TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION - SECRÉTARIAT - COMMISSAIRE AUX PLAINTES ET QUALITÉ DES SERVICES CAT3-19-1703

CHU de Québec - Capitale-Nationale, QC (il y a 30+ jours)

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Sous l’autorité immédiate du commissaire aux plaintes et à la qualité des services, la personne titulaire de ce poste assume la responsabilité de l’ensemble des tâches associées à la gestion du bureau du commissaire aux plaintes (agenda, courriel, comités, etc.). Plus spécifiquement, elle planifie, organise, coordonne et contrôle les activités relatives au soutien clérical et administratif.
Elle assiste le commissaire aux plaintes et à la qualité des services, les commissaires adjointes, les médecins examinateurs ainsi que le comité de révision dans leurs différentes fonctions. La personne titulaire de ce poste assure le lien avec les représentants du Protecteurs du citoyen et les conseillers du Centre d’assistance et d’accompagnement aux plaintes (CAAP). Elle fait de même en ce qui a trait au lien entre les médecins examinateurs, le comité de révision et le CMDP (conseil des médecins, dentistes et pharmaciens).

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
  • Assume la responsabilité du secrétariat du commissaire aux plaintes et à la qualité des services, notamment au regard du courrier électronique, de la correspondance et des suivis en découlant.
  • Assure les liens de communication au bon fonctionnement du bureau du commissaire aux plaintes et à la qualité des services, particulièrement au regard de l’accueil de la clientèle.
  • Procède à la documentation, l’analyse, l’organisation et la transmission de données et accomplit une gamme variée de travaux de secrétariat à l’aide de la technologie appropriée.
  • Conçois et rédige différents documents de nature administrative au regard des dossiers relevant du commissaire aux plaintes et à la qualité des services.
  • Assure la production de documents répondant aux normes graphiques et aux meilleurs standards liés à l’orthographe, la grammaire et la syntaxe.
  • Coordonne et contrôle, lorsque requis, l’organisation logistique et la préparation de documents nécessaires aux rencontres convoquées par la commissaire aux plaintes et à la qualité des services et en assure le secrétariat.
  • Assiste aux rencontres convoquées par la commissaire aux plaintes et à la qualité des services, en rédige les comptes rendus et les soumet au commissaire aux plaintes et à la qualité des services pour approbation.
  • Assume la responsabilité d’appliquer le plan de classification aux fins de la gestion documentaire des dossiers du commissaire aux plaintes et à la qualité des services, tant sur le plan physique que virtuel, et ce, dans le respect du calendrier de conservation en vigueur dans l’établissement.
  • Entretien des liens fonctionnels de collaboration avec les autres techniciennes en administration dans la perspective d’efficacité organisationnelle.
  • Formule des recommandations au commissaire aux plaintes et à la qualité des services dans une perspective d’amélioration continue, et ce, dans un souci d’efficacité et d’efficience sur le plan clérical.
  • Exerce ses responsabilités dans le respect des valeurs organisationnelles et des règlements, des politiques et procédures en vigueur, notamment en ce qui concerne la qualité, la gestion des risques, la sécurité et la confidentialité.
Remarques :
Toute demande d'emploi doit être accompagnée des documents attestant que les exigences de l'emploi sont respectées: copie de diplômes et /ou relevés de notes, curriculum vitae, copie d'attestation, s'il y a lieu.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.

Le CHU de Québec-Université Laval applique un programme d'accès à l'égalité et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation. Exigences : ·Formation :
  • DEC, CEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique
Connaissances pratiques :
  • Minimum de 3 années d’expérience récente et pertinente à titre de secrétaire
  • Posséder une bonne compréhension du secteur de la santé et des services sociaux, de son administration et de son cadre légal
Qualifications préalables :
  • Réussite obligatoire du test de français avancé
  • Réussite obligatoire du test de Word intermédiaire
  • Réussite obligatoire d’une entrevue de sélection
Qualités personnelles et professionnelles :
  • Respect, tact et courtoisie;
  • Habilité marqué à travailler dans un environnement complexe;
  • Bonne capacité d’écoute, compassion et d’empathie;
  • Rigueur et un souci de la qualité;
  • Saine gestion de soi;
  • Sens de l’organisation et une bonne gestion des priorités;
  • Discrétion, souplesse et disponibilité;
  • Aptitudes dans les communications écrites et verbales;
  • Autonomie et initiative;
  • Démontrer une approche client proactive.
Les diplômes exigés pour l'emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d'une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l'Immigration et des Communautés culturelles du Québec