Superviseur, Gestion des contrats avec les hôpitaux/ Supervisor, Hospital Contracts Management - Contract - Laval/QC

Sanofi - Laval, QC (il y a 30+ jours)

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Durée

Contrat

RÉSUMÉ DU POSTE

Le titulaire de ce poste est responsable de planifier et de gérer les appels d’offres des entités contractuelles institutionnelles comme les groupements d’achat ainsi que de gérer de manière indépendante tous les aspects des opérations de paiement quotidiennes des appels d’offres, des contrats et des remises. Le titulaire devra :

Gérer les soumissions des appels d’offres et développer des raisons et des propositions contractuelles conformes à nos stratégies commerciales tout en prenant en compte les risques, les problèmes internes et les contraintes.
Collaborer étroitement avec l’équipe de gestion des ventes et du marketing pour développer et optimiser les contrats avec chaque hôpital, chaque autorité en matière de santé, etc., et contribuer à d’autres initiatives de l’entreprise.
Négocier des contrats avec des groupements d’achat nationaux et agir en tant que partenaire contractuel pour les CAO et les directeurs des ventes lors des négociations avec les autres clients, au besoin.
Mener des analyses commerciales et mesurer la performance pour optimiser les prises de décision concernant les appels d’offres et les contrats.
Superviser un coordonnateur pour s’assurer que les rapports et les paiements des remises sont bien préparés et que les fonctions d’aide des appels d’offres sont bien effectuées.

RESPONSABILITÉS ET RÔLES IMPORTANTS

30 % Analyse et gestion des appels d’offres et des contrats (conformément aux PON du département financier)

Agir comme chef de la planification des appels d’offres, incluant la communication avec la direction concernant les appels d’offres dans un avenir rapproché, la stratégie proposée, les ressources et l’information nécessaires, les leviers importants et les points décisionnels.
Recevoir, valider, gérer et analyser proactivement les modalités et le prix des offres d’achat des groupements d’achat des hôpitaux tout en respectant des délais serrés.
Développer des modèles, des analyses et des raisons et des recommandations associées concernant le prix et les contrats pour la haute direction.
Développer des rapports sommaires concis en lien avec les clients, la situation commerciale et du marché et le contexte de l’appel d’offres et du contrat à des fins d’approbation des soumissions et des contrats. Identifier les risques et les occasions en lien avec les appels d’offres et les contrats et les interrelations entre différents groupements d’achat et contrats et leurs implications.
Organiser et mener des rencontres d’examen des contrats interfonctionnels avec la direction dans le cadre du processus d’approbation des contrats et pour assurer que tous les enjeux et toutes les perspectives sont identifiés et prises en compte (p. ex., finances, juridique, accès au marché, service à la clientèle). Assurer la conformité avec toutes les autres exigences et contraintes entrepreneuriales avant la signature du contrat.
Fournir une estimation du volume d’achat pour les nouveaux contrats et communiquer cette information à des fins de prévisions et d’inventaire.
Déterminer la raison de la perte de produits dans les contrats et identifier les moyens qui pourraient permettre de reconquérir ces activités commerciales à l’avenir.
Développer des rapports et des analyses de la performance des hôpitaux et des groupements d’achat, particulièrement au fil de la disponibilité des capacités de suivi de Revitas. Explorer et développer des occasions pour améliorer les ventes et la profitabilité.
Assurer la profitabilité des contrats hospitaliers par des analyses et la communication avec les groupements d’achat et les clients à l’interne.
Participer au développement, à la mise à niveau et à l’alimentation des systèmes des TI en soutien à la gestion des contrats et des remises.

25 % Partenariat avec les clients internes

Apporter une contribution stratégique et tactique aux initiatives de gestion des ventes
Au besoin, agir en tant que partenaire pour les contrats avec les CAO et les directeurs des ventes lors des négociations avec les hôpitaux, les autorités de la santé, etc.
Travailler avec tous les niveaux de l’organisation des ventes pour leur permettre de comprendre les contrats existants, l’environnement des contrats, les groupements d’achat, les perspectives historiques et le processus pour les appels d’offres.
Offrir un soutien aux départements des finances, service à la clientèle et logistique, juridique, marketing, développement des affaires, etc., et développer des solutions pour les contrats, les prix et les remises.
Collaborer avec le département des finances pour assurer que les provisions mensuelles sont solides.
Contribuer aux propositions de prix annuelles, aux propositions de regroupement et aux autres nouvelles stratégies de prix lorsqu’elles sont pertinentes.

20 % Partenariat et négociation : Clients externes

Établir et maintenir de bonnes relations commerciales avec les groupements d’achat hospitaliers.
Gérer les négociations de contrat avec les groupements d’achat nationaux et gérer ou aider pour les négociations avec les groupements d’achat régionaux et d’autres entités contractuelles.
Examiner et répondre aux diverses demandes des clients (groupement d’achat, hôpital, agence en cancérologie, etc.) concernant des rapports et des informations sur les contrats, les prix, les produits et les paiements de remise.
Négocier et résoudre les problèmes qui surviennent pendant la préparation des soumissions des appels d’offres et pendant la durée de vie des contrats. Chercher de manière proactive des informations ayant une valeur stratégique pour Sanofi.
Défendre les clients quand ils éprouvent des difficultés avec le service à la clientèle ou les points de contact partout dans notre organisation (p. ex., problèmes avec les produits, plaintes, service à la clientèle, logistique, etc.). Au besoin, mobiliser les parties internes pour résoudre entièrement ces problèmes et aider à ce que la satisfaction et la confiance du client soient élevées à l’égard des produits et des services de Sanofi.

15 % Supervision du coordonnateur

Superviser le coordonnateur pour s’assurer :
Que les frais d’administration et de remise (montant total approximatif de 12 M$ par année) sont bien calculés, que les chèques sont produits et distribués dans les temps, que les rapports de vente associés sont bien produits, que les fichiers liés et les bases de données sont bien gérés.
Que les fonctions d’aide pour les appels d’offres sont bien effectuées (p. ex., recherche d’appels d’offres sur des sites Web, obtention de documents d’appel d’offres, identification des produits de sanofi-aventis pertinents dans les appels d’offres, maintien des données internes nécessaires aux appels d’offres, aide administrative pour remplir les soumissions, gestion des profils d’engagement et d’inscription après l’obtention d’un appel d’offres en collaboration avec le service à la clientèle).
Diriger et encourager le coordonnateur et favoriser l’apprentissage et le développement de carrière.

10 % Préparation des contrats et des soumissions des appels d’offres et gestion de la base de données

Préparation des ensembles de soumission des appels d’offres et des contrats individuels pour assurer l’exactitude et la conformité avec le processus ou la politique entrepreneuriale d’approbation des contrats et les exigences des appels d’offres dans des délais serrés.
Assurer que tous les fichiers et toutes les bases de données en lien avec les appels d’offres et les contrats sont à jour et bien entretenus avec l’aide du coordonnateur.

EXIGENCES

ÉTUDES

Baccalauréat en entrepreneuriat, en finance ou en comptabilité; expérience en sciences, un atout.

EXPÉRIENCE

Cinq ans d’expérience dans un environnement de gestion de contrats, notamment en évaluation et analyse d’activités commerciales. Connaissance du secteur pharmaceutique, un bon atout.

APTITUDES ET COMPÉTENCES PRÉCISES

Bonnes capacités analytiques, interpersonnelles, de présentation et de communication à l’oral et à l’écrit avec tous les niveaux de la direction.
Esprit d’équipe, écoute active, bonne agilité et capacité à travailler de manière transversale.
Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités.
Sens de l’urgence et capacité à travailler sous pression avec des délais serrés.
Excellente approche orientée vers le service à la clientèle, capacité à résoudre des problèmes et capacité à développer des relations d’affaires solides.
Orienté vers les résultats, attitude optimiste et positive.
Capacité à bien superviser, diriger et motiver un assistant.
Capacités de réflexion stratégique et attention minutieuse aux détails.
Être proactif pour fournir des recommandations et des initiatives dans les contextes commerciaux pertinents.
Capacité à calculer, estimer et prévoir financièrement les volumes, les variances, les ventes et les remises afin de recommander la bonne stratégie.
Sens de l’organisation.
Capacité à comprendre des informations scientifiques et cliniques en lien avec les produits et les domaines thérapeutiques.
Compétences interpersonnelles poussées – capacité à réseauter et à communiquer avec diverses fonctions.

LANGUES

Il est essentiel de parler couramment anglais et français (à l’écrit et à l’oral) pour obtenir ce poste.

DÉPLACEMENTS

Occasionnels, au besoin.

CONNAISSANCES INFORMATIQUES

Excel, Outlook, Word, PowerPoint. Cognos BI et Revitas (Model N), un atout.

À propos de Sanofi – www.sanofi.ca

La vocation de Sanofi est d’accompagner celles et ceux confrontés à des difficultés de santé. Entreprise biopharmaceutique mondiale spécialisée dans la santé humaine, nous prévenons les maladies avec nos vaccins et proposons des traitements innovants. Nous accompagnons tant ceux qui sont atteints de maladies rares, que les millions de personnes souffrant d’une maladie chronique. Sanofi et ses plus de 100 000 collaborateurs dans 100 pays transforment l'innovation scientifique en solutions de santé partout dans le monde.

Les entités Sanofi au Canada comprennent l’unité commerciale Diabète et maladies cardiovasculaires, l’unité commerciale Médecine générale et Produits établis, Sanofi Pasteur (vaccins), Genzyme (soins spécialisés) et Sanofi Santé grand public. Ensemble, elles emploient près de 1 900 personnes. En 2015, les sociétés Sanofi ont investi 133,3 millions de dollars dans la recherche et le développement au Canada, créant ainsi des emplois, de l’activité économique et des perspectives dans tout le pays.

Sanofi est un employeur adhérant au programme d’équité en matière d’emploi qui s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion. Notre objectif est d’attirer des employés très talentueux aux bagages divers, de favoriser leur épanouissement et de les fidéliser afin de tirer profit de la diversité des expériences et des points de vue. Nous invitons et encourageons tous les candidats qualifiés à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées sont disponibles sur demande pendant le processus de recrutement.

Nous vous remercions à l’avance pour votre intérêt.

Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.

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Sanofi, Empowering Life, donner toute sa force à la vie

JOB SUMMARY

The incumbent of this position has the responsibility to plan for and manage tenders from institutional contracting entities such as buying groups, as well as to independently manage all aspects of day-to-day tender, contract and rebate payment operations. The incumbent will:

Manage tender submissions and develop contracting rationales/proposals aligned with our commercial strategies, while taking into account risks, internal issues and constraints.
Collaborate closely with sales/marketing management in developing & optimizing contracts with individual hospitals, health authorities, etc., and supporting other business initiatives.
Negotiate contracts with national buying groups, and act as contracting partner to ABMs/Sales Directors when needed in negotiations with other clients.
Perform business analyses and measure performance to optimize decision-making for tenders/contracts.
Supervise a Coordinator to ensure that rebate payments/reports are prepared correctly and that tender support functions are carried out effectively.

KEY ROLES AND RESPONSIBILITIES

30% Tender/Contract Management & Analytics (in compliance with Finance SOPs)

Lead tender planning process, including communication to management re. upcoming tenders, proposed strategy, resources & information needed, key levers and decision points.
Receive, validate, manage and be proactive in the analysis of terms & conditions and pricing for hospital buying group tenders while meeting all tight deadlines.
Develop models, analytics and associated pricing/contracting rationale and recommendations for upper management
Develop concise summary reports related to clients, the business/market situation, and the tender/contract context for submission/contract approval purposes. Identify risks & opportunities related to tenders/contracts, and inter-relationships among various buying groups/contracts and their implications.
Organize and lead cross-functional contract review meetings with management, as part of the contract approval process, and to ensure that all issues and perspectives are identified and addressed (eg. Finance, Legal, Market Access, Customer Service). Ensure compliance with all other corporate requirements/constraints prior to contract signature.
Provide purchasing volume estimates for new contracts and communicate this information for forecasting and inventory purposes.
Determine the reason for loss of products on contracts and identify potential means of regaining this business in future.
Develop reports and analyses of hospital and buying group performance and compliance with contracts, especially as Revitas reporting capability becomes available. Explore and develop opportunities for enhanced sales/profitability.
Ensure the profitability of hospital contracts through analysis and communications with the buying groups and with internal customers.
Participate in development, upgrading and leveraging of IT systems to support contract/rebate management.

25% Partnership with Internal Customers

Provide strategic and tactical input into Sales management initiatives
Act as contracting partner with ABMs/Sales Directors when needed in negotiations with hospitals, health authorities, etc.
Work with all levels of the Sales organization to enable them to understand existing contracts, the contracting environment, buying groups, historical perspectives, and the tendering process.
Support Finance, Customer Service/Logistics, Legal, Marketing, Business Development, etc. and develop solution on contracts/prices/rebates
Collaborate with Finance to ensure that monthly provisions are sound.
Contribute to annual pricing proposals, bundling proposals, and other new pricing strategies where relevant.

20% Partnership & Negotiation: External Customers

Establish and maintain strong business relationships with hospital buying groups.
Handle contract negotiations with the national buying groups, and handle or support negotiations with regional buying groups & other contracting entities.
Investigate and address the various client (buying group, hospital, cancer agency, etc.) requests for reports and information on contracts, prices, products and rebate payments.
Negotiate/resolve issues arising in the preparation of tender submissions and during the life of contracts. Proactively seek information of strategic value to Sanofi.
Act as advocate for clients when they experience difficulty with client service/contact points anywhere in our organization (eg. issues with products, complaints, customer service, logistics, etc). Mobilize internal parties as needed to fully resolve such issues, helping to build a high level of client satisfaction/trust with Sanofi products/services.

15% Supervision of Coordinator

Supervise Coordinator to ensure that:
Rebates and administration fees (totalling approximately $12M annually) are correctly calculated, cheques produced and distributed in a timely manner, associated sales reports accurately produced, and related files/databases appropriately managed.
Tender support functions are carried out effectively (eg. scan websites for tenders, obtain tender documents, identify relevant s-a products on tenders, maintain internal data needed for tenders, administrative support in completing submissions, maintenance of membership & commitment profiles after tender award in collaboration with Customer Service).
Coach/motivate Coordinator and foster learning and career development.

10% Preparation of Tender Submissions & Contracts, and Database Management

Prepare tender submission packages and individual contracts, ensuring accuracy and compliance with the corporate contract approval process/policy and with tender requirements, within tight deadlines.
Ensure that all files and databases related to tenders and contracts are up-to-date and well maintained, with support of Coordinator.

REQUIREMENTS

EDUCATION

Bachelor’s degree in Business, Finance or Accounting; Science background an asset.

EXPERIENCE

5 years experience in a contract management environment, including business assessment/analysis. Knowledge of the pharmaceutical industry is a strong asset.

SPECIFIC SKILLS AND/OR COMPETENCIES

Strong analytical, interpersonal, presentation and communication skills both oral and written with all levels of management
Team spirit, active listening, high Agility and ability to work transversally
Ability to work autonomously and manage priorities
Sense of urgency and ability to work under pressure with tight deadlines
Excellent customer-service orientation, problem-solving ability, and ability to develop strong business relationships
Results oriented, can-do attitude, positive mindset
Ability to effectively supervise, coach and motivate an assistant
Strategic thinking skills as well as careful attention to details
Proactiveness in providing recommendations and initiatives in the relevant business context
Financially astute in calculating/ estimating/ forecasting volumes, variances, sales and rebates in order to recommend correct strategy
Well organized
Ability to understand scientific/clinical information related to products and therapeutic areas
Honed Interpersonal Skills – ability to network and communicate with various functions

.

LANGUAGES

Fluent knowledge of English and French (oral and written) is a key requirement of the position

TRAVEL

Occasional as per need

COMPUTER KNOWLEDGE

Excel, Outlook, Word, PowerPoint. Cognos BI and Revitas (Model N) an asset.

About Sanofi – www.sanofi.ca

Sanofi is dedicated to supporting people through their health challenges. We are a global biopharmaceutical company focused on human health. We prevent illness with vaccines, provide innovative treatments to fight pain and ease suffering. We stand by the few who suffer from rare diseases and the millions with long-term chronic conditions. With more than 100,000 people in 100 countries, Sanofi is transforming scientific innovation into healthcare solutions around the globe.

Sanofi entities in Canada include the Diabetes and Cardiovascular Care Business Unit, the General Medicines and Established Products Business Unit, Sanofi Pasteur (vaccines), Sanofi Genzyme (specialty care) and Sanofi Consumer Health. Together they employ close to 1,900 people. In 2015 Sanofi companies invested $133.3 million in R&D in Canada, creating jobs, business and opportunity throughout the country.

Sanofi is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. Our goal is to attract, develop and retain highly talented employees from diverse backgrounds, allowing us to benefit from a wide variety of experiences and perspectives. We welcome and encourage applications from all qualified applicants. Accommodations for persons with disabilities required during the recruitment process are available upon request.

Thank you in advance for your interest.

Only those candidates selected for interviews will be contacted.

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Sanofi, Empowering Life

#GD-SA #LI-SA

At Sanofi diversity and inclusion is foundational to how we operate and embedded in our Core Values. We recognize to truly tap into the richness diversity brings we must lead with inclusion and have a workplace where those differences can thrive and be leveraged to empower the lives of our colleagues, patients and customers. We respect and celebrate the diversity of our people, their backgrounds and experiences and provide equal opportunity for all.