Adjoint(e) administratif(ive)

Confidentiel - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Offre d’emploi : Adjointe administrative Lieu de travail : Saint-Jean-sur-Richelieu Description : Notre mission est d'accueillir et d'héberger des personnes âgées et de leur offrir un milieu de vie confortable, stimulant et sécuritaire. Nos résidences peuvent offrir à la personne retraitée un milieu de vie à la mesure de ses besoins et de ses intérêts, dans une ambiance de chaleur, de sécurité, de respect et d'intimité pour que chaque personne se retrouve pleinement chez elle. Nous sommes à la recherche d’une personne expérimentée et de talent pour combler à temps plein le poste d’adjointe administrative. Relevant directement du directeur (trice) de l’établissement, celui-ci, la personne titulaire du poste aura la responsabilité de : Recevoir et d’acheminer les appels téléphoniques Accueillir les visiteurs Fournir les renseignements généraux afin de répondre aux besoins des interlocuteurs Accomplir du travail de bureau et de faire rayonner la résidence en vue de remplir sa mission et d’atteindre les objectifs prévus.

Nous cherchons une personne organisée, rigoureuse et débrouillarde, qui maîtrise parfaitement le français et avec une aisance à communiquer. Principales responsabilités : Assister et travailler en collaboration avec le directeur (trice), les préposés (es) aux bénéficiaires, infirmier (ières), personnel d’entretien ou tout autre employé de la résidence. Assurer une présence à la réception de la résidence de façon courtoise et joviale. Reçoit les appels téléphoniques externes et internes, s’informe du but, prend des messages et transfère les appels au bon département.

Accueille les résidents ou les visiteurs, fournit les informations et les dirige vers les personnes concernées Tenir à jour les registres téléphoniques, liste de résidents, liste des hospitalisations ainsi que le registre des entrées et des sorties des résidents. Effectue la gestion de la caisse, des repas employés et invités, des paiements de factures. Assure la comptabilité de cette caisse et effectue les dépôts. Accomplit différentes tâches de secrétariat : correspondance, classement, rapport, distribution du courrier et toutes autres demandes des différents services.

Remplir les formulaires et les documents appropriés, rédiger la correspondance et les rapports afin d’assurer les suivis nécessaires Émettre les factures, les états de compte et les autres relevés financiers Comptabilisé les heures de travail dans le système de paie. Effectue les activités se rapportant aux baux et effectuer les modifications. Rédaction des communiquer internes, publications ou tout autre document demander par son supérieur. Participer à la rédaction et l’assemblage du journal mensuel.

Accomplir toute autre tâche demandée par son supérieur. Profil recherché : DEP en secrétariat ou DEC en administration/bureautique ou toute autre formation similaire Doit posséder son RCR et l’attestation de PSB à jour Expérience minimale de 5 ans en lien avec les responsabilités du poste Maitrise intermédiaire des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et capacité de faire preuve de créativité dans leur utilisation Facilité d’apprentissage d’autres outils informatiques Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit (maîtrise de la langue anglaise un atout) Professionnalisme, discrétion et confidentialité Grand sens du service à la clientèle Aptitude à travailler en équipe et à entretenir de bonnes relations interpersonnelles Capacité de gérer plusieurs priorités simultanément Intérêt marqué pour les personnes retraitées Condition de travail : Temps plein 40 heures/semaine Salaire à discuter Stationnement gratuit Seules les personnes sélectionnées seront contactées.