Academic Affairs Administrator - MR0561

McGill University - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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The Faculty of Medicine has aligned its financial and human resources activities into Administrative Excellence Centres (AECs). The mission of the AECs is to raise the bar of excellence in client service in the fields of human resources, finance and general management.

Under the leadership of the Associate Director of Administration, the team is comprised of specialists responsible for planning implementing policies and procedures in its departments. The Academic Affairs Administrator is responsible for human resources activities related to academic staff.

Primary Responsibilities:

  • Support to the AEC team in the application of academic HR policies, ensuring consistency, equity and compliance across the Centre.
  • Guide the Associate Director, Chair, and faculty members on academic policies and procedures and collective agreements concerning academic positions (post-docs, graduate student trainee). Foster and maintain excellent working relationships with stakeholders.
  • Communicate and collaborate with the Faculty Academic Affairs Office to ensure standards are met and record-keeping is complete, consistent and transparent.
  • Coordinate with the AAO for the academic recruitment including advertising, coordinating visits and talks, assembling recruitment dossiers for approvals, (including medical manpower and immigration) and administering hiring documentation. Prepare letters of offer ensuring that all University and Faculty policies, procedures and collective agreements are respected.
  • Assist with administration of promotion and tenure committees. Ensure documentation is complete and within deadlines. Develop systems to track tenure and promotion information, organize mid-point review for tenure track members. Ensure cohorts are aware of their responsibilities and follow through on them.
  • Process appointments and reappointments, salaries and stipends, according to policies and procedures. Ensure applications for sabbatical leaves are complete and submitted on time. Ensure effective processing of documentation pertaining to terminations.
  • Assist in the implementation of initiatives/programs/policies introduced by the Faculty and the AAO.
  • Collaborate regularly with other HR and academic affairs managers to identify and implement best practices and standardize services across all AECs that ensures consistency, equity and compliance.

Minimum Education & Experience:

DEC III ; Three (3) years' related experience

Hours: 33.75

Duration: One (1) year

Additional Information: Testing will be administered.

Other Qualifying Skills And/Or Abilities:

Knowledge of immigration policies is an asset. Results-oriented with demonstrated ability to effectively plan and review work, collaborate with others, and work successfully in a group setting. Excellent interpersonal skills to establish and maintain effective working relationships with stakeholders at all levels. Ability to multi-task in a fast-paced environment and to carry on simultaneous projects. Ability to manage and respect competing deadlines and to adapt to changing circumstances. Client-focused with strong problem-solving, priority-setting and organizational skills. Proven attention to detail and analytical skills to understand, interpret and apply complex academic policies and procedures. Demonstrated ability to work in a computerized environment using word-processing, databases, spreadsheets and presentation software. Demonstrated oral and written communication skills in both English and French. Experience working in academic human resources and or in a research or medical environment is an asset.

How To Apply:
Please submit your application online at http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now Click on “APPLY NOW” and clearly indicate the reference number - MR0561

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Administrateur(trice) des affaires universitaires - MR0561

La Faculté de médecine a harmonisé ses services des finances et des ressources humaines avec ceux des centres d’excellence en administration (CEA). Le mandat des centres d’excellence en administration consiste à rehausser l’excellence des services aux clients au chapitre des ressources humaines, des finances et de la gestion en général.

Sous la supervision du directeur associé de l’Administration, l’équipe est composée de spécialistes chargés de la planification et de la mise en œuvre des politiques et procédures de ses départements. L’administrateur des affaires universitaires est chargé des activités de ressources humaines liées au personnel universitaire.

Responsabilités principales :

  • Apporter son soutien à l’équipe des CEA dans l’application des politiques des RH, assurant l’uniformité, l’équité et la conformité dans l’ensemble du centre.
  • Guider l’administrateur associé, le président du conseil et les membres de la faculté en ce qui a trait aux politiques et procédures de l’université et aux conventions collectives visant les postes universitaires (post-doctorants, stagiaires étudiants des cycles supérieurs). Favoriser et entretenir d’excellentes relations de travail avec les intervenants.
  • Communiquer et collaborer avec le bureau des affaires universitaires afin d’assurer la conformité aux normes établies et afin que la tenue des dossiers soit effectuée de manière exhaustive, constante et transparente.
  • Coordonner avec l'AAO en ce qui a trait au recrutement universitaire, y compris la publicité, la coordination des visites et des discussions, le montage des dossiers de recrutement à des fins d’approbation (y compris le personnel médical et l’immigration) et l’administration de la documentation d’embauche. Préparer des lettres d’offre en vérifiant que toutes les politiques, procédures et conventions collectives de la faculté et de l’université sont respectées.
  • Contribuer à l’administration des comités de permanence et de promotion. S’assurer que la documentation est complète et respecte les échéanciers. Mettre au point des systèmes de suivi de l’information sur les propositions et la permanence, et organiser des évaluations de rendement à mi-parcours pour les membres qui ont obtenu leur permanence. S’assurer que les membres des cohortes sont conscients de leurs responsabilités et du suivi à y apporter.
  • Traiter les nominations et les renouvellements de mandats, les salaires et les appointements, conformément aux politiques et procédures. S’assurer que les demandes de congé sabbatique ont été dûment remplies et soumises à temps. S’assurer du traitement efficace de la documentation se rapportant aux cessations d’emploi.
  • Apporter son aide à la mise en œuvre d’initiatives, de programmes ou de politiques présentés par la faculté et l'AAO.
  • Collaborer régulièrement avec les autres gestionnaires des affaires universitaires et des RH afin de déterminer et de mettre en place, dans l’ensemble des CEA, des pratiques exemplaires et des services normalisés afin d’assurer l’uniformité, l’équité et la conformité.

Education et experience minimum :

DEC III; Trois (3) ans d'expérience

Heures: 33.75

Durée: Un (1) ans

Informations additionnelles :

Des tests seront administrés.

Autres compétences et/ou aptitudes :

Connaissances des politiques d'immigration, un atout. Personne orientée vers les résultats dotée d’une capacité manifeste pour la planification efficace et la révision des travaux, la collaboration avec d’autres personnes et le travail fructueux au sein d’un groupe. Excellent entregent pour établir et entretenir des relations de travail efficaces avec les intervenants à tous les échelons. Capacité de mener plusieurs tâches de front et plusieurs projets simultanément dans un environnement dynamique. Capacité de gérer et de respecter des échéances qui se recoupent et de s’adapter à des circonstances changeantes. Personne orientée vers la clientèle et dotée de fortes aptitudes de résolution des problèmes, d’établissement des priorités et d’organisation. Excellent souci du détail et compétences analytiques pour comprendre, interpréter et appliquer des politiques et procédures universitaires complexes. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement informatisé en se servant de logiciels de traitement de texte et de présentation, de bases de données et de tableurs. Habileté démontrée à communiquer de vive voix et par écrit, tant en français qu’en anglais. Expérience du travail en ressources humaines universitaires ou dans un environnement médical ou de recherche, un atout.

Comment poser sa candidature :

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now.

Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence - MR0561

Reference ID: MR0561

Job Types: Full-time, Temporary, Contract

Salary: $47,000.00 to $70,600.00 /year