Adjoint(e) administratif(ive)

Les Jardins Gordon - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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À Montréal

Entreprise : Les Jardins Gordon
Statut : Poste disponible
Type : Temps plein
Quart de travail : Jour
Salaire : À discuter
Catégorie : Administration
Lieu de travail : Montréal

Sommaire du poste

Les résidences d’Horizon Gestion de résidences inc. accueillent des personnes âgées autonomes, en perte d'autonomie et/ou atteintes de troubles neurocognitifs, tels que la maladie d’Alzheimer. Notre mission est d’offrir des soins et des services personnalisés et de qualité dans un milieu de vie adapté à leurs besoins.

Nous recherchons une adjointe administrative pour un poste du lundi au vendredi de 8h30 à 17h

Fonctions principales :
Reçoit et filtre les appels téléphoniques.
Accueille les gens qui se présentent à la réception et répond adéquatement aux demandes d’informations.
S’assure de l’enregistrement des visiteurs, résidents et bénévoles dans le cahier prévu à cet effet.
Responsable de l’horaire des réceptionnistes. Organise les horaires pour une période de quatre semaines et les affichent sur le tableau prévu à cet effet. Fait les corrections et les remplacements au besoin.
Vérifie les feuilles de temps et entre les informations dans le fichier de paie. Transmet le fichier à la DGA.
Trie les factures, les bons de commande et les états de compte puis les achemine à la DGA.
Fait du classement.
Fait de l’entrée de données dans le système Hopem.
Responsable de la perception des loyers et des comptes à recevoir. Reçoit les chèques pour le loyer à la fin de chaque mois et procède aux dépôts à la banque au besoin.
Produit le rapport quotidien et transmet une copie à chaque département (DG, DGA, soins, réception, entretien, cuisine).
Rédige des lettres, des mémos ou des notes de service (exemple : coupure d’eau, réunions, reçus d’impôt, confirmation d’emploi, etc.).
À la demande de l’infirmière auxiliaire de garde, fait les appels pour trouver un remplacement, à partir de la liste de rappel, tout en respectant l’ancienneté.
Responsable d’effectuer la mise à jour de toutes les listes telles que la liste des résidents, liste des résidents avec mobilité réduite pour les pompiers, liste téléphonique des employés, des fournisseurs, numéros de portes et photos des résidents.
Connait les politiques, procédures et le code d’éthique de l’établissement ainsi que la convention collective.
En cas d’anomalies dans un système empêchant les services, informe immédiatement le chef de service responsable. En cas d’urgence, informe la directrice générale.
Connait le plan d’évacuation en cas d’urgence et donne la formation aux réceptionnistes.
Fait le point régulièrement avec la directrice générale et la directrice générale adjointe des dossiers en suspens, fait les relances qui s’imposent.
Place les commandes auprès des fournisseurs.
Balance la petite caisse et complète le fichier.
Vide les machines distributrices au début de chaque mois et tient le décompte.
Envoie l’inventaire de la cuisine, le rapport de petite caisse au début de chaque mois à la personne responsable au siège social.
Délègue et organise le travail des réceptionnistes.
Effectue toute autre tâche demandée par la directrice générale ou la directrice générale adjointe.
S’assure de la propreté du poste de réception.

Qualités et profil recherchés :
Diplôme d’études secondaires.
Une à deux années d’expérience dans le domaine de l’hôtellerie ou de la restauration.
Maîtrise de la langue française et anglais fonctionnel.

Pour plus d’informations sur nos résidences ou pour visualiser tous nos emplois disponibles, visitez le www.horizonrm.com