et donatrices et donateurs via un logiciel de base de données CRM) ;
Contribuer à la tenue de livres, s’occuper des déboursés, des recettes, des dépôts ;
Faire les paies et maintenir à jour le registre des congés des employées (le CQDE utilise un service de paie en ligne automatisé) ;
Effectuer les diverses tâches administratives reliées à la gestion interne, et ce, en accord avec les processus établis (tel que les notes de frais, le suivi de la validation et la codification des factures, etc.);
Préparer et fournir les documents pour l’audit annuel des états financiers (soutien purement administratif);
Préparer les différents rapports annuels d’employeur : déclaration des salaires, sommaire T4/R-1 et les mises à jour au Registraire des entreprises ;
Aider à la préparation de rapports d’activités ou de projets et de demandes de financement et redditions de comptes ;
Contribuer au travail et au bon fonctionnement de l’organisme en réalisant des tâches connexes.

APTITUDES, INTÉRÊTS ET COMPÉTENCES REQUISES

Minimalement un Diplôme d’études collégiales (DEC) ou Diplôme d’études professionnelles (DEP) pertinent (administration, secrétariat, comptabilité ou technique en bureautique)
Diplôme universitaire en administration ou gestion un atout (ou expérience professionnelle équivalente)
Formation (adjoint·e juridique) ou expérience dans le milieu juridique et/ou au sein d’un organisme à but non lucratif un atout
Un minimum de 5 années d’expérience professionnelle pertinente à un poste équivalent (ou compétences transférables)
Maîtrise de la suite Microsoft Office ou Open Office et des outils de bureautique
Capacité de travailler avec le logiciel Sage
Bonne capacité de rédaction en français
Haut niveau de professionnalisme, notamment aptitude démontrée à traiter des informations sensibles et confidentielles
Bonnes aptitudes en matière d’organisation, de relations interpersonnelles et de communications
Autonomie
Flexibilité
Entregent
Rigueur et souci du détail
Facilité à travailler en équipe
Anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit un atout
Sensibilité aux enjeux environnementaux et d’accès à la justice un atout

L’occasion de rejoindre une équipe engagée, professionnelle et dynamique au sein d’un organisme ayant un mandat unique au Québec !

CONDITIONS D’EMPLOI

Poste à temps plein (35 heures par semaine)
Rémunération selon l’expérience
Date d’entrée en fonction : le plus tôt possible (date flexible)

Soucieux d’assurer le respect de l’accès à l’égalité en emploi, le CQDE incite les personnes s’identifiant à un ou plusieurs groupes discriminés à poser leur candidature.

Merci de faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation (1 page maximum) au plus tard le 27 avril 2020 à l’attention de Geneviève Paul avec l’objet « Candidature – Adjoint·e aux opérations et à la vie associative » à rh@cqde.org. Veuillez noter que seuls-es les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.