Technicien(ne) juridique - Affaires corporatives

Exo - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Sous l’autorité du secrétaire général adjoint, vous travaillez sur une variété de dossiers en matière de droit corporatif et de droit administratif en support à l’équipe juridique interne et au secrétariat corporatif. Vous contribuez de façon importante à la haute qualité des services offerts par le secrétariat corporatif aux membres du conseil d’administration, aux dirigeants et employés du RTM.

Vous travaillez à la préparation des séances du conseil d'administration du RTM et de ses divers comités, à la planification annuelle du calendrier des séances du conseil et de ses comités, à la tenue des registres des procès-verbaux, des documents normatifs et des contrats. Vous assistez les membres du secrétariat corporatif quant à tout mandat qui lui est confié.

À ce titre, vous serez appelé(e) à :
Participer aux diverses activités de support au conseil d’administration et à ses comités, incluant l’établissement des projets d’ordres du jour, la préparation de projets de résolutions et de gabarits de procès-verbaux et à la révision des documents soumis à l’appui des recommandations des directions exécutives et de la direction générale (sommaires décisionnels et notes de service – instances) ;
Assurer le dépôt sur le site web sécurisé I Dside de la documentation présentée par la direction du RTM aux séances du conseil d’administration et des comités du conseil, et ce, dans les délais prescrits ;
Tenir à jour les livres de procès-verbaux du RTM ;
Tenir à jour divers tableaux et listes requis pour le bon fonctionnement des affaires corporatives (par exemple : tableaux des membres du conseil et des membres des comités du conseil, liste de signataires autorisés, liste de délégations de signatures, registre des documents normatifs, registre des contrats, organigramme corporatif, etc.) ;
Collaborer à la préparation de différents rapports et documents juridiques suivant les demandes internes et externes (tels que les rapports annuels, les déclarations annuelles, incorporation et immatriculation de sociétés, etc.) ;
Maintenir à jour le système de classement électronique du secrétariat corporatif (environnement sans papier) ;
Organiser et préparer la tenue des séances du conseil d'administration et de ses divers comités, incluant la tenue de la séance publique annuelle du RTM ;
Gérer le processus de paiement de la rémunération des membres du conseil d'administration du RTM (tableau des présences aux séances, calcul des jetons de présence, remboursement de frais de déplacement, etc.) ;
Participer à la préparation de la section « gouvernance d’entreprise » du rapport annuel du RTM ;
Agir comme personne-ressource du secrétariat corporatif pour le site web sécurisé IDside, incluant guider les employés du RTM sur les modalités de présentation et de cheminement des dossiers au conseil d'administration et à ses divers comités ;
Rédiger la correspondance ou tout autre document pour le secrétariat corporatif selon les instructions du secrétaire général adjoint ou du secrétaire général ;
Effectuer le rappel des échéances liées aux dossiers corporatifs, incluant les dates de révision des documents normatifs et des contrats du RTM et les dates de dépôts des documents corporatifs auprès des autorités compétentes concernées ;
Collaborer au développement, à l'implantation et au maintien de processus administratifs ou de communication efficace pour enrichir l’organisation du secrétariat corporatif ;
Exécuter certaines tâches administratives pour le service du Secrétariat général (ex. implication au processus budgétaire, paiement et suivi de factures dans le système SAP, correspondance, etc.) ;
À la demande du secrétaire général adjoint, participer à des réunions reliées aux activités du secrétariat corporatif ;
Assumer toute autre responsabilité que lui confie son supérieur immédiat.

La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative, il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée de tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques juridiques ou l’équivalent.

Expérience

Minimum 5 années d’expérience pertinente, dont au moins 2 années en droit corporatif ;
L’expérience acquise au sein du secrétariat corporatif d’une entreprise ou au sein d’un cabinet d’avocats constitue un atout.

Compétences et aptitudes

Démontrer des aptitudes pour le travail d’équipe et les relations interpersonnelles, et faire preuve d’un esprit de collaboration marqué tout en étant capable de concilier travail d’équipe et autonomie ;
Posséder un sens élevé de la planification, des priorités et de l’organisation et habilité à gérer plusieurs dossiers à la fois ;
Faire preuve d’une capacité à travailler sous pression et dans un contexte politique ;
Faire preuve de discrétion, de diplomatie, d’intégrité et de professionnalisme ;
Faire preuve de minutie et de rigueur ;
Capacité de prendre des initiatives et être dynamique ;
Parfaite maîtrise du français, parlé et écrit, et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise ;
Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie des règles de traitement des correspondances ;
Posséder une connaissance approfondie de la suite Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint) ;
Posséder une expérience à la mise en place et maintien d’une base de données constitue un atout.

Conditions de travail

Période d’emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit, 37.5 heures par semaine

Lieu

Siège social, 700, rue De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal (Québec) H3B 5M2

Travailler chez exo, c’est évoluer dans une organisation :
Où tes réalisations contribuent de façon directe et tangible à préparer l’avenir du transport collectif ;
Où règne un esprit collégial : les avis de chacun sont entendus, les dirigeants sont accessibles, les dialogues authentiques sont encouragés, la prise de décision se fait en équipe ;
Où tes idées et ton audace sont valorisées ;
Où tu peux ajouter de nouvelles cordes à ton arc en te développant de façon transversale pour devenir un professionnel complet et accompli.

Ce défi vous intéresse ? Il suffit de nous faire parvenir votre candidature via la section Carrières de notre site Internet, au https://exo.quebec/fr/a-propos/carrieres

Prenez note que le Réseau de transport métropolitain, aussi désigné sous le nom d’exo, applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite donc les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Dans le cas d’une personne handicapée, le Réseau de transport métropolitain est ouvert à apporter des modifications au poste de travail convoité dans les limites du possible.

Prenez aussi note que le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.