Administrative Assistant – Soldier On

Canadian Forces Morale and Welfare Services - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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Competition #: HQO-20-024

Open to: This Category I unionized position is open to all interested parties. Preference will be granted in
accordance with the Collective Agreement for the UNDE/PSAC bargaining unit for Category I NPF employees at
CFMWS HQ.

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Administrative Assistant – Soldier On

Non-Public Funds
Personnel Support Programs

Headquarters - Ottawa
Permanent Full Time Position

Who We Are:
CFMWS is committed to enhancing the morale and welfare of the military community, ultimately contributing to the
operational readiness and effectiveness of the Canadian Armed Forces (CAF). We pride ourselves on being part of
the Defence Team. For more information on who we are, please visit us at www.cfmws.com.

Job Summary:
Under the supervision of the Senior Manager, Soldier On Outreach and Communications, the Administrative
Assistant – Soldier On organizes, administers and assists with the delivery of the Soldier On program and assist
Soldier On staff with organizing travel and event such as accommodation and travel arrangements, processing travel
claims, booking rental vehicles and other travel or event related matters. She/He provides administrative support to
Soldier On including inputting data into the database, verification of eligibility, preparing supporting documentation,
mailing, and calendar maintenance and monitors the Soldier On positional mailbox; responds to queries where
possible and/or re-direct to appropriate Soldier On staff. She/He verifies, obtains proper approval, forward
invoices/financial documents to accounting for processing and file accordingly.

Qualifications:
College diploma or certificate in Business Administration, or a related field AND some years of experience in a
related field
OR
High School diploma AND several years of experience in office administration or in a related field
OR
A demonstrated equivalent combination of education, training and/or experience. This includes but is not limited to
demonstrated military education, training or experience

Language requirement: This is a bilingual position with the following linguistic profile:

Second Official Language Proficiency
(English or French)

Reading Comprehension 3

Written expression 2

Oral interaction 3

Posted / Affiché le : 13 February 2020 / 13 février 2020

Expires / Date de clôture : 26 February 2020 / 26 février 2020

This position is being staffed with the following linguistic requirement: French or English Essential, Bilingual an
asset. In the event that the successful candidate does not meet the linguistic profile, the candidate will be required to
undertake second language training until they meet the profile.

Level: N/A (No proficiency), 1(Basic), 2(Functional), 3(Advanced), 4(Professional)

Experience Requirements:
In budget administration

In developing and implementing administrative procedures

In designing, creating, populating and maintaining databases

In tracking and maintaining records and filing systems

In writing standard operating procedures

In making travel arrangements and preparing travel claims

In developing website content

In data analysis

In drafting correspondence, presentations and other documents

In applying policies, procedures and regulations

Benefits Available:
Competitive Benefits including Dental, Medical, Group Life and LTD, Defined Benefit Pension Plan & Savings plans
(TFSA, RRSPs), Educational Assistance, Access to a fitness facility and CFOne member benefits

Salary: $17.82/h - $24.82/h

Relocation: Relocation benefits will not be provided.

Conditions of Employment:
Security: Reliability Status

NPF employees must demonstrate the following shared competencies: client service, organizational knowledge,
communication, innovation, teamwork and leadership.

Employment Equity: NPF is strongly committed to building a skilled, diverse workforce reflective of Canadian
society. We believe that diversity and inclusion among our employees is critical to our success as an organization,
and we seek to recruit, develop and retain the most talented people from a diverse candidate pool. As a result, we
promote employment equity and encourage you to self-identify if you are a woman, an indigenous person, a person
with a disability and/or a member of a visible minority group.

Start Date: TBD

Posting Date: 13 February 2020
Application Deadline: 23:59 hrs Pacific Time on 26 February 2020

Application Submission: Submit resume to NPF HR Office quoting competition # HQO-20-024 via email to
recruiting@cfmws.com or online: www.cfmws.com.

We thank all applicants in advance for their interest in this position, however, only those selected for an interview will
be contacted.

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No de dossier : 6004-8-70

OFFRE D’EMPLOI

No de concours : HQO-20-024

Ouvert à : Toutes les personnes intéressées peuvent postuler ce poste syndiqué de catégorie I. La préférence sera
accordée conformément à la convention collective de l’unité de négociation de de l’UEDN/AFPC des employés des
FNP de catégorie I au QG SBMFC.

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Adjoint administratif ou Adjointe Administrative – Sans limites
Fonds non-publics

Division des Programmes de soutien du personnel
Quartier général – Ottawa

Poste à temps plein permanent

Qui nous sommes :
Les SBMFC s’emploient à rehausser le moral et le bien-être de la communauté militaire et contribuent ainsi à l’état
de préparation et à l’efficacité opérationnelle des Forces armées canadiennes. Nous sommes fiers de faire partie de
l’Équipe de la défense. Pour de plus amples renseignements à notre sujet, visitez le www.sbmfc.com.

Résumé de l’emploi :
Sous la surveillance du Gestionnaire supérieur des relations externes et des communications pour Sans limites, la
ou le titulaire du poste organise et administre le programme Sans limites et collaborer à son exécution et aide le
personnel de Sans limites à organiser des voyages et des activités, dont les préparatifs de voyage et l’hébergement,
le traitement des demandes d’indemnité de déplacement, la location de véhicules et autres préparatifs connexes.
Elle/Il assure le soutien administratif au personnel de Sans limites, notamment l’entrée de données dans la base de
données, la vérification de l’admissibilité, la préparation de documents d’appui, les envois par la poste et la mise à
jour du calendrier et fait le suivi de la boîte de courriel de Sans limites; répond aux demandes de renseignements
dans la mesure du possible et/ou les achemine aux membres du personnel de Sans limites compétents.

Qualification :
Diplôme ou certificat collégial en administration des affaires ou dans un domaine connexe ET quelques années
d’expérience dans un domaine connexe
OU
Diplôme d’études secondaires ET plusieurs années d’expérience de l’administration de bureau ou dans un domaine
connexe
OU
Une combinaison équivalente manifeste d’études, de formation et/ou d’expérience, qui peut comprendre entre autres
des études, de la formation ou de l’expérience militaires confirmées.

Exigences linguistiques : Ceci est un poste bilingue dont le profil linguistique est le suivant :

Niveaux de compétence linguistique dans la seconde langue officielle
(anglais ou français)

Compréhension de l’écrit : 3

Expression écrite : 2

Interaction orale : 3

Le profil linguistique de ce poste est le suivant : Français ou anglais essentiel, bilinguisme un atout. Si le candidat
retenu ne possède pas le profil linguistique, il devra suivre une formation en langue seconde, et ce, jusqu’à ce qu’il
possède le profil.

3

Niveau : S/O (aucune compétence), 1 (de base), 2 (fonctionnel), 3 (avancé), 4 (professionnel)

Expérience requise :
De l’administration budgétaire

De l’élaboration et de l’application de procédures administratives

De la conception, de la création, de l’alimentation et de la tenue de bases de données

Du suivi et de la tenue de dossiers et de systèmes de classement

De la rédaction d’instructions permanentes d’opération

Des préparatifs de voyage et de la préparation de demandes d’indemnité de déplacement

Du développement du contenu d’un site Web

De l’analyse de données

De la rédaction de correspondance, de présentations et d’autres documents

De l’application de politiques, de procédures et de règlements

Avantages offerts :
Avantages sociaux concurrentiels, notamment un régime de soins dentaires, un régime de soins de santé, une
assurance vie collective, une assurance invalidité de longue durée, un régime de retraite à prestations déterminées
et des régimes d’épargne (CELI, REER), de l’aide financière pour les études, l’accès à une installation de
conditionnement physique et des avantages pour les titulaires de la carte UneFC

Rémunération : 17,82 $/h – 24,82 $/h

Réinstallation : Aucune prestation de réinstallation ne sera versée.

Exigences liées à la sécurité : Cote de fiabilité

Les employés des FNP doivent mettre en évidence les compétences partagées suivantes : service à la clientèle,
connaissance de l’organisation, communication, innovation, travail d’équipe et leadership.

Équité en matière d’emploi : Les FNP tiennent à constituer un effectif qualifié et diversifié qui représente la société
canadienne. Nous croyons que la diversité et l’inclusion au sein de nos employés sont essentielles à notre succès en
tant qu’organisation, et nous travaillons au recrutement, au perfectionnement et au maintien en poste des personnes
les plus talentueuses d’un bassin de candidats diversifié. Par conséquent, nous promouvons l’équité en matière
d’emploi et vous encourageons à vous identifier comme femme, autochtone, personne handicapée ou faisant partie
d’une minorité visible.

Date d’entrée en fonction :
Date d’affichage : 13 février 2020
Échéance : 26 février 2020 à 23 h 59, heure normale du Pacifique

Présentation de la candidature : Veuillez soumettre votre CV au bureau des ressources humaines des FNP, en
indiquant le numéro de concours HQO-20-024, par courriel à recruiting@sbmfc.com ou en ligne à www.sbmfc.com.

Nous remercions à l’avance toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes
sélectionnées seront convoquées à une entrevue.