Agent administratif, classe 1 - secteur administration

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal - Saint-leonard, QC (il y a 30+ jours)

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Description du poste :
SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Personne qui, en plus d’exercer l’ensemble des travaux administratifs de nature complexe, assume de façon autonome, au sein du secteur de la comptabilité, des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif. elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l’organisation du travail d’un secteur d’activités. elle a la responsabilité de voir à toutes les tâches cléricales et administratives reliées à la cueillette, la préparation, l’interprétation, l’enregistrement, la vérification de la facturation et des encaissements, et le paiement des factures dans le cadre de ses activités.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Fonctions générales

  • Prépare les registres et les rapports comptables requis sur la situation financière selon les programmes établis, et ce, en respectant l’échéancier;
  • Entre les données dans les registres comptables et coordonne l’ensemble des opérations comptables;
  • Applique les systèmes de contrôle interne relatifs à la gestion financière;
  • Assure la conservation et maintient à jour les dossiers comptables;
  • Fournit l’assistance technique à ses collègues;
  • Collabore à l’orientation du nouveau personnel;
  • Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat;
  • Préparation préalable à l’accueil des nouveaux employés (licences informatiques, s'assurer que tout est fonctionnel);
  • Compile les données et préparer les calendriers de vacances pour approbation par les chefs;
  • Préparation documents ad hoc pour rencontre.
Fonctions spécifiques secteur RIRTF, petites caisses et carte de crédit

  • Reçoit et traite les demandes des ressources RI/RTF;
  • Effectue les vérifications et les calculs nécessaires aux différents paiements;
  • Procède à la saisie des factures des usagers au logiciel SIRTF et Logibec;
  • Résout les anomalies dans le cas des réclamations, des paiements et des saisies de données;
  • Réceptionne et valide les formulaires de facturation dans SIRTF;
  • Enregistre le calendrier des présences-absences;
  • Imprime les relevés de paiement et envoi des présences-absences;
  • Création des dossiers (adoption, tutelle, PFAP de tutelle) dans PIJ et SIRTF;
  • Compile des données dans les fichiers Excel – Tableau croisé dynamique simple;
  • Vérification de pièces justificatives pour la conformité des taxes;
  • Participe à la rédaction des politiques et procédures;
  • Applique les règles et procédures de fonctionnement relatif à sa fonction;
  • Dépouille la correspondance du secteur qui lui est attribué;
  • Imprime les chèques requis;
  • Effectue les transferts de fichiers de chèques à la banque;
  • Place les appels de services informatiques du système comptable et assure le suivi des problèmes qui sont reliés au logiciel;
  • Procède aux ouvertures de comptes fournisseurs au besoin;
  • S’assure d’obtenir les factures, notes de crédit et états de compte dans les délais requis pour les dossiers qui lui sont assignés;
  • Expédie une copie des factures sans bons de commandes aux chefs de service et effectue le suivi pour assurer le traitement comptable en temps opportun;
  • Enregistre toutes les autres factures au système après avoir obtenu les documents et autorisations requises;
  • Fait les recherches nécessaires afin de localiser ou d’obtenir copie des documents manquants selon les états de compte des fournisseurs;
  • Vérifie l’exactitude des données des pièces justificatives, obtient l’information pertinente et apporte les corrections nécessaires;
  • Prépare la liste des enregistrements de factures et les fait approuver par la technicienne;
  • Prépare et joint aux chèques les documents appropriés pour approbation;
  • Expédie les paiements dans les délais requis;
  • Classe les documents selon la méthode déterminée par le chef de service;
  • Produit certains rapports et prépare certaines analyses à la demande de son supérieur immédiat;
  • Participe à l’analyse des courus à payer inscrits par le système au grand livre pour les fournisseurs relevant de sa responsabilité;
  • Prépare et conçoit de tableaux sur chiffrier électronique;
  • Reçoit les appels des fournisseurs sous sa responsabilité et prend les actions nécessaires pour régler toute situation de litige;
  • Avise les fournisseurs lors d’une saisie de paiement par le M.R.Q.;
  • Répond aux demandes d’information concernant les comptes à payer des chefs de service du site qui lui est attitré et fait les recherches pour ceux-ci auprès des autres commis au besoin;
  • Collabore à diverses autres tâches reliées à son travail, incluant les photocopies et télécopies.
Exigences :
EXIGENCES DU POSTE

Formation académique exigée (en lien avec la nomenclature du titre d’emploi)

  • Diplôme d’étude secondaire (DES)
Expérience de travail (expérience demandée)

  • Connaissance fonctionnelle de l’informatique considérée comme un atout
Langues et logiciels utilisés de manière régulière

Langues et niveau de maîtrise :
Français : niveau 1

Word : niveau 1

Excel : niveau 2

Remarques :
Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.