Administrative Assistant, Retail Systems / Adjoint(e) administratif(ve)

Mega Group Inc. - Boucherville, QC (il y a 30+ jours)

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We are seeking as Administrative Assistant in our Boucherville office. Reporting to the Executive Vice President, Retail Operations; the incumbent’s primary responsibilities will be:

  • Provide support for the Executive Vice President, Retail Systems by managing communications, calendars, expenses, etc.
  • Coordinate and organize meetings and events as required
  • Responsible for sending out communications to external customers
  • Prepare meeting agendas, take notes, distribute minutes, and follow up on action items
  • Prepare presentations
  • Maintain contracts for the Retail Systems department
  • Coordinate programs for BrandSource and Mega Members
  • Manage information on the Retail Systems’ websites
  • Maintain the external calendar of events on our Mega Member portal
  • Document and update key work processes as required
  • Perform other duties as required

Qualifications

  • Bilingualism (English/French) is required
  • Post-secondary education in the Administrative field is required
  • Minimum three years’ experience in an administrative position
  • Intermediate proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)
  • Excellent listening and communication skills, both verbal and written
  • Exceedingly well organized, flexible, and proactive;
  • Able to maintain a high level of professionalism
  • Able to manage multiple tasks with varying levels of priority;
  • Excellent typing skills with attention to detail and grammatical accuracy

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) pour notre bureau de Boucherville. Relevant du vice-président exécutif, Opérations de détail, le titulaire du poste aura comme principales responsabilités :

  • Fournir un soutien au vice-président aux opérations commerciales par la gestion des communications, des calendriers, des dépenses, etc.
  • Coordonner et organiser des réunions et des événements de Mega selon les besoins
  • Faire l’envoi des communications aux membres et aux fournisseurs au nom des canaux M1, M2 et M3 par le biais de l'outil de gestion des relations avec la clientèle (CRM)
  • Préparer l'ordre du jour des réunions, prendre des notes, distribuer les procès-verbaux et assurer le suivi des points d'action pour les réunions des systèmes de vente au détail
  • Préparer les présentations pour les canaux M1 et M2
  • Assurer le suivi des contrats pour les systèmes de vente au détail
  • Coordonner les programmes des membres BrandSource et Mega
  • Gérer l’information sur les sites Web des systèmes de vente au détail
  • Maintenir le calendrier des événements sur le portail des membres Mega
  • Documenter et mettre à jour les principaux processus de travail, au besoin
  • Effectuer d'autres tâches selon les besoins

Qualifications

  • Bilinguisme (anglais/français) requis
  • Formation postsecondaire en administration requise
  • Minimum 3 ans d'expérience dans un poste administratif
  • Grande écoute et excellentes aptitudes en communication, à l'écrit et à l'oral
  • Connaissance intermédiaire de la suite Microsoft Office, en particulier de Word, Excel et PowerPoint
  • Travailler en étroite collaboration avec l'équipe administrative et l'équipe des systèmes de vente au détail afin de fournir un service de qualité aux membres
  • Maintenir un niveau élevé de professionnalisme dans le travail avec les membres, les fournisseurs et le personnel
  • Communiquer à l'écrit avec une grande rigueur grammaticale
  • Être très organisé et faire preuve d'une grande attention aux détails

Job Types: Full-time, Permanent