Adjointe à la direction

Caprion - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Sommaire du poste

L'adjointe à la direction est responsable d'une variété de fonctions administratives de haut niveau. La candidate retenue doit démontrer un niveau élevé de discrétion, d'initiative et de prise de décision éclairée. La titulaire doit avoir l'habileté d'interagir avec le personnel à tous les niveaux dans un environnement en constante évolution et posséder de l'expérience dans l'établissement de relations dans une structure matricielle. En outre, elle doit posséder de l'expérience dans l'exécution de tâches administratives et de soutien à la direction avec un minimum de supervision.

Responsabilités

Préparer de la documentation écrite, comme des rapports
Remplir des fonctions de bureau, y compris préparer la correspondance, recevoir les visiteurs et organiser des conférences téléphoniques
Préparer et réviser des présentations et autres documents sensibles
Organiser et coordonner les réunions et les événements, y compris la planification des salles de réunion et de l'équipement
Préparer et soumettre les dépenses du premier vice-président et du chef des opération scientifiques
Effectuer le suivi des livrables et des échéanciers avec les équipes à divers emplacements
Traiter les demandes de renseignements
Assurer la liaison avec diverses fonctions de gestion et de soutien
Assister dans le cadre de projets et d'affectations spéciales
Adapter les procédures, les processus et les techniques à la réalisation des missions en fonction des activités et des objectifs du service.

Expérience et compétences requises

Minimum de 8 ans d'expérience dans un poste d'adjoint administratif
Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite (en anglais et en français)
Solide expérience de travail avec Microsoft Word, Excel et PowerPoint, y compris la création de tableaux, les fusions de courrier et le formatage de base
Expérience en gestion de calendrier (Outlook)
Connaissance des procédures générales de bureau (p. ex., classement, correspondance, établissement du calendrier, dépenses, calendrier)
Expérience éprouvée d'interaction avec la haute direction
Adaptabilité et esprit d'équipe
Bonne capacité de résolution de problèmes
Compétences interpersonnelles efficaces et étiquette au téléphone
Fiabilité et professionnalisme
Flexible, proactif, ingénieux, efficace et professionnel
Tact et bon jugement dans les situations qui exigent de la confidentialité

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