Adjoint (e) administratif (ve)

Groupe Optimum Inc. - Montréal, QC (il y a 8 mois)

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Responsabilités spécifiques

Aujourd’hui, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administrative qui collaborera avec notre conseillère RH, notre VP Recherche et développement ainsi que notre équipe de comptabilité/ finance. Vos futures missions seront d’apporter un soutien administratif et un support aux gestionnaires des services mentionnés précédemment. Dans ce cadre, vous serez en charge de :

Support aux Ressources humaines

Assiste la conseillère RH dans le cadre du processus de recrutement de personnel, l’accueil des nouveaux employés et leur suivi
Coordonne les aspects transactionnels RH (assurances collectives, retraite, détachements d’employés, suivis PGP, ICP, lettres, etc.)

Support administratif

Préparation de présentations « PowerPoint » pour l’interne et les clients
Assure un suivi de la correspondance puis le classement et le repérage des documents papiers et électroniques
Fait circuler toute documentation aux personnes concernées
Planifie divers déplacements et recherche les meilleurs tarifs (avions, hôtels, inscriptions aux séminaires, etc.).
Coordonne diverses réunions avec nos sociétés affiliées ou nos autres bureaux (Toronto, Dallas, Paris, Barbade)
Gère l’agenda, assure un suivi de la correspondance et des courriels puis prépare les comptes de dépenses pour les services soutenus
Organise les réunions des gestionnaires
Supporte occasionnellement les adjointes des autres secteurs.

Production de documents selon les normes et procédures établies

Rédige, révise et traduit au besoin divers documents, rapports et présentations (en français et en anglais) en utilisant les standards du Groupe Optimum
Fait la mise en page des comptes rendus de réunions
Prépare des tableaux et des rapports à l’aide d’Excel
Préparation jusqu’à l’envoi des dossiers comptables réglementaires.

Coordination et administration de divers dossiers

Participe à d’autres projets reliés à sa fonction selon les demandes de ses clients internes

Assiste ses gestionnaires assignés dans tous projets et assure un suivi de certains dossiers.

Expérience et formation

DEC en bureautique ou équivalent
Expérience confirmée d'accompagnement de gestionnaires
Excellente maîtrise de Word, PowerPoint, Outlook, Internet
Connaissance avancée en Excel
Connaissance d’Acrobat et PDF Converter, Visio un atout.

Qualités et aptitudes

Facilité de communication – (français et anglais, parfait bilinguisme parlé et écrit)
Habileté de traduction du français à l’anglais et vice-versa
Excellent relationnel
Discrétion et professionnalisme
Organisé (e) et méthodique
Sens des responsabilités
Bonne gestion des priorités
Initiative et proactivité
Esprit d’équipe
Flexibilité dans les horaires