Adjoint(e) Administratif(ve)

GROUPE MÉDIA TFO - Toronto, ON (il y a 30+ jours)

Postuler dès maintenant

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Poste contractuel d’un an

Poste non-syndiqué - À partir de 42 037,81 $

Lieu de travail : Toronto - 35 heures par semaine

Relevant de la Directrice Co-production et Acquisition, les tâches de l’adjoint (e) administratif (ve) consistent principalement à assister la directrice dans l’organisation et la coordination des activités administratives reliées au bon fonctionnement du département.

Fonctions principales

  • Appui administratif à la Directrice Co-production et Acquisition ;
  • Gestion de l’agenda de la directrice
  • Préparation de textes, de rapports, de procès-verbaux, de lettres, de demandes de contrats, de réservations de voyage, etc. ;
  • Coordination administrative des relations avec les autres secteurs de TFO ;
  • Tient à jour le tableau des suivis de projets en co-production et acquisition pour la directrice
  • Gère la réception du département ;
  • Suivi de tous les documents administratifs au département ;
  • Entrée d’informations dans les différentes bases de données ;
  • Maintien des dossiers des bases de données informatiques du département ;
  • Coordination et organisation des réunions du département ;
  • Gestion du courrier et des envois du département ;
  • Responsable des réquisitions et réceptions du secteur ;
  • Gère les suivis et communications avec les producteurs et \ou distributeurs
  • Reçoit les titres séries en co-production et acquisitions
  • Toute autre tâche connexe.

Tâches pour le département

  • Récupère toute la documentation nécessaire à l’évaluation
  • Envoie les accusés réception aux producteurs et distributeurs
  • Envoie annuellement un courriel de masse aux producteurs de la stratégie de TFO avec identification de la période pour soumettre les projets et la période d’évaluation
  • Envoie les lettres de refus aux producteurs et distributeurs
  • Entre les projets dans Louise (ou smartsheet)
  • Communique à la direction et à l’agent que le projet est prêt à être évalué et que toutes les données sont entrées
  • Entre les donnée dans Ariett pour les projets en acquisitions et co-production.
  • Suivi des factures de paiement et mise à jour du tableau suivi de factures pour les projets en co-production et en acquisition pour les réceptions dans Ariett pour approvisionnement Finances
  • Suivi des contrats d’acquisitions et films
  • Prépare et soumet les comptes de dépenses de la direction ou tout personnel du département avec le consentement de la directrice
  • Tient à jour un registre des congés annuels, maladie et compensatoire du personnel du départe,. Prépare également un tableau des vacances d’été et pour la périodes des fêtes.
  • Réalise toutes autres tâches connexes
  • Coordonne l’aménagement des bureaux et les demandes pour des outils nécessaires au travail du personnel du secteur
  • Réalise toutes autres tâches connexes

Tâches administratives

  • Suivi des factures de paiement et mise à jour du tableau suivi de factures pour les projets en co-production et en acquisition pour les réceptions dans Ariett pour approvisionnement Finances
  • Suivi des contrats d’acquisitions et films
  • Prépare et soumet les comptes de dépenses de la direction ou tout personnel du département avec le consentement de la directrice
  • Tient à jour un registre des congés annuels, maladie et compensatoire du personnel du départe,. Prépare également un tableau des vacances d’été et pour la périodes des fêtes.
  • Réalise toutes autres tâches connexes

Type d'emploi : Temps Plein, Contractuel

Expérience:

  • Administration: 3 ans (Souhaité)

Formation:

  • DEC (Souhaité)

Lieu:

  • Toronto, ON (Requis)

Langue:

  • anglais (Requis)
  • Français (Requis)

Tâches administratives:

  • Gérer l'emploi du temps
  • Accueillir les visiteurs
  • Tri, envoi du courrier et prise en charge des charges administratives quotidiennes
  • Répondre au téléphone et transférer les appels téléphoniques