Réceptionniste

Gowling WLG - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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AU SUJET DE GOWLING WLG

Chez Gowling WLG, notre engagement envers l’excellence et la qualité du service commence par nos gens. À titre de cabinet juridique international dont les bureaux se situent au Canada, au Royaume-Uni, en Europe, au Moyen-Orient et en Asie, nous sommes fiers de recruter et de retenir les meilleurs talents pour la prestation d’un service à la clientèle exceptionnel grâce à leur dynamisme, leur passion et leur dévouement.

La diversité nous tient à cœur et en plus de la favoriser, nous la célébrons, nous la promouvons, et elle permet à tous de s’épanouir. Afin de créer un milieu de travail stimulant et enrichissant, nous cherchons à attirer dans nos rangs des personnes talentueuses ainsi que riches d’expériences et de cultures diversifiées. Notre mission? Faire en sorte que chacun de nos membres puisse atteindre son plein potentiel, ainsi que ses objectifs personnels et professionnels.

La satisfaction des employés est cruciale pour nous. Nous travaillons fort pour veiller à ce que nos équipes soient motivées, mobilisées et bien outillées. Notre groupe diversifié de professionnels juridiques, d’étudiants en droit, de stagiaires, de parajuristes, d’adjoints administratifs juridiques et de personnel administratif œuvre comme une seule et même équipe. Chaque membre qui la constitue est également apprécié et valorisé pour ses contributions individuelles.

DESCRIPTION

Nous recherchons actuellement des candidatures afin de pourvoir le poste de réceptionniste au sein de l’équipe de service aux clients. La ou le réceptionniste veillera à accueillir et à orienter les clients et à recevoir et transférer les appels. Les heures de bureaux principales sont de 10 h à 18 h.

RESPONSABILITÉS

Accueillir les clients à la réception et les orienter; recevoir les livraisons et les remettre aux destinataires.
Présenter les fonctionnalités et les ressources utiles des salles de conférence, y compris les fonctionnalités techniques, les boissons offertes, les fournitures de bureau, etc.
Coordonner les réservations des salles de conférence et de réunion.
Suivre les directives des professionnels ou des employés quant à des dispositions de voyage; effectuer la coordination de ces dernières auprès des agences de voyage, et veiller à l’obtention de l’autorisation des factures et à l’apposition appropriée d’un code de paiement sur ces dernières.
Effectuer les réservations de voitures et de limousines.
Maintenir le registre des visiteurs et/ou leur octroyer des passes à ce titre.
Recevoir et transférer les appels et prendre les messages au besoin.
Accepter les documents juridiques au nom du cabinet.
Passer des commandes auprès de services de traiteur et acheminer les demandes de cadeaux/dons, et veiller à fournir l’information complète pour la facturation avant d’envoyer le tout à la Comptabilité.
Remettre de l’ordre dans les salles de conférence, au besoin.
Effectuer des appels à frais virés et des appels outremer, et organiser des téléconférences ainsi que des vidéoconférences.
Effectuer toute autre tâche au besoin.

QUALIFICATIONS

Diplôme d’études secondaires.
Aptitude à communiquer efficacement avec les autres membres du cabinet et habileté à répondre aux besoins des clients de façon professionnelle et courtoise.
Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe.
Capacité à établir et redéfinir les priorités au besoin.
Capacité à maintenir une attitude professionnelle dans des situations difficiles.
Connaissance de la suite Microsoft Office.
Le bilinguisme (français/anglais) est exigé.

Gowling WLG est fière d’offrir des chances d'emploi égales à tous.

Si vous avez un handicap, une limitation de vos capacités ou avez des besoins spéciaux qui nécessitent une attention particulière à tout moment lors du processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en faire part.

Nous vous remercions de votre candidature, mais veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés pour un entretien.