TECHNICIENNE OU TECHNICIEN EN ADMINISTRATION - 2 POSTES

Institut national d'excellence en santé et en services sociaux - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Contexte

L'Institut national d’excellence en santé et en services sociaux (INESSS) a pour mission de promouvoir l’excellence clinique et l’utilisation efficace des ressources dans le secteur de la santé et des services sociaux. Au cœur de cette mission, l’Institut évalue notamment les avantages cliniques et les coûts des technologies, des médicaments et des interventions en santé et en services sociaux personnels. Afin de réaliser sa mission, l’INESSS marie les perspectives des professionnels et des gestionnaires du réseau, ainsi que celles des patients, des usagers, des proches aidants et des citoyens. Il rassemble les savoirs et les savoir-faire de multiples sources afin de leur donner forme aux fins de la poursuite de sa mission. Enfin, il contribue à mobiliser les acteurs concernés pour l’amélioration des soins et des services à la population.

Sommaire des responsabilités

Pour son Bureau – Méthodologies et éthique et son Bureau des données clinico-administratives, l’INESSS est à la recherche de deux techniciens en administration.

Chaque titulaire de poste assiste le directeur(ce) dans le fonctionnement administratif de son Bureau. Il est appelé à réaliser divers travaux techniques reliés à la production de sa direction. Il voit aux relations internes et externes et assure la bonne marche des opérations courantes de la direction.

Le titulaire du poste rend compte de l’exécution des tâches qui lui sont confiées. Il est autonome dans l’organisation de son travail et prend les moyens requis pour répondre adéquatement aux attentes du directeur(ce).

La personne est également appelée à collaborer avec les autres directions de l’INESSS dans la réalisation de mandats communs.

Responsabilités spécifiques

Volet développement et soutien administratif
  • Soutient le directeur(ce) dans la réalisation de ses fonctions, notamment dans le développement administratif du Bureau (développement et mise en place d’outils de suivi et de modèles, classement des dossiers, etc.)
  • Dépouille le courrier en assurant le suivi des communications, tient l’agenda et organise la tenue des rencontres du directeur(ce) (réservation de salle, visioconférence, etc.)
  • Soutient les professionnels du Bureau dans la réalisation de leurs mandats
  • Réalise divers travaux tels que la révision et la mise en page de documents et de présentations, la production de rapports, la rédaction de lettres, la compilation de données, la conception de tableaux etc.
Volet suivi des projets
  • Prépare les documents et analyses relatives aux projets et priorités de travail du Bureau, aux redditions de comptes et à la production de bilans d’activités
  • Conçoit et propose des méthodes de travail ainsi que des procédés techniques destinés à assurer un suivi de qualité des projets pilotés par le Bureau
Volet soutien à la coordination
  • Agit à titre de personne ressource au sein du Bureau concernant les demandes relevant de ses responsabilités
  • Coordonne l’organisation d’événements, de rencontres et d’activités mises en place par le Bureau
Profil recherché
  • Initiative, sens de l’organisation et capacité de gestion des priorités
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Capacité à créer et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses
  • Bon jugement, rigueur et créativité
  • Discrétion
  • Dynamisme et capacité d’adaptation
  • Gestion personnelle du stress et capacité à travailler en situation d’urgence
  • Polyvalence (habileté éprouvée à gérer plusieurs dossiers simultanément)
Les personnes intéressées doivent acheminer leur curriculum vitae et une lettre de motivation à la Direction des services administratifs, secteur des ressources humaines, en précisant le numéro de référence TECH-2020-04 (courriel : dsa.rh@inesss.qc.ca avant le 3 mars inclusivement.

Veuillez noter que le masculin désigne ici à la fois les hommes et les femmes et que son emploi vise uniquement à faciliter la lecture de ce texte.

L'Institut national d'excellence en santé et en services sociaux souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles et ethniques à présenter leur candidature. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Si nous communiquons avec vous relativement à une possibilité d’emploi ou pour des examens, veuillez nous faire part de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises afin de vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptations seront traités confidentiellement.

Exigences : • Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou tout autre domaine pertinent
  • Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente à titre de technicien(ne) en administration, adjoint(e) administratif(ve) ou autres fonctions similaires
  • Excellente connaissance du français
  • Maîtrise de la suite Office - niveau avancé Word, PowerPoint, niveau intermédiaire Excel
  • Bonne connaissance d’autres logiciels : (Acrobat Adobe Pro, Survey Monkey), des plateformes de collaboration électronique (p. ex. Wiki) et de visioconférence (p. ex. Iris)
  • Connaissance de logiciel de gestion de projet du type Microsoft Project
  • Maîtrise de l’anglais parlé et écrit constitut un atout