Adjointe exécutive à la direction

Novexco - Laval, QC (il y a 30+ jours)

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DESCRIPTION DU POSTE

·Réunit et analyse de l’information hautement confidentielle provenant d’un certain nombre de sources;
·Propose les textes de rédaction des lettres, ententes, ordres du jour, procès-verbaux des réunions et allocutions du président ou tout autre membre de la haute direction;
·Peut composer des réponses complexes à des lettres au nom du président ou tout autre membre de la haute direction;
·Écrit des documents et/ou effectue la révision de ceux déjà existants;
·Responsable de la traduction de documents;
·Prépare, révise et traduit la correspondance, les notes de service, les rapports et autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
·En collaboration avec le secrétaire corporatif, prépare les documents légaux, s'occupe de leur transmission aux actionnaires et assure le suivi;
·Compile, s’il y a lieu, des données, des statistiques et autres renseignements et effectue, si nécessaire, des recherches;
· Effectue la relecture de documents de l’équipe de direction;
·Prépare et achemine les comptes de dépense du président et du vice-président et chef de la direction financière;
·S’occupe de l’agenda du président, du vice-président et chef de la direction financière, de leur horaire quotidien et prend des arrangements pour des déplacements et des réunions complexes;
·S’occupe et prend les arrangements nécessaires pour les réunions des comités et prépare les documents en conséquence;
·Établit les itinéraires des voyages s’il y a lieu et fait les réservations nécessaires pour le président, les membres de la haute direction et les employés;
·Vérifie les factures de voyage avant de les acheminer aux comptes payable
·Bâtit, maintient à jour et classe une variété de rapports, chartes, bases de données, etc.;
·Ouvre et distribue le courrier postal du président et vice-président aux finances et coordonne la circulation des renseignements à l’interne et avec les autres départements;
·Responsable d’organiser plusieurs évènements corporatifs (Assemblée, convention, voyage incitatif);
·Responsable de la carte corporative Visa et réunit les factures pour les états de compte;
·Responsable de la procédure pour le paiement des jetons de présences, indemnités et honoraires des membres du C.A;
·Coordonne les cadeaux corporatifs pour la naissance d’enfants, les dons pour décès d’un membre de la famille ainsi que des avis de décès/naissance;
·Compile les présences/absences de l’équipe de direction dans Time Zone;

QUALIFICATIONS

·Détenir un DEC en technique de bureau ou un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou une formation spécialisée en secrétariat;
·Expérience dans l’organisation d’évènements;
·Posséder dix années d’expérience pertinente dans un poste similaire;
·Maitrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.);
·Aptitudes en rédaction française et anglaise, ainsi qu’en traduction.

COMPÉTENCES ET HABILETÉS

·Parfaitement bilingue, tant à l’oral qu’à l’écrit (anglais/français);
·Très bonne capacité à composer avec l’ambiguïté et à travailler dans un environnement en constante évolution;
·Confidentialité et discrétiondans l'exécution des tâches ;
·Être orienté résultats et être rigoureux;
·Aptitudes pour la communication;
·Autonomie
·Disponibilité pour déplacement et voyages très occasionnels;
·Sens politique élevé
-Disponibilité, horaire variable;

Type d'emploi : Temps Plein