Secrétaire / Réceptionniste

Fuze HR Solutions - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Avez-vous un minimum d’un an d’expérience professionnelle en tant que secrétaire ou réceptionniste? Êtes-vous une personne fiable qui peut fournir un support administratif au sein d’une compagnie qui valorise ses employés? Si oui, ceci est l’opportunité idéale pour vous! Nous sommes actuellement à la recherche d’une secrétaire/réceptionniste pour se joindre à notre équipe de professionnels. La personne choisie travaillera sous la supervision du Directeur d’usine.

Vos tâches en tant que secrétaire – réceptionniste :
Accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs), déterminer le but de leur visite, et les diriger vers la personne compétente
Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer
Facturer les commandes à l’intérieur et à l’extérieur du Canada et préparer les documents de douanes
Préparer la documentation respective pour faire des envois à l’intérieur et à l’extérieure de Canada en utilisant les différents services d’expédition (FedEX, DHL, Purolator, etc)
Faire les rapports de production (système AS 400)
Jumelage des factures des fournisseurs aux pièces justificatives, vérification que la marchandise ou les services correspondent aux commandes
Vérification des coûts
Mettre à jour l’inventaire de production, modifier l’information des commandes au système (AS 400)
Recevoir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus
Assurer un support administratif à la Direction
Les qualifications requises pour le poste de secrétaire/réceptionniste:
Avoir une expérience minimum d’un an en secrétariat
Être bilingue avec de solides compétences écrites et orales en anglais et en français
Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
Autonomie, sens de l’initiative, minutie et débrouillardise
Avoir la facilité à identifier et à gérer les priorités
Savoir faire preuve d’un bon esprit d’équipe
Ne manquez pas cette opportunité, postulez dès maintenant !

Do you have a minimum of one year of professional experience as a secretary or receptionist? Are you a reliable person who can provide administrative support in a company that values its employees? If so, this is the ideal opportunity for you! We are currently looking for a secretary/receptionist to join our team of professionals. The selected person will work under the supervision of the Plant Manager.

Your duties as a secretary/receptionist:
Greet visitors (customers, suppliers), determine the purpose of their visit, and direct them to the appropriate person.
Answering, filtering and routing phone calls
Invoicing orders inside and outside Canada and preparing customs documents
Prepare the respective documentation for shipping inside and outside Canada using the different shipping services (FedEX, DHL, Purolator, etc.).
Make production reports (AS 400 system)
Matching supplier invoices to supporting documents, verifying that the goods or services match the orders
Cost verification
Update production inventory, change order information in the system (AS 400)
Receive and distribute postal and electronic mail and other documents received
Provide administrative support to the Directorate
The required qualifications for the Secretary/Receptionist position:
A minimum of one year’s experience in secretarial work
Be bilingual with strong written and oral skills in English and French
Have a good knowledge of Microsoft Office suite (Outlook, Word, Excel, Power Point)
Autonomy, initiative, meticulousness and resourcefulness
Easy to identify and manage priorities
Knowing how to be a good team player
Don’t miss this opportunity, apply now!